高校教学档案管理的创新思路：理论研究与实践

21世纪，高等教育表现出社会化、终身化、生活化、多元化、个性化和市场化趋势，教学档案管理理念也发生了深刻的变化。高校教育是国家创新体系的一部分，教育创新需要管理创新来保障，如果没有创造力，即便知识丰富也容易被淘汰。高校教学档案的开发和利用也需要通过管理创新来实现。高校教学档案管理的创新思路从以下几个方面入手：

（一）培养教学档案管理创新意识

教学档案管理的实践就是档案管理的创新。教学档案管理人员首先要有管理创新意识，转变固有的管理思想观念，转变档案价值取向。

首先，从面向历史向面向未来转变。过去，对档案的利用一般着重于历史凭证和考查功能，现在，对档案的利用不是单一的作为历史的考查凭证，而是更多地看成一种信息资源，作为考查预测的基础，决策的前提凭证，成为研究现在与未来的依据。

其次，从面向保管收藏向面向开放共享转变。由于档案有着原始性、本地性、独有性的特点，对档案管理一直是以一种封闭的独占的状态存在，偏重于保管与收藏。随着人们对档案信息本质的认识日趋深刻，档案作为一种宝贵的信息资源，在高校发展中起到的作用越来越大。随着计算机的应用日趋现代化，数字化档案信息资料与日俱增，校园网的开通，多媒体课件的应用，网上教学的开办，远程教育的发展等等，这些不仅拓展了档案管理内容，而且还开启了档案交流的途径。知识管理共享的理念，校与校的交流、人与人的交流发生巨大的转变，促进了教学和科研的发展。在实际工作中，教学档案工作越来越显示了它的重要性。

再次，从随意性收集到面向深层次的分类，整理、归纳、综合、筛选、浓缩、汇编。高校教学档案管理工作，应紧紧围绕着教育体制改革和教育发展这个中心，紧密结合学校教学和科研实际不断完善和创新，为学校进行科学决策和加强教学研究，提供有价值的高质量的服务。因此，档案管理人员必须强化服务意识，超前意识和创新意识，教学档案管理要与教学工作同步，要根据教学新内容、科研新项目选取急需的、有价值的教学信息资料和教学、科研成果材料，为教学提供更加积极有效的服务，这样，教学档案管理工作才能产生生机与活力。

（二）培养教学档案管理人员创新能力(www.xing528.com)

目前，随着高校教学改革不断深入，办学格局和教学内容都发生了相当大的变化，尤其是现代化技术手段融入教学之中，教学档案管理也面临着新的挑战。创新能力是指档案管理人员既要着眼于如图书、档案、各种计划、总结、报表等这些显性知识，又要着眼于个人的技术诀窍、直觉、想象与创意等隐性知识，发挥和挖掘最大的创造潜能，具有创新能力和创新精神，才能不断在档案管理工作上超越、创新，以实现档案工作的可持续性发展，这对档案工作人员的思想业务素质和技能水平也提出了更高的要求。高素质的教学档案管理队伍是高校教学档案工作得以正常进行的根本保证，要培养创新能力，必须加强档案管理人员的队伍建设，一方面是要加强培训工作要从学历教育向岗位培训转变，有计划地采用各种形式对档案人员进行岗位培训，使他们能系统地掌握档案业务的知识、规律、方法，能自如运用现代化的科学手段，创造性开展工作，不断提高档案的服务水平；另一方面是制定明确的考核标准，档案管理人员既要有全面专业知识与技能，还要具有服务意识和良好的职业道德。逐步完善考核与奖惩机制，并将考核结果与年终奖励、职称晋升和职务聘任直接挂钩，优化档案管理人员队伍，促进高校的教学档案管理工作走上新的台阶。

（三）推进教学档案管理工作标准化、规范化和现代化建设

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色，这就使教学档案的种类多样化而趋于复杂化，怎样确定高校档案管理机构和基层教学、科研以及教学管理部门对教学档案信息建设的重点，以及哪些材料是具有保存价值的教学档案，需要高校档案管理机构和教学管理部门做出一个科学的明确的分工和界定。也就是说，教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程中，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理，确定教学档案管理人员及其职责范围，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证教学档案管理工作的各个环节不脱节，并按体系、指标等要求，对相关的支撑材料有目的、有针对性地收集、整理，使之规范化、标准化，从而形成具有实用价值的准确性和权威性较强的信息材料。要实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，必须完善工作程序和管理制度。要充分发挥教学档案在高校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平。完备的教学工作档案建设能帮助管理者树立全局观念，具备超前意识。

（四）加强教学档案现代网络化建设

随着档案信息化建设进程的推进，教学档案的形式发生了新的变化，传统的纸质档案逐渐减少，而以光盘、磁盘为载体的现代化教学档案在整个教学档案材料中所占有的比例越来越大，以往的教学档案管理，无论内容还是管理的方法和手段都无法满足现有需求。在教育走向现代化的今天，为适应信息时代管理的特点和需要，要加大档案信息化建设的经费投入，开发或购买教学档案管理系统专用软件，建立教学档案管理信息化服务网络。通过网络查询、联结分散于各地的信息，使高校师生不受地理位置和其他时空条件的局限，达到教学和管理信息资源的共享。在教学档案管理上，充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询等服务，充分挖掘信息资源自身的综合性、积累性等优势，使所得到的相关信息重新达到优化组合的目的，发挥出更大的利用效益。