会务工作的组织技巧及重要性

孩子:我上班以后发现一个现象,就是公司经常要开会。有的时候其他部门的人员介绍情况,他们用的很多专业术语我都不一定完全能听懂。所以多数情况下虽然不用发言,但是坐在一个空间里这么久,高度集中精神去聆听还是挺累的。

妈妈:开会确实是刚入职的人需要立刻去适应的东西。无论是在政府机关、科研院校,还是企业,会议都是组织运行最常见的一种工作形式,方便大家通过讨论一起解决工作中遇到的问题。对于复杂度较高的产业组织,如跨国公司,会议更是用于协调各部门业务行动、处理工作事项不可避免的举措。

孩子:那作为职场新人参加会议有什么需要注意的事项吗?

妈妈:首先,参加会议是你们一个很好的学习机会。因为会议的主题往往直接与公司运营当中遇到的各种问题相关,参与解决问题的人员一定具备相应的工作经验,他们现场的讨论和意见的碰撞更是提供了最新的信息。所以参加会议是高效地了解组织运行特点和棘手问题的重要途径。正因为如此,一定要记得在开会的时候带上一个笔记本。一方面,正如你所说,有些公司大部分人滚瓜烂熟的知识对你来说是陌生的,所以要留心记录,方便会议结束后研究和请教他人。另一方面,大多与会的领导认为记笔记的行为也代表了你认真对待公司会议的态度,而会对“我记性好所以不用记笔记”这类言论感到不满。

孩子:好的,我会记得记笔记的。另外,一些重要级别的会议自然有公司内部专门部门来负责。但有时我所在的部门也有日常工作过程中需要开会的情形,这时候我们的领导也会经常让我们预定会议室,这里面又有何诀窍呢?

妈妈:不要小瞧了这个任务,会务准备可是一项基本功。如果遇到领导让你预定会议室,你需要准备可不止预定这么简单,其中最需要有意识地留心的就是会场的基础保障,比如电脑要连接在显示屏上,指示笔和话筒要能用等。如果忽略了这些细节,可能会导致会议进程中出现设备故障。要是在演讲最关键的时刻显示屏突然断线,或是谈判最激烈的阶段跨国电话突然不畅通,整个会议的进程和气氛都受到影响。如果负责人可以事先检查,准备好备用方案,同时有效地解决现场出现的任何问题,自然会得到好评与赞赏。(www.xing528.com)

从实际操作层面来说,根据会议的大小和重要性不同,准备的程度也不一样。小型会议至少要保持展示工具和通信工具的连接通畅。而中型会议至少要提前对会场进行检验,确保会场一切扬声设备、电脑屏幕连接都保持顺畅。另外还要细心安排坐席卡的摆设和来宾的座位,准备好备用话筒以及其他设备的应急方案。在这基础上,如果是更加重要的跨国会议,还需要考虑时差、会议手册的准备、秩序安保的安排等。

孩子:公司内部的会议固然很重要,那对于外部嘉宾参加的大型会议又有什么需要注意的地方呢?这类会议的参与人员众多,如何保证他们的会议体验呢?

妈妈:是的,只要是为客户提供产品和服务的企业,普遍存在市场部或者策划部,专门负责市场活动。你所说的大型会议往往是公司的客户参加的会议。正因为是面对客户,所以组织工作需要更加细致严谨,此时的会务组织水平代表的是公司形象,基本上是由经办部门主导组织。

如果被分配到组织大型会议,也不用太过于紧张。由于参会人数众多,一般公司内部会成立一个工作小组,你可以通过和团队的沟通协作,共同完成嘉宾接待、会议器材、会议流程和安全方面的工作任务。首先,嘉宾接待:小组需要把参会嘉宾的报到、接待、食宿、交通出行等都安排周全。其次,会议器材:除了准备上文里提到的会场基础设备以外,还要安排会场内外的指示牌、海报等。再次,会议流程:需要安排引导人员、会场的布局、发言代表的次序。另外,切记,无论什么情形下,所有出席会议人员的人身安全是最重要的因素。作为负责人,首先要考虑会场消防安全。不仅对于消防出口的位置和指示必须了解,还要安排好紧急情况下的疏散方案。如果会议临时出现了设备、天气或者人员导致的安全隐患使会议无法继续,要果决地中断会议,保护人员安全。

从以上的介绍中可以看出,会务的组织需要多种多样的工作技巧。正因为会务组织如此辛苦复杂,公司更会让刚参加工作的年轻人参与,既是对他们综合组织能力的锻炼,也是对他们现场应变能力以及耐力的考验。