实用型文章具有语言庄重、平易、简明和准确的特征，结构形式严谨、固定，具有严密的逻辑性与合理性，材料真实有力、来源多样，主旨明确集中、比较单一，即语言、结构、材料和主旨四个方面是构成应用文的基本要素。
（一）语言要素
人类所有的语言都是思想和信息沟通与交流的基本载体和工具，语言是写作的基础。除了与其他文体一样遣词造句必须得体、恰当、贴切之外，实用型文章还具有其独特的语言要求，主要表现在四个方面，即庄重性、平易性、简明性和准确性。[1]
首先表现在庄重性，实用型文章一般都带有庄重性特征，在进行工作型应用文写作时，必须要对此予以关注；其次是平易性特征，实用型文章必须平实自然，易于受众的接受与理解；再次是简明性特征，实用型文章必须简单明了，尽可能地用最少的语言，将信息快速、高效地传递给受众；最后是准确性特征，实用型文章一般会运用大量具有社会行业意义的，或者专业领域、特定学科的行业用语和专业性语言，以增加语言的准确性。
（二）结构要素
结构是文章最基本的框架形式，一篇文章的撰写，首先需要根据文章的主旨确定文章的结构，然后根据文章的结构，对材料进行合理的组织，因此文章结构的合理性特征是文章撰写的一项基本要求。实用型文章在结构上还具有格式规范和结构固定的特征，在各类实用型文章的长期写作实践中，逐步形成了各自不同的较为固定的结构格式。与文艺创造尽量避免程式化写作不同，程式化恰恰是实用型文章写作的一个重要特征与规律。另外，实用型文章撰写时要避免出现松散无序的现象，讲求严谨，要符合客观事物的构成与发展规律，符合事物发展的逻辑性特征。
（三）材料要素(www.xing528.com)
材料是撰写者为了某一写作目的，从生活中捕捉、采集以及为表现应用文主旨而写入文章的全部事实或理论依据。具备一定应用文写作功底的人，擅于组织和运用理念依据和事实，丰富和充实文章内容，言之有物，使文章更加有说服力。实用型文章的材料具有三个方面的特征：来源多样、事实真实、论据有力。构成实用型文章的材料要素包括两个大的类型：理论材料和事实材料。
理论材料包括各类学说、原理、概念、规定和方针、政策等；事实材料则包括现象、实物、情况和事件等。材料的来源也包括两个类型：通过调查、实验和观察等途径获得的材料，称之为第一手资料；通过对各类文献资料的查询获取的材料，称之为第二手资料。不论是哪一类材料，对于实用型文章来讲，都必须要保证材料的真实性，从而保证文章的真实性。另外，实用型文章的材料绝不能脱离主旨，更不能与主旨相背离，而是要为主旨所统率，能够为主旨表达所用。
（四）主旨要素
实用型文章是作者思想和意图的物化体现，表明了作者的看法和主张，此即实用型文章的主旨。实用型文章的主旨具有单一、集中和明确的特征。每一篇实用型文章必须也只能围绕一个主题和中心，而这个中心应是全文的统领和核心，即一文一事、一事一旨。另外，实用型文章的中心必须明确，不能让受众不知所谓，甚至产生歧义，要使受众在看到文章时，在短时间内明确作者的主张和意图。
综上所述，实用型文章的语言必须庄重、平易、简明、准确；结构必须严谨、合理，符合固定的格式；材料来源要保持多样性，且真实、有力；主旨必须集中、明确且单一。只有具备上述特征和内涵，才能撰写出高质量和高水平的应用文。
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