邮件合并功能用于所处理文件主要内容及格式基本相同，但只是具体数据有变化的文档，比如学生成绩报告单、准考证、工资条等。
利用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式，可以满足许多不同客户不同的需求。
1.邮件合并的基本步骤
邮件合并的基本过程主要包括三步。
（1）建立主文档。
主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。在为邮件合并创建个主文档时，需要花点心思考虑下，这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，满足你的要求（就是在合适的位置留下数据填充的空间）。另一方面，写主文档的时候也可以反过来提醒你，是否需要对数据源的信息进行必要的修改，以符合书信写作的习惯。
（2）准备数据源。
数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源，如Excel表格等。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。
在Excel表格中如果有标题，要用为数据源，应该先将其删除，得到以标题行（字段名）开始的Excel表格。
（3）将数据源合并到主文档中。
利用邮件合并工具，我们可以将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。
2.创建邮件合并
（1）在Word中打开主文件，在“邮件”功能区的“开始邮件合并”工具组中，单击【开始邮件合并】|【信函】命令，如图2.1.128所示。
图2.1.128 创建邮件合并
（2）在“邮件”功能区的“开始邮件合并”工具组中，单击【选择收件人】|【使用现有列表】命令，如图2.1.129所示。(www.xing528.com)
图2.1.129 选择收件人
在打开的“选择数据源”对话框中选择创建好的数据源（如Excel文件），单击【确定】按钮，关闭对话框。
（3）先将光标定位在需要插入合并域的位置上，在“邮件”功能区的“编辑和插入域”工具组中，单击【插入合并域】按钮，打开“插入合并域”对话框，如图2.1.130所示。
图2.1.130 插入合并域
（4）在对话框中选择需要插入的合并域，单击【插入】按钮，再单击【关闭】按钮，完成一个合并域的插入。
（5）重复以上操作，插入所有的合并域。
（6）在“邮件”功能区的“完成”工具组中，单击【完成并合并】|【编辑单个文档】命令，如图2.1.131所示。
图2.1.131 编辑单个文档
（7）在弹出的对话框中选择“全部”记录，并按【确定】按钮，如图2.1.132所示，完成邮件合并。
图2.1.132 完成邮件合并
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