随着市场经济的发展，我国酒店业经历了一场前所未有的革命和大整合，市场的划分越来越细化，会议酒店、商务酒店、经济型宾馆、主题酒店等经营方式不断涌现。同时，这些酒店均以其鲜明的经营特色吸引着特定的顾客群。在这些类型的酒店中，会议酒店成为我国饭店客源市场新的热点之一。酒店开拓会议市场不仅能够扩大客源渠道，获得较大的经济收益，而且有利于宣传酒店形象，获得良好的市场口碑。在竞争白热化的会议酒店市场中，经营者应根据客源市场的需求特征，有针对性地开拓酒店产品，制定营销策略，有效占据市场。
（一）会议酒店的特点
在酒店的客源结构中，会议酒店是以出席、参观一个或多个会议、展览或其他活动为主要目的，并具备一定规模的会议功能、场所和设备的商务酒店。会议酒店的客源具有人流量大、消费水平高、逗留时间长的特征，能为酒店带来较为可观的经济效益。
1.功能特点
酒店能否提供会议服务以及是否拥有会议及其相关功能，是会议组织者选择酒店时考虑的重要因素。主要有几个方面，一是由于客源具有群体性、密集性的特点，需要酒店具有一定的经营规模和面积。二是拥有能接待不同类型、不同规格、不同要求、有较强组合性和较多功能的场馆；能为会议客人提供住宿、餐饮、休闲、娱乐、停车等综合性功能。三是要配备专业的会议配套设施，主要是视听设备，包括放映设备（投影仪、升降屏幕、多媒体设备）、音响设备（专用音响、专业话筒、录放音设备等）、特殊视听系统（同声传译设备）等。由于现在电子技术发展迅速，设备周转很快，因此，使用率高的设施，酒店可以自备；使用率低的，则可以考虑向专业公司租赁。
2.客源特点
会议客人的需求主要有5个方面：首先参会代表选择酒店是被动的，一般都是组委会指定的酒店，在这种情况下，客人往往对会议酒店不了解，对这类客人来说，会议酒店的服务显得尤为重要，如果客人通过服务认识并喜欢上会议酒店的话，往往能够成为酒店的回头客。二是会议客人对酒店的地理位置、交通状况有一定的要求。如酒店要临近展览中心或者会议中心、交通便捷等。三是酒店的会议功能与外界联系要通畅，包括交通、电信、网络等。四是要有常吃常新的餐饮服务。一个客人在酒店开会的时间一般是3—5天，或者时间更长，因而，酒店要在餐饮服务上不断创新。五是酒店除了为客人提供完成会议所需的基本产品，如客房、餐饮、票务、商务等服务项目之外，还需要提供令客人精神和身体放松的较高层次的休闲娱乐项目。
会议市场的种类和基本特点主要有3大种类。一类是商务会议。这类会议往往由公司、企业承办；第二类是政务会议。会议的组织和参与者为政府机关；第三类是学术会议。这三类客源呈现出不同的特点，如商务会议对质量要求比较高，尤其是一些大企业，对质量比较敏感。政务会议对服务和组织敏感，即对酒店的现场组织、安保工作要求较高。学术会议对价格比较敏感，因为很多协会、大学、医疗机构都是靠赞助来办会的，经费相对紧张。
3.销售特点
会议酒店的销售与其他酒店相比，主要有3个方面的区别：一是销售形式不同于传统的酒店，它是综合性销售，不但有客房、餐饮销售，同时还有会展设施、会议设备、会议相关需求销售。二是服务的对象不同。除了服务中面对每一位参会个体之外，还要面对会议的组织者，和组织者的沟通是重要的环节。三是服务部门的设置不同。在实际中要针对专业性较强的会议采用不同的服务体制，特别是要配置相应的会议服务设施设备，给会议提供完满的服务。
（二）会议酒店的组织流程
针对会议客源的需求特点及会议活动要求，酒店应提供专业化的会议服务。服务过程应包括会议前、会议中及会议后的全过程。服务项目包括会议礼仪迎送，秘书服务，会议展厅设计、布置，会议指示牌、横幅、会标、字幕等制作，会议用车、宾客接送服务，会议茶水服务，协助会务组工作服务等等，并以此制定酒店的组织流程，即部门组织环节和服务工作程序。
所谓流程是指会议开发后项目的跟进落实，酒店内组织机构的安排、设置、服务标准的推出、实施、监督、改进。也就是说，酒店机构的设置要有利于会议项目的开发、经营和接待。酒店要设置合理的组织机构，要能够从销售工作开始，到客人入住和撤离，提供全方位准确、顺畅和协调的服务。
目前，会议酒店大多采取以销售部牵头的组织流程。由销售部销售人员，一揽子服务到底的流程服务方式，取得了较好的效果。在会议接待过程中，销售经理以会议接待通知单的形式下发到相关各个部门，由各个部门按任务单提出的要求进行服务。销售部在这里起到了关键的承上启下的作用。销售部了解了会议客人的需求以后，把客人的各项服务分解，并分发到相关的会议服务部门、会场的设备服务部门，包括会议期间需要的商务部门、酒店的前台、客房服务、餐饮、安保服务等。在这个过程中，质检部门应进行全面的质量管理监督。在会议结束后，要将会议接待过程中收集到的客人意见以一定形式归纳分析后反馈给相关部门，以便及时根据客人需求调整工作程序，提高服务质量。
为了有效地开展相关专业服务，酒店必须配备具有娴熟专业技术与服务技能的会议服务人才，包括会议服务经理、迎宾礼仪人员、视听设备技术员、销售人员、会议保安员等。酒店一方面可以从外部引入相关专业会议服务人才，另一方面也可以通过专业培训，将饭店服务人员培训成具有一定技术能力的会议服务员。
（三）会议酒店的营销策略
为了有效开拓会议市场，酒店应加强与其他营销主体的联合。一方面要积极参与地区旅游局组织的目的地营销，联合宣传旅游目的地整体形象，以吸引更多的会展在当地召开。另一方面，要联手各方面的旅游企业，例如交通部门、旅行社、会展公司等，本着“费用共担，利益共享”的原则开展合作，进行系统性的营销活动，共同拓展会议市场。对于酒店而言，应针对会议市场特性，有的放矢地实施各种营销策略。
1.灵活的价格策略
（1）高门市价的产品定价方式
统计数据表明，在中国，价格敏感者的客户比例约为89%，尤其是在会议市场不发达的地方，如果门市价比较低的话，价格变动空间就比较小，因此，会议酒店要把价格抬高一点。但如果是商务酒店，由于酒店面对着单体的商务客人，如果价格很高的话，就会失去吸引力。一个完整的会议接待，技术谈判是一项重要内容，高门市价可以给酒店赢得一个价格谈判的空间。
（2）多次和多项产品使用的折扣优惠
在高门市价的基础上，酒店应鼓励客户多消费，每增加一次消费，折扣相应增大。酒店的会场价格也可以制定灵活的价格，综合型会议是一个价格，复合型会议是一个价格，单行会议又是一个价格，这种做法可以保证酒店的收益。
（3）鼓励和策划让客人购买额外的复合产品
比如说鼓励客户在会议空闲期间开展文娱活动，酒店可以从中赚取一定的中介费。
2.灵活的客户政策
（1）价格敏感客户策略
很多客户一来就谈价格，这属于价格敏感客户。接待这类客户首先让对方明确自己没有定价权，其次要想方设法了解对方会议的最大预算，从而为酒店争取最大的效益。
（2）质量敏感客户策略
酒店专业形象和完整的服务方案对这类客户非常关键，此外，接待人员在谈吐方面一定要注意，特别是针对曾经在酒店有过不良体验的客户，要有针对性地告知客户酒店详细的服务安排，使其对酒店留下客观的印象，缩小客户主观与现实的距离。
（3）新客户策略(www.xing528.com)
接待这类客户不要过多保证，要耐心询问，在询问中显示销售人员的关心和重视，然后针对客人的需求，将酒店服务方案递交给他们审核。
（4）老客户策略
接待老客户不宜过分亲昵，很多老客户流失是因为过分亲昵造成的。另外，酒点在调整价格的时候，一定要和老客户事先说明，千万不要因为是老客户就不通知对方。
（5）货比三家的策略
三句话：更多的利益满足、更有竞争性的价格、更多地沟通。
（6）需求多样化客户策略
对这类客户的营销策略就是尽可能地让其充分了解酒店产品的完整性和组织的灵活性。
（7）对中介公司的策略
一是建立互信关系，要给中介公司以权威，让中介公司觉得在酒店能说了算；二是要完善价格保密工作，这对中介公司是非常关键的，因为中介公司在里面要有一份差价收入。
3.网络营销
酒店网络营销，就是通过建立以营销为主要目的的网站，将酒店的具体营销策略在网站予以推广，从而建立并扩大与其他网站之间及用户之间的联系，开拓网上销售渠道，扩大酒店销售收入。
（1）把握好网页设计
酒店的网页设计一是要精致，二是要方便，具体地应注意以下几点：第一，酒店的主页应能够给顾客比较强烈和突出的印象。第二，网页结构设计合理，层次清楚。第三，网页的内容全面，尽量涵盖顾客普遍需求的信息。第四，网页链接应方便浏览，保持传输速度和下载速度，避免死链接、调不出图形等情况存在。
（2）保持定价透明度和灵活性
互联网营销使企业的产品开发和促销等成本降低，酒店因此可以进一步降低客房价格。由于网上价格具有公开化特点，顾客很容易全面掌握其他同类客房的价格，因此，应增加客房定价透明度，建立合理的价格解释体系，向顾客提供客房相关产品定价程序，消除顾客对酒店客房价格的疑虑。另外，由于在互联网上的客房价格随时可能受到酒店同行的冲击，所以应在网上建立客房价格自动调节系统，按照旅游淡旺季、市场供需情况和其他酒店价格变动等情况，在计算酒店最大盈利的基础上，自动进行价格调整，定期提供优惠、折扣价格，以吸引顾客。
（3）促销形式多样化
①电子邮件形式。酒店虽然可以通过多种渠道获得大量的个人E-MAIL地址，但酒店所投寄的信息顾客不一定需要，容易导致顾客对酒店产生不良的印象。这就要求酒店互联网营销人员认真分析和严格审查客户资料，合理取舍，提高投递电子邮件的质量。②专业销售网。一般访问酒店销售网的顾客都带有预订客房的明确目的，而专业销售网是他们查询的首选。③公共网页。如著名的YAHOO，INFOSEEK，SOHU等网站专门为公众提供网站查询检索服务，顾客在输入关键字后便可找到自己所需的信息。同专业销售网一样，这类广告也存在酒店网址被淹没的危险，这就要求酒店网址具有相对易查询性。
（4）与专业的订房公司建立紧密的合作关系
由于专业订房公司在网络建设、对外宣传和营销公关上具有更强大的资金和技术支持，可以解决酒店在网络开发上资金和人员投入不足的问题，因而，酒店应加强与专业订房公司的合作，以加大酒店产品的销售力度。
4.数据库营销
当代营销已经进入互动服务营销时代，酒店与客户一直处于不间断的互动状态，包括信息互动、情感互动、行为互动，以长期保证客户满意度，数据库营销方式的运用，无疑可以达到这一目的。数据库营销，是指企业利用数据库技术，在充分掌握顾客需求信息基础上进行的以满足顾客需求为目的的市场营销行为。其主要形式包括DM反馈式直邮广告、电话营销与销售、E-MAIL营销、EDM网络营销、互动短消息营销、E-FAX营销等。实施数据库营销，可以使酒店准确地找到目标客户，降低营销成本，提高营销效率，使消费者成为酒店长期、忠诚的用户，同时，为酒店营销和新产品的开发提供准确的信息。随着网络经济的兴起和移动终端的普及，精准营销越来越成为每个企业理想的营销方式，那种通过电视或者报纸“广而告之”的传播和营销方式已经逐渐丧失其吸引力。发邮件、DM直投、电话访问、短信发送都是有效的方式。而在各种方式中，短信又成为最被看好的方式，道理很简单，邮件可以直接删除，DM可以随时扔进垃圾箱，唯有短信，无论什么内容，机主都会看一眼。手机作为一种移动终端，确实是不可多得的营销介质。事实上，并非营销短信都是垃圾，关键是要给这些销售对象提供他们真正需要的服务。现在的数据内涵非常广泛，比如回访的反馈、咨询等，把这些数据整理以后提供给销售人员使用，销售人员通过整理、分析数据，可以对顾客需求有更详尽的了解，增大销售的成功概率。
5.灵活多样的公关营销活动
（1）策划名人活动
酒店可安排名人参加酒店策划的系列营销活动，利用名人的知名度和公众对名人的信赖，增强会议客人对酒店会议产品的认知和认同。北京长城饭店就是通过巧打“名人牌”而一举成名。1984年刚开业不久，北京长城饭店在海外的知名度很低，为此，饭店巧妙借助美国总统里根访华这一契机，把美国总统访华的答谢宴从人民大会堂宴会厅移到长城饭店，长城饭店的名气因此迅速传遍世界的每一个角落。
（2）策划热点事件
酒店要积极利用社会上与会议活动相关的热点新闻，组织策划相关主题营销活动，吸引媒体和消费者的眼球，达到“借力”传播的效果。例如可以用饭店冠名或者赞助的形式，在知名媒体上刊登热点新闻，并巧妙穿插介绍本饭店正面形象的信息，将公众对事件本身的关注转移至对本饭店的认知。
（3）策划公益活动
饭店可以有针对性地开展一系列公益活动，借助新闻界的报道宣传饭店的公益形象，赢得社会公众的认同，最终提高酒店及产品在会议市场的知名度和美誉度。
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