计算机应用技能：文本录入技巧

输入文本是创建文档后需要做的第一件事，也许你会认为输入文本不就是打字嘛，可事情并不是想象得那么简单。常见字符的输入对于我们来说肯定是没有问题的，选择合适的输入法后就可以顺利地完成中英文字符的输入。然而在用Word编辑文档时，常常需要输入一些特殊文本，如特殊符号、日期和时间以及公式等。

1.输入特殊符号

在“插入”选项卡的“符号”组中单击“符号”按钮，在弹出的下拉菜单中显示了用户最近使用过的20个符号。若没有所需要的符号，可单击“其他符号”命令打开“符号”对话框（如图2.16所示），在其中选择所需要的符号，单击“插入”按钮即可插入符号。

图2.16　“符号”对话框

2.插入日期和时间

如果编辑的文档是合同、会议纪要或是日记，那么经常需要输入当前的日期和时间。首先将光标定位到插入的位置，在“插入”选项卡的“文本”组中单击“日期和时间”按钮，在弹出的“日期和时间”对话框中选择合适的格式，如“二〇一七年五月九日”，然后单击“确定”按钮即可完成插入，如图2.17所示。

图2.17　插入日期和时间

如果文档中的日期是需要自动更新的，那是不是需要每次打开文档时都重新插入当前的日期呢？其实Word是非常智能的，只需要在如图2.17所示的对话框中勾选“自动更新”复选框，那么下次打开文档时，该日期即会自动更新。

3.插入公式

在文档录入过程中难免会遇到一些公式，它们之中有些简单，有些复杂。编辑简单的公式，如“z＝x2＋y2”，其中的上标“2”可以通过“开始”选项卡的“字体”组中的“上标”按钮来设置。可复杂的公式，如“”，那就需要借助Word中的公式功能。和之前的版本相比，Word 2016中公式工具的位置是非常明显的。在“插入”选项卡的“符号”组中单击“公式”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“插入新公式”命令，即可打开公式编辑器。在“公式工具”的“设计”选项卡中包含了丰富的数学公式模板和数学符号，可以任意组合使用，操作简单，易于编辑。(www.xing528.com)

4.使用自动图文集的方式录入

如果在文档中需要输入大量重复性的内容，例如公司的名称、外国明星的姓名，很长很容易出错，那么可以使用自动图文集的方式来进行输入。

例如某足球杂志的一篇文章中需要大量出现球星“利昂内尔·安德雷斯·梅西”，那么在第一次录入时便可以将其添加到自动图文集。自动图文集是文档部件库中的一项内容，所以需要在插入的时候将其添加到文档部件库，具体方法是：

（1）选中文本“利昂内尔·安德雷斯·梅西”或者需要作为整体的图片与文字，在“插入”选项卡的“文本”组中单击“文档部件”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”命令，如图2.18所示。

图2.18　选择“将所选内容保存到文档部件库”命令

（2）在弹出的“新建构建基块”对话框中，为方便以后使用而为该内容输入一个名称，如“mx”，如图2.19所示，单击“确定”按钮。

图2.19　设置基块名称

（3）将所需内容保存到自动图文集后，如果在文档的其他位置需要插入时，只需输入基块名称“mx”，然后按下F3键即可插入“利昂内尔·安德雷斯·梅西”。

掌握了使用自动图文集录入的方法后，就避免了很多重复性的输入，从而提高了工作的效率。