合同管理计划的重要性及RFP在项目采购管理中的关键地位

合同管理用于保证自方的履约行为能够满足合同的要求。做好合同管理计划是合同履行的基本保证。如果合同管理中没有制定一份好的合同计划，合同在签订或履行过程中如果发生变更或其它情况，易背离最初签订合同的目的。有了合同计划，除在项目谈判过程中易围绕合同计划开展主题，也容易让项目其它参与具体工作的人员了解合同履行的过程和目的，更好地完成工作。

合同管理计划包括准备需要让潜在合同的对方响应和决定合同授予的评估标准的文档。合同管理部门协助项目部门经理编制、完善公司月度、年度经营计划、业绩评价制度和部门内部各种工作规程等；负责起草年度经营计划的文件的工作；负责监督年度经营计划的落实进度、执行成果；具体负责组织月度的计划总结和沟通协调会，并准备相关材料。项目团队通常使用标准表格和专家评判作为工具来帮助他们创建相关合同计划文档和评估标准。

举例：拿采购工作来说，采购项目确定后，制定一份合同计划，合同计划中包括采购管理计划、合同工作说明书、自制或外购决策和项目管理计划都是这个过程的重要输入。采购计划中的文档通常包括建议书邀请函RFP（Request For Proposal的缩写）和报价邀请函RFQ（Request For Quote的缩写）。RFP是从可能的供应商那里征求方案的文件，是由卖方准备的、可以满足买方需要的不同方案的文档。例如，一个组织想要把它的工作自动化或者为一个业务难题找到一个解决方案，它可以在建议书邀请函中写明，然后卖方能够通过建议书来反馈。供应商会建议各种各样的硬件、协同软件和网络解决方案来满足这个组织的需求。选择谁胜出，卖方常常取决于多个标准，不单单是最低的价钱。

报价邀请函RFQ是用来从预期供应商那里征求报价或者投标的文件。投标也称为标书或报价，是卖方准备的文件，针对买方所清晰界定的各项条款所提供的价格文档。组织经常对涉及特定项目的请求使用RFQ。例如，如果一个公司想购买有特定功能的100台个人电脑，它可能向潜在卖方发送RFQ。一般情况下，准备RFQ没有像准备RFP要那样长的时间，做出回应也一样。选择常常是基于最低报价。(www.xing528.com)

写一份好的RFP是项目采购管理中的关键环节。许多人从来没有写过或者响应过RFP。为了产生一份好的RFP，专家的意见是很宝贵的。在不同的公司中有很多可用的RFP的例子，或者是从潜在的承包方或者是从政府组织那里。在发出RFP和审核建议书的时候经常涉及法律方面的需求，特别是政府项目。重要的是要咨询熟悉特定组织的合同计划过程的专家。为了保证RFP有足够的信息来作为好的建议书的基础，买方组织应当努力让自己站在卖方的立场上，基于RFP中的信息开发出好的建议书RFP。用于RFQ和RFP的其他术语包括投标邀请函、磋商邀请函和初步承包方响应（无论叫做什么，所有的采购文档在写的时候，都应该有利于从预期的卖方那里得到确切和完整的响应）。还应该包括组织和项目的背景信息、相关的工作描述、进度、需要的响应形式的描述、评价准则、报价单和任何需要的合同条款。它们应当足够严格，以保证一致的、可比较的响应，但是又要足够灵活，从而使得卖方能够建议更好的方式来满足需求。

企业最好是在发出正式的RFP或者RFQ之前，准备一些评价准则，这对企业来说非常重要。企业使用这些准则来给建议书分级或者打分，通常给每个标准赋以权重以表明其重要性。常用的评价准则包括技术方法（30%的权重）、管理方法（30%的权重）、过去的业绩（20%的权重）和报价（20%的权重）。评价准则应该是明确而客观的。例如，如果买方要求供应商的项目经理必须是一个经认证的项目管理专家，那么采购文档就应该清楚地列出这个需求，并且在合同签订的过程中加以遵循。如果买方不遵循公平和一致的评价过程，那么失败的投标者可以诉诸法律。