高校数字档案馆:绩效评价优势

数字档案馆是一个复杂的系统工程，评估是其中的重要环节。绩效评价作为发现问题的有效手段和改进问题的重要依据，对高校数字档案馆发展意义重大。档案部门不仅要重视数字档案馆建设水平和结果的评价，也应该重视如何确保实现数字档案馆战略目标的综合绩效评价。组织治理绩效评价指标作为水平评价的重要补充，是高校必须重视的“内省”评价手段。本书所提出的数字档案馆综合绩效评价概念和评价指标体系，旨在为高校诊断数字档案馆综合绩效及其推进机制优劣势提供参考框架。然而，评价指标项目及其权重需要在实践中逐步检验和修正，本书所提出的数字档案馆绩效评价指标体系也仍需在后续实践中持续改进和完善。整体来看，本书所提出的数字档案馆绩效评价指标体系，相对于以往指标体系的优势主要体现在以下几个方面：

第一，以现代治理理论为指导思想。管理和治理既有相通之处，又有很大差异。二者的相通之处在于目的性和延续性。治理并不否定管理，管理和治理的目的都是为促进事物向好的方向发展，治理是在管理基础上的超越与发展。二者的差别在于行使理念和行事方式。管理的基础是“权力”，是自上而下的行政力量驱动，追求的是统治、控制与稳定，彰显的是权威性、强制性和驱动性；治理的基础是“权利”，是多元主体参与的内驱力，追求的是协商、共治与和谐，体现的是民主化、科学化和法治化^[23]。本书在构建评价指标体系时，尽量克服传统的自上而下的行政管理思想的桎梏，充分考虑利益相关者视域下多元主体平等对话的综合绩效评价。构建的评价指标体系中将外部专家、建设主体以及用户三者不同视域下的衡量标准进行了整合，更有利于保证评价结果的客观性和准确性。

第二，简化了细节性冗余指标项目。本书提出的数字档案馆绩效评价指标体系为高校数字档案馆自主评价提供了一个参考框架，简化了细节性冗余指标项目。比如，有些现行指标体系中规定“达不到某项功能的扣0.5分；未配备专用档案查询终端计算机的扣0.2分；数字档案馆机房选址不合理的扣0.1分”等，尽管这样的准量化标准更有利于提升评价本身的可操作性，也更有利于实施外部评价，但这样过于细节性的指标也增加了评价的实施难度，同时这样的评价指标依然难以克服定性评价的天然缺陷，就像机房选址到底合不合理最终还是要依靠专家的主观判断，而不能定量化。因此，评价指标体系构建时，指标项目的层次性以及细节性的考量要依据评价目的而定，不能一味地追求可量化与细节化。本书在构建评价指标体系时就充分考虑了这一点，对细部功能的评价融合在服务质量中，用服务质量感知代替过于细节性的指标，从而有助于降低评价实施的难度。

第三，重视定性与定量指标的整合。构建评价指标体系时尽可能量化指标的目的是提高评价的可操作性，但现实中有些指标甚至大部分指标难以量化，多数时候这些指标也没有过分量化的必要。本书所提出的数字档案馆绩效评价指标体系，从环境建设、资源建设、服务质量、组织治理等四个方面构建了评价框架，既充分考虑了定量指标，也充分考虑了定性指标。比如在环境建设指标下的硬件指标中倾向于设计定量指标，这样有助于高校在自我评价时发现硬件配置在数量方面的不足，而在服务质量以及组织治理两个一级指标下更倾向于设计定性指标，因为这两个一级指标下的评价内容难以定量化，不能为了评价指标的量化而故意定量化。重视定性与定量指标的整合，既有利于评价活动的实施及其灵活性，也有利于提高评价结果的准确性。(www.xing528.com)

第四，提高了绩效评价的导向作用。本书提出的评价指标体系能够从环境建设、资源建设、服务质量以及组织治理等四个方面较好地反映和衡量数字档案馆建设的整体绩效水平，同时每一个一级指标下的内容又可以作为衡量和评判数字档案馆某一特定方面建设及应用绩效的评价指标。比如，将组织治理分解为学校管理决策、项目建设维护、长效制度设计、绩效评价实施等四个二级指标，既表明了组织治理的关键内容，又有助于开展对组织治理效能的专门评价。同时，该评价指标体系中充分考虑了评价指标体系设计的合理性及评估办法的有效性、评价结果的责任认定和落实整改机制、评价标准的合理性和可比较性、参与评价的用户数量及其代表性等对绩效评价本身的评价，并从业界常见的外部专家评价、组织内部评价以及用户评价三个层面进行划分，将前期绩效评价活动也作为本次绩效评价的一个特定内容。从一级指标权重分配的角度来看，重点突出了资源建设与服务质量在数字档案馆建设和应用中的重要地位，以指导高校着重加强此两方面的建设。因此，本书提出的评价指标体系在一定程度上提高了绩效评价及其结果利用的引导导向作用。

另外，本书构建的评价指标体系所评定的绩效用一个数字来表示，能够支持不同数字档案馆之间的整体绩效的横向比较，再下一级指标之间的比较又有利于发现数字档案馆之间差距存在的具体方面，从而有助于数字档案馆树立标杆，为数字档案馆下一轮建设重点乃至发展战略的决策提供有力参考依据。