计算机文化基础：创建、打开和保存Word文档

1.新建空白文档

在Word 2010中，用户可以建立和编辑多个文档。创建一个新文档是编辑和处理文档的第一步。Word 2010启动后，屏幕上将出现一个标题为“文档1”的空白文档，用户可以立即在此文档中输入文本、编辑文件，常用的新建文档的方法有如下三种：

（1）启动Word 2010，执行“文件”→“新建”→“空白文档”→“创建”命令，建立空白文档；

（2）启动Word 2010，按“Ctrl+N”快捷键，直接建立一个空白文档；

（3）在电脑桌面的空白位置右击，在弹出菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档”选项，在当前位置建立一个缺省模板的空白Word文档。

2.保存文档

（1）保存文档的作用。保存文档的作用是将用Word编辑的文档以磁盘文件的形式存放到磁盘上，以便将来能够再次对文件进行编辑、打印等操作。如果文档不存盘，则本次对文档所进行的各种操作将不会被保留。如果要将文字或格式再次用于创建的其他文档，则可将文档保存为Word模板。常用的保存文档的方法有“保存”和“另存为”两种。

“保存”和“另存为”命令都可以保存正在编辑的文档或者模板。区别是“保存”命令不进行询问直接将文档保存在它已经存在的位置，“另存为”永远提问要把文档保存在何处。如果新建的文档还没有保存过，那么单击“保存”按钮也会显示“另存为”对话框，如图4-17所示。

图4-17　“另存为”对话框

（2）文档的保存位置与命名。在保存Word文档时，应注意两点：第一是文件的存储位置，它包括磁盘名称、文件夹位置，建议对不同类型的文件建立不同的文件夹，以便对文档归类；第二是文件的存储名称，对文件的命名应能体现文件的主体思想，以便将来对文件进行查找。

（3）保存。在Word 2010中，对于新建或修改文档应使用的保存方法有如下几种：

①单击“快速访问工具栏”上面的“保存”按钮；

②执行“文件”→“保存”命令；

③按“Ctrl+S”快捷键，快速保存文档。

选择任一种方法之后，如果是新文件的第一次存盘，则会弹出如图4-17所示的“另存为”对话框，在对话框中，保存位置处设置文件存放的位置；文件名处设置文件的名称；保存类型处设置文件的保存类型。Word 2010文件对应的类型为扩展名.docx。如果文件已经命名，则不会弹出对话框，直接将当前内容保存于磁盘中。

（4）另存为。如果把当前或以前的文档以新的文件名保存起来应使用如下的方法：①打开要另行保存的文档；

②执行“文件”→“另存为”命令，打开如图4-17所示的“另存为”对话框；

③如果要将文件保存到不同的驱动器和文件夹中，先找到并打开该文件夹；

④在“文件名”文本框中键入文档的新名称；

⑤打开“保存类型”下拉列表框，选择文档的属性；

⑥单击“保存”按钮，完成操作。(www.xing528.com)

（5）设置保存选项。执行“文件”→“选项”命令，在打开的“word选项”窗口左窗格中选择“保存”选项，打开如图4-18所示的“保存”选项的设置对话框，可以完成保存文档的相关设置。

①在“将文件保存为此格式”下拉列表框中选择保存文件的默认格式，保存时在不修改保存格式的情况下，word都会按照设置的格式保存文件。

②选择“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，设置“保存自动恢复信息时间间隔”的时间，机器就会自动按照设置的时间自动保存文档。一般自动恢复的时间不要设置过长，以免意外丢失数据。

③在“自动恢复文件位置”和“默认文件位置”处设置文档自动恢复和存放的位置。清除“快速保存”复选框。

3.打开文档

所谓“打开文档”就是打开已经存放在磁盘上的文档。利用“打开文档”操作可以浏览与编辑已存盘的文档内容，打开文档的方法有如下几种：

（1）启动Word 2010后打开文档。启动Word 2010后，执行“文件”→“打开”命令，弹出如图4-19所示的“打开”对话框，选择要打开的文档即可打开。

图4-18　“保存”选项设置对话框

图4-19　“打开”对话框

（2）不启动Word 2010，双击文件名直接打开文档。对所有已保存在磁盘上的Word 2010文档（存盘时文件后缀名为.docx的文件），用户可以直接找到所需要的文档，然后双击该文档名，在启动Word 2010的同时，打开该文档。

（3）快速打开最近使用过的文档。在Word 2010中默认会显示20个最近打开或编辑过的Word文档，用户可以通过打开“开始”选项卡里的“最近所用文件”面板，在面板右侧的“最近使用的文档”列表中单击准备打开的Word文档名称即可。

（4）按“Ctrl+O”快捷键快速打开文档。

4.关闭文档

关闭文档的常用方法有以下几种：

（1）执行“文件”→“关闭”命令；

（2）单击窗口左上角“Word”图标，在下拉菜单中单击“关闭”按钮；

（3）单击窗口右上角的“关闭”按钮；

（4）双击窗口左上角“Word”图标。