商务礼仪实务与操作：会议准备工作的重要性与要求

会议准备工作是保证会议顺利召开并圆满结束的前提和基础。会议要想达到预期效果，首先取决于准备工作做得如何。对会前准备工作的要求是“丝丝入扣，万无一失”。

1.确定会议主题与议题

举行任何会议，需先确定其主题（包括会议名称）。会议主题要有切实的依据，必须要结合本单位的实际，要有明确的目的。

2.确定会议名称

会议名称一般由“单位＋内容＋类型”构成，应根据会议的议题或主题来确定。

3.确定会议规模与规格

会议的规模有大型、中型、小型，规格有高档次、中档次和低档次。确定会议规模与规格要本着精简而有效能的原则。

4.确定会议时间、会期

会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席；确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5.确定会议所需用品和设备

（1）必备用品。各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品。一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

6.建立会议组织机构

成立会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组及保卫组。(www.xing528.com)

7.确定与会人员名单

与会人员名单主要包括出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8.确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。要考虑交通便利、设施齐全、环境安静、停车方便、大小适中、费用合理等因素，使与会者能够方便到会，安心开会；有时也考虑政治、经济、环境等因素。

9.安排会议议程与日程

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

10.制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。可以用四个“W”来概括，即When（会议时间）、Where（会议地点）、Who（与会人员）、What（会议名称和议题）。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。邮寄时最好在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。一般来说，重要的会议最好以书面形式进行通知，必要时采取多种方式进行，以保证每个参会人员提前收到通知。对距离远的会议参加者，有关住宿和差旅费报销等问题应一并写明。

11.制作会议证件

会议证件主要包括会议正式证件（代表证、出席证、列席证、来宾证）、会议工作证件（工作证、记者证、出入证）、旁听证。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还需贴上本人照片，并加盖印章。

12.准备会议文件资料

会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料。