国际贸易操作实训：进出口业务员台账

现代外贸企业运营管理有一个鲜明的特征，就是大力培养企业内部既懂财务又懂业务的复合人才。一方面，企业可以对业务员进行财务知识培训，让业务员掌握财务核算、财务控制的理念，改变目前大多数企业的业务员不会核算成本、不会核算交易盈亏的现状。另一方面，企业可以让财务人员学习业务流程，了解基础的外贸知识，看懂英文单证，从而减少在核算、退税方面的错误。

一、进出口业务员台账的含义

进出口业务员台账是外贸企业根据自身需要，为全面反映成本核算、收汇付汇、国内外关联企业款项往来等自行设计的基础流水账目，企业会要求业务员在规定的财务年度内，将业务进程、时间、收支、费用、票据流转签收等逐票汇总为明细记录表。为应对不断深化的外贸体制改革和新形势下的外贸环境变化，一个好的业务员，不但要会开拓市场，进行对内对外商务谈判，还要能清楚、准确、全面地做好自己的业务台账。

二、进出口业务员台账的形式

进出口业务员台账主要有两种形式：纸质台账和电子台账。

外贸企业一直采用纸质台账，因为纸质台账简单明了，便于单据签收（许多外贸企业将业务台账与单据签收簿合二为一），易与本公司财务或关联企业对账。它的缺点是一般只能保留2年，时间久了纸质文件可能会退化、受潮、被虫蚀等，失去了保留价值。随着外贸业务量增加，历史台账的保留将占用较大的空间。

近年开始盛行电子台账，这种方式在时间、空间、速度、成本等方面都比纸质台账有较大优势。首先，随着互联网的广泛应用，电子台账可以实现快速、远距离传送，便于总公司和子公司之间，关联企业和企业内部的对账；其次，便于更改、补充、完善；最后，它更易保留，占用空间较小。它的缺点是不能与单据签收合二为一、易受工作环境变化的影响等。

因此，许多外贸企业实行纸质台账和电子台账结合，以纸质台账为主的方式。(www.xing528.com)

三、做好进出口业务员台账的意义

在实际操作中，有的外贸企业将业务员台账称为进程卡或流水账。做台账是外贸业务员必须掌握的一门技能。

1.台账是外贸体制改革的需要。改革开放以来，我国外贸企业最大的变化就是打破了平均主义，广泛推行承包责任制。许多外贸企业硬性规定业务员要做好自己的台账，进而在公司内推广承包责任制，做好成本核算、奖金核算（激励机制）的基础工作。

2.台账是外贸企业减亏增效、增强企业竞争力的需要。业务员台账及时记录了各项原始资料，系统地反映了企业经营活动的进度和动态，以便企业及时进行调控，避免因业务员的疏漏和错误给公司造成损失。经验证明，许多损失本是可以避免的，造成损失的原因通常与公司管理混乱、业务员不做台账或台账不清晰有关。

3.台账是外贸企业编制财务报表、统计报表、办理退税等的需要。台账在外贸企业中一般实行逐票核算制，这不仅因为外贸传统的核算方式如此，而且也与近年来国家推行的退税制等采用逐票核算有关。

4.台账有利于完善进出口票据转移手续。目前，我国外贸的对外收付汇、退税缴税等还在依赖纸质凭据，这些纸质凭据流转环节多、时间长，存在遗失、滞后的可能，这可能会造成外贸企业的经济损失。

5.台账也是单笔业务核算的需要。由于外贸业务采取逐票核算制，一笔业务从起始到结束，经历时间有长有短，时间长的业务从成交到收付汇要跨季、跨年，如不能做好每一票业务的进程登记，就不能准确、全面地核算盈亏。