欢迎词一般包括标题、称谓、正文、落款四部分。
标题。欢迎词的标题有两种形式。一是直接用文种“欢迎词”做标题。二是欢迎场合或对象加文种构成，有时可以再写上致辞场合和致辞人。如“在✕✕✕✕✕会议的欢迎词”，或“✕✕✕✕在✕✕✕✕欢迎词”。
称谓。即对被欢迎宾客的称呼。由于是用于对外(本组织以外的宾客)交往，欢迎词的称呼比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名。在姓名前或后面加上职衔或“亲爱的”“尊敬的”“敬爱的”“先生”“女士”等敬语表示亲切。如果欢迎对象是一个群体，就要根据具体情况加以称呼，如“各位来宾，各位朋友”“各位新同学”等，令人备感温暖。
正文。这部分是欢迎词的主体，应根据实际情况表达不同的内容，一般要说明三层意思。
一是表示欢迎。一般要用简洁的文字交代致辞的背景，通常应先说明现场举行的是何种仪式，致辞者在何种情况下，代表谁，向宾客表示欢迎、感谢和问候。(www.xing528.com)
二是阐明意义。欢迎词在这一部分一般要阐释意义。阐明为什么要举办本次活动，目的何为，意义何在。阐述宾客来访的目的、意义和作用，同时回顾宾主双方交往的历史与友谊，较具体地介绍来宾在各方面的成就及在某些方面做出的突出贡献，同时要指出来宾的本次到访或光临对增加宾主友谊及合作交流所具有的重要意义，并表示继续加强合作的意愿。对初次来访者，可简单介绍单位情况以增进了解。对长期友好单位或老朋友，可回忆彼此的交往以增进情谊。欢迎宾客的，欢迎新成员的，则是表示欢迎，提出期望，表达祝愿。要用充满激情的语言，对合作的前景作出展望，以增强讲话的鼓动性。
三是表达祝愿。这是欢迎词正文的结尾部分，一般用简洁的句子再次向来宾表示欢迎，并表达自己对活动成功举办的美好祝愿和对今后合作的意愿。用祝愿活动圆满成功，或者祝愿来宾生活愉快，并另起段落以“谢谢大家!”这样的礼仪结语结束全文。
落款。写致辞人和日期。也可以采用在标题下加括号注明的题注方式。用于讲话的欢迎词无须署名。
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