新时期高校教学档案管理：理论研究与实践

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，档案作为重要的信息资源在经济社会中发挥着越来越重要的作用。而作为高校档案之一的教学档案，在整个教学管理和教学实践中也同样发挥着重要的作用。因此，加强教学档案的规范化、科学化管理，在原有的基础上进行创新，特别是利用计算机网络技术等先进手段进行教学档案管理，是新形势下对高校教学档案的新要求。加强高校教学档案管理创新的措施如下：

（一）增强全员的教学档案意识，健全教学归档制度

由于教学档案涉及学校内部的众多部门和个人，波及面较大，因此需要教职员工都提高教学档案的意识才能做好这项工作。为了提高全员的档案意识，首先，学校各级领导一定要转变观念，重视档案工作，并加强对教学档案管理的领导。其次，要加强宣传，使广大老师和管理人员充分认识到教学档案在教学活动、教学研究、教学实践、教学管理等各项工作中的作用。再次，要加强各部门之间的联系，让教学档案充分发挥其应有的作用。此外，教学档案具有专业性、多元性、周期性、成套性和历程性的特点，需要花费大量的时间与经费，为了保证教学档案的齐全，就必须有一个严格的制度作为保障。因此，学校应该健全教学归档的制度，明确教学档案的工作职责和归档范围。职责明确、业务规范、有章可循，才能使档案工作的质量和效率得到保障。这样才能保证教学档案的完整和系统，更好地为教学和教学研究服务，为教学改革和教学决策提供依据。

（二）推进院系教学档案管理制度建设，加强教学档案管理模式创新研究

一是建立健全管理制度，做好教学档案管理工作的基础。通过院系教学档案管理制度建设，进一步推进教学档案的标准化及其管理的规范化，使档案工作的各个环节和各个方面都有规范的要求，保障教学档案管理的各个环节不脱节不遗漏。高校的教学档案中蕴藏着大量的教学方面独有的原始的信息，应充分利用这一优势，在有目的有针对性地收集整理的同时，并按体系指标等要求，使之规范化标准化，从而形成具有实用性、准确性和权威性的教学资料。

二是加强教学档案管理模式创新研究，形成一系列完整的、系统的可操作的模式，以实现教学档案管理的良性运转。把传统的档案管理利用现代化的信息技术进行管理，将其形成现代化的管理模式，这样有利于提高管理水平和档案的利用价值。利用现代的网络技术信息资料，使教学档案管理更科学化规范化，促使传统管理模式向现代化管理模式转型。在此转型过程中，教学档案管理工作必须随着形势的发展向现代化的要求靠拢，不断创新教学档案的管理模式，以便更好地为高校的跨越式发展和改革服务。(www.xing528.com)

（三）重视教学档案管理队伍的建设，不断提高档案管理人员的综合素质

高校教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量的好坏。要建设一支高素质的教学档案管理队伍，首先，要提高档案管理人员的政治素质，加强其职业道德修养，提高其责任心，使他们牢固树立教学档案必须为教学工作服务的思想；其次，学校档案的主管部门要把加强档案专业知识教育作为一项战略性的工作来抓，采取各种形式、多种渠道，积极开展档案管理人员岗位培训和继续教育，使档案管理者能及时学到新知识，掌握新技能，不断提高他们的档案管理工作水平；再次，高校各有关部门也要关心事关档案工作人员切身利益的问题，同时要认真做好档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们掌握计算机操作数据录入，数据库管理、网络管理等基本技能，具备计算机运用、网络运用及对声音、图像、影像等多媒体资料进行处理的能力，成为既具备档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，以适应新时期教学档案管理的要求。

（四）实现教学档案管理的数字化信息化，加快高校信息系统建设

一是学校应加强档案部门的硬件基础设施建设，配备先进的设施设备，为高校教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供强有力的物质保障。在校园网络环境下对档案管理工作系统分层级，统一规划开发。建立档案管理系统是档案工作信息化的重要环节，各高校在建设数字化校园时，应统一规划同步建设不同层级的档案管理系统。以校园网为平台，以学校档案主管部门为中心，结合学校党政、财务基建教学科研等核心机构，把相应的档案管理。教学管理、学籍管理、科研管理等应用系统纳入校园网的统一规划中，建立学校的档案管理网。并开发位于学校档案管理系统下层的院系档案管理软件，有利于提高教学管理的工作效率，保证了教学档案的准确和快速。

二是充分利用校园网，将档案管理系统同办公自动化管理融为一体，以实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，使档案信息资源配置更加合理，提高信息采集传输和服务的效率。通过建立开放式的档案资源信息库，充分利用计算机网络，实现资源共享以及网上资料的传送，变静态管理为动态管理，提高档案信息利用的实效性，使档案信息发挥更大的效益。从而最终实现教学档案资源收集信息化，教学档案资源管理信息化，教学档案资源利用信息化，教学档案资源共享信息化。