VisualBasic程序设计：数据表的创建和使用

用Access来管理数据,首先要将数据放在Access的表中。Access提供了两种表的视图方式“设计”视图和“数据表”视图。“设计”视图允许用户以自定义的方式创建表以及修改表的结构;“数据表”视图,允许用户添加、编辑、浏览数据记录以及排序、筛选、查找记录,而且还可以定义显示数据的字体和大小、调整字段的显示次序、隐藏或冻结列、改变列的宽度以及记录行的高度。

1.设计表的结构

Access中的表通常来自客观世界中的实体,根据实体的个数来决定系统中到底需要多少个表,而确定表的结构就是要确定每个表中存储的字段和各个字段的数据类型,字段决定了表能够存储的数据,字段的类型决定了数据的格式。

(1)表的结构

设计表的结构,首先要确定表名,然后根据二维关系表中的数据及数据关系,确定各字段的字段名称、数据类型、字段大小、主键及索引等。

表名。Access规定,每个表有一个表名,一个数据库中不能有两个重名的表(甚至也不能与查询重名)。表名可以是包含字母、汉字、数字和除了句号以外的特殊字符、叹号、重音符号或方括号的任何组合。如:XSDAXJGL_班级、XJGL_班级2等为合法表名。

字段名。一个二维表由多列组成,每一列称为字段,列的名称称为字段名。字段的名称可以由字母、数字和空格构成,最多可以包含64个字符,同时字段名称在表中必须是唯一的,不允许有重复的字段名出现。每列存放数据的数据类型相同,每列的数据类型称为字段的数据类型,如学号、文本型,分数、数字型等。

关键字,也称为主键。关键字是能唯一标识表中的每一条记录的一个或多个字段的组合。例如,学生表中“学号”可以唯一标识每一条记录,则“学号”就是关键字。

索引。Access中除了“主键”外,还提供了“索引”功能,“索引”可以分为“可重复”和“不可重复”两种。通常在一个表中,选择一个能唯一识别记录的字段作为“主键”,其他的字段可以设定为“索引”,设定“索引”有如下好处。

·可以提高查找及排序记录的速度。

·如果设定为不可重复的索引,在输入数据时,可以自动检查是否重复。

实际上并不是每一个字段都需要设定索引。一般来说,如果当该字段作为查找记录的依据或作为排序的依据时,设定索引可以提高处理速度。

数据类型。在创建表的过程中,我们必须定义表中字段的数据类型。在Access中系统提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接以及查阅向导等数据类型。

①文本。文本是Access默认的数据类型。用来存放汉字、字母或数字等字符组成的数据,长度不能超过255个字符。系统默认的字段大小为50个字符,可以通过设置“字段大小”属性来控制可能输入的最大字符长度。例如学号、电话号码、邮编、姓名等。

②备注。当文本的内容超过了255个字符,通常采用备注字段,例如简历等。备注字段不能作为表的主键存在,也不能够参与排序和索引,最多可存储65 535个字符。

③数字。数字字段主要用来存储进行数学计算的数值数据(除货币型)。该字段可分为字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID以及小数等类型。系统默认数字类型为长整型,可以通过设置“字段大小”属性,定义所需的数字类型,例如成绩、身高等。

④日期/时间。日期/时间字段用于存储日期、时间或日期时间的组合的数据类型。它包括常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间以及短时间等数据格式,在系统中每个日期/时间字段需要8个字节的存储空间,例如出生日期、入学日期等。

⑤货币。货币字段主要用来存储货币的值,是数字数据类型的特殊类型。在输入货币型数据时,用户不必输入货币符号和千位分隔符,Access会自动显示这些符号,并添加两位小数到货币字段中。可以存储的小数部分为4位,左边可以是15位,而且当小数部分的数据多于2位时,Access具有四舍五入的功能。

⑥自动编号。自动编号类型属于数字型数据,以长整型的形式存储,当向表中添加数据记录时,Access会自动地填写这种字段,可以顺次加1或用一个随机产生的长整型数据来填充,具体的做法取决于用户对新值属性的设置,例如出货单编号等。

⑦是/否。是/否字段用来存放逻辑值(是或否,真或假),它是针对包含两种不同取值的字段而设定。数字逻辑值-1为Yes(True),0为No(False),使用格式属性可以将Yes/No字段的值显示为Yes或者No、真或假、开或关、1或0(你还可以使用任何非零值代表真)。逻辑字段可以被索引但是不能作为关键字字段,例如婚否、性别等。

⑧OLE对象。主要用来存储大对象,包括位图图形,矢量类型(绘图、声音文件和其他ActiveX组件应用创建的二进制数据等),最大容量可达1GB。但是OLE对象字段不能用作索引,例如照片、统计图等。

⑨超级链接。超级链接字段用于存储Web页面HTML文档的地址。点击“超级链接”字段,Access则启动Web浏览器并显示所指向的Web页面;选择“插入”“超级链接”,便可以添加一个超级链接地址,例如网址、窗体等。

⑩查阅向导。查阅向导用于创建从其他表中查阅数据的查阅字段,通过一系列的向导对话框进行创建。使用查阅向导可以显示两种表中的字段:

·从已有的表或查询中查阅数据列表,表或查询的所有更新都会反映在列表中;

·存储一组不可更改的固定值列表。

下面以表9-1内容为例,设计“学生表”结构(详见表9-2)。

表9-1　学生表

表9-2　“学生表”结构

(2)记录

一个二维表由多行组成,每一行都包含完全相同的列,列中的数据值可能不同。在Access中,表的每一行称为一条记录,每条记录包含完全相同的字段。例如,学生表中各字段对应的每一行完整的数据就是一条记录。

2.创建数据表

可以使用“表向导”和“设计视图”两种方式创建表。表向导方法比较简单,这里只介绍采用设计视图创建表的方法。

【案例9-2】在Access数据库中创建数据表。

【案例要求】(www.xing528.com)

在xsgl.mdb数据库中创建“学生表”,数据和结构见图9-5、图9-7。

【案例操作】

(1)打开xsgl.mdb数据库,切换至“创建”选项卡,单击功能区“表格”组的“表设计”按钮,打开“表设计”窗口。

(2)在“字段名称”框中输入字段的名称;在“数据类型”框中选择字段中存储的数据类型;在“说明”框中输入字段的相应的说明信息(也可省略)。在下方的“常规”和“查阅”选项中,输入相应的信息。

(3)重复上述步骤,完成图9-5“学生表”结构所有字段的设置。

(4)选择“学号”字段,再单击工具栏上的“主键”按钮,设置该字段为主键。

(5)性别数据类型改为查阅向导,选择自行键入所需的值:男,女。

所有字段完成后的效果如图9-7所示。

图9-5　新建“学生表”结构

(6)选择“文件”选项卡中的“保存”命令,或单击快速访问工具栏上的“保存”按钮,打开“另存为”对话框,如图9-6所示,输入表的名称:“学生表”,然后按下“确定”按钮,完成“学生表”的创建。

图9-6　表“另存为”对话框

★注意:如果保存表之前,没有定义主键字段,Access会自动询问是否由系统自动添加一个主键,单击“是”按钮,则自动添加一个名为“ID”的字段作为主键;单击“否”按钮,则不需要自动添加主键字段,此例中不自动添加“ID”。

(7)单击“设计”选项卡中“视图”中的“数据表视图”选项或单击窗口右下角“视图选择器”中的“数据表视图”按钮,打开浏览窗口,按照图9-7输入“学生表”数据,结果如图9-7所示。

图9-7　输入“学生表”数据

(8)右击“学生表”标签→“关闭”,关闭该窗口,完成“学生表”数据输入。

3.记录的操作

(1)追加一个记录

在数据表中最后一个记录的选择按钮上有一个星号,该星号用来表示这是一个假设追加记录,如果用户以只读的方式打开数据库,则假设追加记录不会出现。当用户将光标放到假设追加记录中的某个字段,输入记录的内容,就可以追加一个记录。

(2)OLE对象的输入

当表中含有OLE对象的字段时,通常可以用剪切板粘贴过来,或使用快捷菜单命令“插入对象”的方法向该类字段中输入数据。

一个OLE对象类型的字段可以包含位图图像、声音文件、图表、Word或Excel文件等。OLE服务器支持的任何对象都可以存储在一个Access OLE字段中,OLE对象通常被输入到窗体中,以便让用户看、听或者使用该值。当OLE对象在数据表中显示时,可以看到一个描述该对象的文本。实际应用中,经常需要在数据表中存储如照片等类型的字段。

(3)删除记录

在“数据表”视图中最左边一列灰色按钮称为选择按钮,选定记录的操作通常是通过这些选择按钮完成的,具体方法如下。

选择单个记录:单击该记录左边的选择按钮。

选择一组连续记录:选定第一个记录,然后用“Shift+”单击最后一个记录,即可选中两个记录之间的所有记录;也可以用鼠标拖曳来选择多个连续的记录。

删除一个记录的方法是:选定该记录,按键盘的“Delete”键或选择右击菜单中的“删除”菜单,系统将弹出确认对话框,确认后就永久地删除了该记录。从表中删除记录是无法恢复的,记录将永远删除。

(4)修改记录

在“数据表”中,用户可直接修改某个记录的内容,也可以选择一个或一组记录并将它复制或剪切到剪贴板上,然后进行粘贴。

(5)排序记录

数据开发环境的一个基本功能就是排序记录。在默认情况下,Access会按主键的次序显示记录,如果表中没有主键,则以输入的次序来显示记录。如果排序记录的关键字段上设置了索引,则排序过程会更快。如果索引存在,Access会自动地使用索引来加速排序,这个过程称为查询优化。

在排序的关键字段的任意位置单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“升序”或“降序”,可将记录按该关键字段排序。这种操作方法不能实现多个关键字段的排序。