1.车辆档案分类
1）在户车辆档案。
2）注销、过户车辆档案。
3）在户车辆管理协议。
4）已注销、过户车辆管理协议。
2.档案的归类、排列与编号
1）车辆档案归为4类后，应把每份材料归入相应的类别中去。
2）车辆档案归类后，每类中的材料应按一定的顺序排列起来，即按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。
编号：采用单位白编号法对每卷车辆档案编号（001、002、003……）。在对车辆书面资料进行编号的同时，对车辆的电子档案也进行相应的自编号，以方便车辆快的速查询。
3.车辆档案管理
1）车辆档案由档案管理人员统一管理，除档案管理人员之外，其余人员严禁动用任何车辆档案。
2）档案管理人员对车辆档案的安全性和保密性负责，如出现车辆档案丢失、泄密等安全事故，一切责任由车辆档案管理人员负责。
3）所有车辆档案一律用档案袋保存，一辆车一份档案袋。
4）凡有车辆上户、过户、注销、报失等，新的档案内容应在车辆手续办完当天归入相应的档案类内。
5）车辆档案资料内容包括：单车技术档案本、车辆技术等级评定表、二年内的二级维护资料原件（三单一证）、车辆照片、机动车辆登记证书原件、保单原件、大修资料原件及大修单复印件、从业资格证复印件、行驶证复印件、道路运输证复印件、驾驶证复印件、身份证复印件、押运证复印件等其他临时档案资料。档案管理人员要完善档案资料并及时进行维护更新。
6）车辆档案查阅。无关人员不得要求查阅车辆档案。相关人员因工作需要必须查阅车辆档案且需带离公司的，经公司负责人同意后，查阅人填写《车辆档案借阅登记表》，档案管理人员方可提供资料查询。
4.档案保存期限与销毁
所有已下户车辆档案在车辆下户之日起12个月后销毁，销毁的档案由档案管理人员填写销毁申请单，经公司法定代表人审核后由档案管理人员执行销毁。审核、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。
5.车辆技术档案的主要内容
（1）车辆的基本情况和主要性能 记载车辆的装备、技术性能和规格、总成改装和变动情况等。(www.xing528.com)
（2）运行使用情况 记载车辆的行驶里程、运输周转量、燃料消耗、轮胎使用和车辆机件故障等。
（3）检测维修情况 记载检测的内容、结果、时间，查明故障或隐患的部位、原因及解决对策，历次维修情况以及各主要总成的技术改善等。
（4）事故处理情况 主要记载车辆机件事故发生的状况、原因、损失、解决对策和处理情况等。
车辆技术档案一般由车队负责建立，由车队的车管技术人员负责填写和管理。技术管理部门应定期进行检查。
6.车辆技术档案的管理规定
1）技术档案是指本企业进行生产经营活动所用的一切重要图片、图样、光碟、图书、报表、技术资料、有关设备、技术的文字说明等技术文件，整理后归并文件档案。
2）本厂设置技术档案有：维修汽车技术质量档案，技术标准、规程、工艺文件、统计报表等生产技术档案、设备档案。
3）本厂技术档案室由技术部门负责建立、保管、运用或提供使用。保管工作由技术部指定专人负责。
4）每当档案资料进入本企业，应在一周内建立档案。建档时要分类编号，登记立卷归档，并进行必要的整理编制卡片，以便查阅。
5）技术档案不外借。内部技术人员办理借阅手续后，可以借阅，但属秘密的资料不得外借，不得随便复印。技术档案阅后要及时归还并办理归还手续。
6）技术部定期对技术档案进行鉴定，确定保管年限，及时毁销失去使用价值的档案。
7.车辆维修档案管理
1）档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。
2）不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。
3）根据档案的内容、性质和时间等特征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。
4）负责人要对档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。
5）每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后统一归档。
6）维修车辆实行一车一档制，竣工出厂合格证副页、结算凭证。
7）档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。
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