《大学计算机文化基础》-Access数据库创建

1.数据库管理系统

实际上，数据库是存于某种存储介质上的相关数据的有组织的集合。为了在计算机中对数据库进行定义、描述、建立、管理和维护，应通过特定的数据库语言进行，这就需要一套支持该数据库语言的系统软件，称作数据库管理系统（DBMS）。一般说，数据库管理系统具有下列功能。

①数据定义功能。DBMS 向用户提供“数据定义语言（DDL）”，用于描述数据库的结构，在关系数据库中其标准语言是 SQL（Structured Query Language），它提供了DDL语句。

图9-6-6　Access 2010 帮助窗口

②数据操作功能。对数据库进行检索和查询，是数据库的主要应用。为此DBMS 向用户提供“数据操纵语言（DML）”，用于对数据库中的数据进行查询，同样SQL 也提供了DML 语句。

③控制和管理功能。除了DDL 和DML 两类语句外，DBMS 还具有必要的控制和管理功能。

在讨论可视化的数据库管理系统（如VFP，Access）时，一般而言，从组成结构上看，DBMS 的特点和功能可以分为三个子系统：设计工具子系统、运行子系统和DBMS 引擎。

设计工具子系统提供设计工具，包括表生成、窗体生成、查询生成、报表生成和过程语言编译器等工具。设计工具子系统与开发人员相关联。

运行子系统提供对设计时产生的程序的执行，它与用户接口。

DBMS 引擎介于设计工具及运行子系统与数据本身之间。实际上，它将根据以上组件的请求，将其翻译成对操作系统的命令，以实现对物理介质上的数据的读写。除此之外，DBMS 引擎还涉及事务管理、锁定、备份和恢复等工作。

2.数据库应用系统

数据库应用系统（DataBase Application System，DBAS）专指基于数据库的应用系统。一个DBAS 通常由数据库和应用程序两部分组成，它们都需要在DBMS 支持下开发。开发一个信息系统，一是要设计数据库，二是要开发应用程序，并且，这二者亦是相互关联的。

3.Access 数据库的基本概念

在关系数据库中，数据元素是最基本的数据单元。由若干个数据元素组成数据元组，若干个相同的数据元组组成一个数据表。所有相关的数据表则组成一个数据库，即关系数据库。

（1）字段

在Access 中，数据元素称为“字段”。一个数据表由若干个字段构成，每一个字段作为数据表的一个列。每个字段必须具有一个唯一的名字，称为字段名。每个字段具有一些相关的属性，这些属性可以赋予不同的值。

（2）记录

在Access 中，数据元组被称为“记录”。一个数据表的一行就是一个记录。记录由若干个字段组成，每一个记录都有唯一的编号，称为记录号。

（3）数据表

在Access 中，具有相同字段的所有记录的集合称为“数据表”。一个数据库中的每一个数据表具有一个唯一的名字，被称为表名。数据表具有一系列的属性，这些属性可以取不同的值，以满足实际应用中的不同需要。

4.数据库的创建

Access 提供了两种建立数据库的方法：一种是使用模板创建数据库，另一种是从空白开始创建数据库。Access 提供了两类数据库的创建，即Web 数据库和传统数据库。

（1）使用模板创建任务管理数据库(www.xing528.com)

①启动Access 2010。

②在启动的窗口的模板类别窗口中，双击“样本模板”，打开“可用模板窗格”，可以看到Access 提供了12 种示例模板。这些模板中，一组是传统模板——罗斯文模板，一组是Web 数据库模板，Web 数据库是Access 2010 新增的功能。如图9-6-7所示。

③选中“联系人Web 数据库”，双击开始创建数据库。

④数据库创建完成后，自动打开“联系人Web 数据库”，并在标题栏中显示“联系人”，如图9-6-8所示。

图9-6-7　Access 2010 样本模板界面

图9-6-8　Access 2010 联系人Web 数据库窗口

创建空白数据库后，根据实际需要，可以添加所需要的表、窗体、查询、报表、宏和模板等对象。这种方法最灵活，可以创建出所需要的各种数据库。

（2）利用空白数据库创建一个宿舍管理数据库

①启动Access 2010。

②在启动的窗口的模板类别窗口中，单击“空白数据库”。在右侧窗格的文件名文本框中，给出了一个默认的文件名“Database1.accdb”，把它修改成“宿舍管理”，如图9-6-9所示。

图9-6-9　空白数据库模板

③单击按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中，选择数据库的保存位置，如保存在“G：＼ 示例文件”文件夹中，单击“确定”按钮，如图9-6-10所示。

④在返回的Access 启动界面上，单击“创建”命令按钮。

⑤这时就开始创建空白数据库。系统自动创建了一个名为“表1”的数据表，并以数据表视图方式打开了这个表1，如图9-6-11所示。

图9-6-10　新建数据库保存位置选择

图9-6-11　宿舍管理数据库窗口

⑥光标此时位于“添加新字段”列中的第一个空白单元格中。现在就可以输入添加数据，或者从另一个数据源粘贴数据。

按照用户事先对数据库的要求，现在就可以开始进行工作表的设计了，Access 数据工作表视图中有两个字段：一个是默认的ID 字段，另一个是添加新字段的标识。