文书工作中常见问题及后果分析

1.文书工作中常见的毛病

从档案质量的角度来检查，文书工作中常见的毛病有以下几种。

（1）文件形成阶段

使用物质材料不符合规范要求，随意用纸，用铅笔、油质、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等易脱落易污染的书写材料起草、修改、签发文件。

办文人员不注意收集有关材料，随手乱丢，立卷时材料不全，或缺正本、原稿，或缺调查研究材料，或缺上、下级来文、附件等。

行文不规范，乱编文号，一文多事，请示与报告不分，主报抄报多家并列，不钤印，乱编主题词或无主题词，无标题，错别字、生造词、随意乱写、字迹潦草等等。

（2）文件管理过程中

乱堆放，无借阅登记制度。

文书工作人员不稳定，工作调动不交接。

新来人员不培训、工作不熟悉。

部门内各岗位工作不协调、不默契、不互相支持，一件事多人办理，无主办人，事情办完，文件各拿各的，立卷时文件收不齐。(www.xing528.com)

部门领导不重视，无专职或兼职档案员，平时文件无人管，立卷归档无人问等等。

以上现象，对于档案来说都是致命的，任何一个环节的疏忽都会造成档案的损失，造成档案质量的低劣，直接影响档案的保存期限，影响档案的保存、利用价值，严重者甚至会报废档案，造成重大的经济损失，或者社会政治、文化、经济的损失，对于有重要文化价值的文件（文献）来说，则可能造成人类历史文化遗产的损失。对于“信息爆炸”、档案剧增、人们大量需求信息，要求快速化、标准化、自动化提供信息的今天来说，文书工作处理不好，无疑是给现代化带来障碍，使档案工作迟滞、落后于其他事业的发展，拖“四个现代化”的后腿。

2.对前述文书工作常见毛病的原因分析

对于上述问题究其原因，我认为主要有以下几点。

（1）大多数人缺乏档案意识。

这个问题的严重性还在于许多问题往往都出在领导身上，他们不注意规范本单位的文书工作，甚至自己就缺乏基本的文书档案知识。我们不难发现，在档案中，许多领导随意用笔、用纸，随便圈画、批示，他们的圈画批示填满了文件的边边角角，使档案员不得不单独裱衬、特殊保管。而他们的圈画批示又往往是非常重要的。这就给档案整理工作造成了很大的麻烦甚至损失，更不要说与现代化的档案管理接轨了。

（2）档案的立法、执法、行政监督不得力。

我国虽有《档案法》，但《档案法》对文件形成过程的管理却没有规定，这使不论是档案部门还是文书部门对档案形成这一过程的管理都没有依据，也没有标准，不能规范化地进行。另外，对《档案法》的贯彻执行，缺乏有力的监督机制。如上所述，由于领导不重视，甚或缺乏有关文书档案的常识，使这一问题更难解决。面对如此一些领导形成的文件，档案工作者只好忍气吞声、听之任之，专门给别人“擦屁股”。这大概是我国几十年来档案工作难以进步的一大原因。

（3）国家缺乏统一的标准。

国务院、国家标准局虽曾制订、规定过一些文书处理的规范、标准，但对于全国的文书工作尤其是对于基层组织来说还远远不够、不细；各种行业，各种文件，包括各种图纸、表格、声像等不同形式、制式，不同载体的文件，至今更缺乏统一的标准、制式，使标准化、现代化无从谈起。