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通信联络礼仪:如何进行有效电话沟通

时间:2023-10-03 理论教育 版权反馈
【摘要】:在通话过程中,接听电话的一方被称为受话人,其通话过程叫接电话。信号不良时,可改换通话位置或改用其他通信方式,不能大声呼叫。

通信联络礼仪:如何进行有效电话沟通

在日常生活和工作中,电话已成为现代人沟通的重要方式。不管是可视还是不可视电话,一个人的“电话形象”可以通过声音、语气和态度让对方感受到,可以说它是一门学问、一门艺术

1.固定电话礼仪

护士在接打电话时应亲切自然,礼貌应答,做到:

①言辞规范:做到事先准备、简明扼要、适可而止。规范使用文明礼貌语,谈话内容要主次分明,可适时重复重点。在清楚表达了意愿后,要向对方发出通话结束的暗示,双方互致道别语为通话结束的标志,不可忽然挂断电话。

②声音清楚:电话交谈借助声音进行,如果打电话的时候弯着腰躺在椅子上,对方听到的声音就是懒散的、无精打采的。若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳、充满活力。另外,接打电话过程中不要吸烟、喝茶或吃零食,要语言准确,语句精短,语速适中,以对方听得清楚又感觉舒适为宜。

③语气平和:当打电话给某单位时,若一接通就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里会感觉愉快,对该单位也会有较好的第一印象。因此通话时,双方要有意识地保持平和的通话语气,若正嬉戏或争执,应稍平稳情绪后再接听电话。

(1)打电话的礼仪。

使用电话时,发起一方称为发话人,其通话过程叫作打电话。

①通话时间适宜:选择恰当的拨打时间,以不影响对方工作和休息为宜。不宜在上午7点前、晚上10点后、用餐或午休时间打电话。给海外人士打电话要考虑时差,否则会骚扰他人。公务电话尽量在工作时间内打,避免在工作时间外打扰对方。办公场合尽量不要打私人电话,若在办公室里接到私人电话,应尽量缩短通话时间,以免影响其他人工作和损害自身的职业形象。如在用餐或休息时间需给他人拨打电话,别忘了说声“对不起”。

②通话时间的长短:遵循“通话3分钟原则”,在正常情况下,每一次打电话的全部时间应当限定在3分钟内。以短为佳,宁短勿长。

③通话过程:通话时,话筒与嘴可保持3厘米左右的距离,讲电话声音要适中,开始通话前先问候对方,询问对方是否方便接听电话,然后主动自我介绍;如不方便,可另约时间。电话突然中断,应由主叫方立即重拨,并向对方说明;如拨错电话,应向对方道歉;如通话时间较长,应先征求对方意见,并在通话结束时略表歉意。通话时集中沟通主要议题,提高通话效率

(2)接听电话的礼仪。

在通话过程中,接听电话的一方被称为受话人,其通话过程叫接电话。

①本人接听电话时的礼仪:

积极接听:遵循“响铃不过三”的原则,即接听电话以响铃三声左右拿起电话最为适宜。拿起话筒,主动问好,然后进行交谈。如果接听较迟,先表示歉意。

文明礼貌:接听电话时,温和应答,使用文明用语,如“你好”“请”“谢谢”“麻烦你”等。护士在工作中接听电话后,应先自报家门(自己所在的科室等),让对方知道所拨打的电话正确与否。如遇对方误拨电话,应耐心说明,不可恶语相加。电话来时如若正和他人交谈,应告知对方有客人在,晚些回电。(www.xing528.com)

主次分明:接听电话时,不要做与他人交谈、看文件、看电视或听广播等事情。工作场所有时会有多部电话,若工作中有另外一部电话打进来,切忌置之不理,可先向通话方说明原因,嘱其勿挂断电话,稍等片刻,然后接听另一电话,分清两个来电的轻重缓急,再做妥善处理。

②代接电话时的礼仪:接听电话后,若其所找的人不在,应先明确告知对方,再主动询问来电者是否需要帮助或转告。如“我能帮你些什么?”应避免过多询问,由对方决定下一步的处理方式。如需要转达,可在必要时准备好笔和便笺,适时、准确地记录并确认,尽快传达电话内容。严守代接、代转电话内容的秘密,不可随意扩散;若发话人所要找的人就在附近,可告诉对方稍等,不可大喊大叫,更不要旁听他人通话。

(3)挂电话的礼仪。

无论是座机电话还是手机,在挂电话前的礼貌都不应忽视。挂电话时,尊者有优先决定权,求人者后挂电话或由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”“请你多多指教”“抱歉,在百忙中打扰你”等,再轻轻挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。

2.移动电话(手机)礼仪

移动电话(手机)是现代普及和使用频率较高的移动通信工具,它为人们的工作、学习和生活带来了方便,所以在使用时也要注意礼仪规范。

(1)放置规范。

尽量将手机放在合适的位置。既要方便使用,又要隐秘不张扬,更要合乎礼仪。一般将手机放在随身携带的包或衣服口袋里,不宜把手机挂在胸前,不使用时不要将其握在手里或挂在上衣口袋外面。

(2)来电铃声的设置。

作为职场人员,来电铃声若设置得非常搞怪,甚至格调低下则显得非常不合时宜,推荐使用正常铃声(原机自带的即可),避免影响职业形象。

3.文明使用手机

在会场、影院、剧场、音乐厅、图书馆、展览馆等需要保持安静的场所,应主动关机或调于振动、静音状态;如接到来电,应到不妨碍他人的地方接听。人来人往的公共场合和上班期间不宜旁若无人地大声通话。信号不良时,可改换通话位置或改用其他通信方式,不能大声呼叫。在与人面对面交流时,一直看着手机或查看手机短信,是对他人的不尊重,应尽量给予对方关注的眼神。另外接打电话时应尽量避免走动,以保证声音平稳。

4.安全使用手机

使用手机需注意:不在驾驶汽车交通工具或飞行过程中使用手机;不在加油站、面粉厂、油库等易燃场所使用手机;不在病房内使用手机,以免手机信号干扰医疗仪器的正常运行或影响病人休息。注重保护个人隐私,手机不要存储隐私性的资料,定期整理个人信息和其他资料,比如密码锁,谨防手机诈骗

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