体育管理信息系统原理与应用：事实发现技术

事实发现技术也就是收集信息、建立系统模型的技术基础。通常采用的事实发现技术有：研究客户现有工作资料、体验客户工作、调查问卷、访谈、原型法、联合需求计划（joint requirements planning，JRP）、研究问题领域等方法。

在调查的过程中需要采集用户的各种数据，其中有很多数据可能会涉及企业的商业秘密和用户的隐私，这个时候项目组要保证这些数据的安全，确保数据不会因为各种原因外泄，这是开发人员必要的职业素养。

1.研究客户现有工作资料

系统分析人员应该收集的第一个文档是企业的组织结构图，了解企业文化。然后通过会议记录、调查、笔记、工作度量检查、顾客投诉、描述问题的各种报告资料，了解导致该项目的原因。

为了开发出适合客户将来进一步发展的系统，还需要了解客户相关业务的政策（因为其中的内容可能形成系统的约束）、公司的战略计划、下达到各个部门的正式目标客户的标准操作过程、工作要点和日常操作的任务以及相关报告、报表和手册。

如果公司已经在使用某一系统，那么系统分析员还需要检查当前的系统分析、设计、测试、维护等各个阶段的文档，以期发现有利于新系统的新信息。系统分析员需要查看当前系统的文档包括：项目字典和仓储库、流程图、输入/输出、数据库、程序、操作手册和培训手册等文档。

2.体验客户工作

为了深入了解系统，观察和体验客户工作流程是一种采集数据的好方法。这种方法是由系统分析人员到现场观看实际工作场景并且参与到实际工作中。该技术一般用来验证通过其他方法调查得到的数据，当系统特别复杂时，为了得到更加清晰和全面的数据，必须采用观察工作环境技术。

系统分析员为了得到正确的数据，在进行观察和体验客户工作之前需要做一些准备工作，还要遵循一些注意事项。这些注意事项包括：确定执行观察体验任务的人员、内容、角色、时间、方式；要预先通知将要被观察的工作人员，通知观察的目的，叮嘱他们按正常工作流程工作，忌讳打断工作人员的工作；要随时记笔记，忌讳在事先做一些假设。

用这种技术的优点还是很显著的。系统分析人员可以准确地观察和体验到正在进行业务，这样系统分析人员就可以验证使用其他方法描述的任务是否准确和完整，从而得到准确的数据。同时，其他事实发现技术都需要占用工作人员的时间、复制各种资料等各种资源，但是观察的成本是最低的。

但是这种技术依然有自己的不足之处，例如：很多正在工作的员工不喜欢他人插手他的工作，因此当其他人员插手或者观看他的工作时，可能会打乱他的工作节奏，就有可能与平时的工作表现不同。也有可能某项工作的操作在平时非常复杂，但是在系统分析员体验的时候却遇到操作比较简单的情况等问题。因此观察和体验工作环境这种技术还需要与其他技术配合起来使用。

3.调查问卷

调查问卷方法是通过调查问卷的方式进行调查的一种事实发现技术。调查问卷又称调查表或询问表，是以问题的形式系统地记载调查内容的一种印件。调查问卷可以是表格式、卡片式或簿记式，可以大量发送，因此可以从许多不同的人员处得到相应的数据。不过，系统分析人员应该避免使用这种事实发现技术，因为许多人认为调查问卷是一种不适合管理信息系统项目的调查方法。问卷设计时应当遵循一定的原则和程序，运用一定的技巧，即能将问题传达给被问的人和使被问者乐于回答。调查表例子如表5-1所示，在这里就不再赘述。

4.联合需求计划

联合需求计划（Joint Requirements Planning，JRP）亦称联合需求规划，是联合应用开发（Joint Application Development，AD）技术的一个子集，它的基本思想是通过召开一系列高度结构化的小组会议，快速地分析问题、定义系统的需求。它是与终端用户、管理者的单独访谈，是一种传统的事实发现技术。

大多数JRP会议会期大概在3～5天，为了在这短短的几天内集中收集需求，在JRP会议前，系统分析员必须和发起人确定组织对每个JRP会议的要求和期望，协商决定在JRP会议中讨论议题的范围。最后，在准备过程中，系统分析员必须确认发起人对会议必需的人员、时间以及其他必要资源的承诺。策划一个JRP会议包括三个步骤：选择JRP会议地点，选择JRP与会者，准备JRP会议议程。具体情况如下：

（1）JRP的会议地点和设施(www.xing528.com)

为了让与会者集中精力考虑组织信息系统的问题及其他JRP会议的相关活动，避免在日常工作地点经常被一些事情打断，JRP会议不应该在客户的工作场所举行，并且所有参会者不能无故缺席、迟到或者早退。

JRP会议室除了要有能容纳所有与会者的主会议室以外，还要有一些小的会议室，以便分组讨论一些特殊问题和议题。会议室除了通常会议所必需的电脑、桌子、椅子、黑板、幻灯机、投影仪等设备外，记录员的电脑中还应该有支持各种文本的不同软件以及设备，包括CASE工具、文字处理软件（word）、电子表格（Excel）、演示工具（PowerPoint）、原型开发软件，设备工具包括复印打印设备等。

（2）JRP的参会者

JRP技术是通过举行会议来分析问题和确定需求。在使用JRP技术时，必须有许多人参与。在这些JRP的参加人员中，应该包括下列一些角色：

主办者：会议主持人，负责这次JRP的举行，提出问题供大家讨论。选择一个合适的主持人也是这些人应该首先考虑的。最好的情况就是组织内部有一个有经验的JRP主持人，因为他对组织相对组织以外的人要熟悉得多。如果没有，则要另外请经过必要培训的人来主持JRP会议。也有许多公司宁愿从外部聘请一个有经验的主持人，以免会议中因为主持人的原因而对一些问题产生偏见。

指导者：高层管理人员，用于监督、指导和管理JRP的进行。

记录员：记录会议的内容。会议也需要选择多个记录员。由于会议议题很多，还可能有多个分会场，并且强度也较高，因此记录员必须有充分的相关技巧（Word，CASE等），通常可从组织的IT部门选择。这些记录员的分工也是不同的，其中一个记录员专门负责记录会议展示的相关材料，其他记录员负责记录会议中讨论的诸如发展数据模型、流程处理模型及原型等技术需求和问题，这样就大大提高了工作效率。

IT专家：目标系统项目开发小组的成员。他们的职责就是听取员工和管理者的需求。通常涉及系统项目的IT人员都应该参加JRP会议。当会议中遇到一些特别的技术问题时也应该由IT专家来加以解释。

用户和经理：系统分析员要和管理者一起从组织内部挑选一定数量的员工，这些员工应是涉及各个部门、有代表性并能清楚地表达相关问题的人员。

（3）准备JRP会议议程

充分的准备是JRP会议成功的关键。JRP主持人必须准备好整个会议的议程并在会议前发放到每个与会者手中。议程中应该包括每次会议的议题、时间及地点等内容。

议程分3个部分：开始、讨论和结束。在开始时应该强调会议的目的、规则并调动与会者的积极性。讨论部分应该充分调动每个人对议题充分发表意见和看法并尽量达成一致，可以采用头脑风暴法。最后结束部分应该对会议做出总结并提醒全体人员还没有解决的问题。

JRP会议的成功很大程度上取决于JRP会议主持人及其计划与主持JRP会议的能力。联合需求计划作为一种调查研究和开发方法具有许多优点，例如JRP积极地将用户和管理人员引入开发项目中，通过用小组会议代替传统的、耗时的一对一地与每个用户和管理人员面谈，从而减少了开发系统所需的时间；把原型化技术包括进来，作为一种证实需求和获得设计建议批准的手段；小组会议有助于获得用户和管理人员的一致意见，解决互相矛盾的信息和需求。

5.研究问题领域

管理信息系统分析人员应该与有经验的公司进行访谈或类似软件系统，以便了解如何解决项目中的问题。如果这些公司愿意合作，那么系统分析人员就可以节省大量的时间和系统开发成本。

还可以通过阅读管理信息系统相关的杂志或图书来寻找解决问题的方法。许多情况下，资料中的案例分析提供了类似问题的解决方案。还可以了解到将要使用的软件包能否解决面临的问题。