学生成绩通知单批量制作方法

任务情境

期末考试结束后，中小学班主任需要将学生的成绩汇总后，打印出学生成绩通知单。现在，王老师就有这么一个任务，让我们一起看看，怎样批量地制作学生成绩通知单。最终完成效果如图3-3-1所示。

图3-3-1　批量生成成绩单效果图

任务分析

◆理解邮件合并的相关概念

◆创建Word模板文件

◆创建Excel数据源文件

◆运用邮件合并功能制作学生成绩单

知识准备

1.邮件合并

用户在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，一般都会采用“邮件合并向导”来实现，采用分步完成的方式进行，因此更适用于邮件合并功能的普通用户。

1）主文档与数据源文档

在Word中，先建立两个文档，第一个是包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等），第二个是包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，既可打印出来，也可用邮件形式发送出去。

2）域

域是文档中的变量。域分为域代码和域结果。域代码是一组嵌入文档中的指令代码，由域特征字符、域类型、域指令和开关组成；域结果是域代码所代表的信息。域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。使用Word域可以实现许多复杂的工作，主要有：自动编页码、图表的题注、脚注、尾注的号码；按不同格式插入日期和时间；自动创建目录、关键词索引、图表目录；插入文档属性信息；实现邮件的自动合并与打印；执行加、减及其他数学运算；创建数学公式；调整文字位置等。

文档中域的插入有两种方式：自动插入域和手动插入域。自动插入域一般是在文档中使用特定命令时如插入页码、总页数等文档构建基块时自动进行。例如图3-3-2所示，将标题添加到了页眉。

图3-3-2　插入文档属性“标题”到页眉

手动插入域的步骤如下：

①将光标定位于文档中需要插入域的位置。

②打开“插入”选项卡，单击“文本”组中的“文档部件”按钮，在下拉列表中选择“域”。

③在打开的“域”对话框中，根据需要选择域的类别、域名，设置相关域的属性，然后单击“确定”按钮。如图3-3-3所示为插入“当前日期”域。

说明：单击“域”对话框左下角的“域代码”按钮，可将切换到域代码；鼠标右键单击插入的域，可在弹出的快捷菜单中实现更新域、编辑域等操作。

图3-3-3　手动插入“当前日期”域

任务实施

创建Word模板文件和EXCEL数据文件，通过邮件合并功能批量生成学生成绩通知单。

1.创建Word模板文档

参照下图3-3-4所示，创建Word模板文档。

图3-3-4　WORD模板文件

2.创建Excel数据文件(www.xing528.com)

参照下表3-3-1所示，创建Excel数据源文件。

表3-3-1　Excel数据源文件

3.合并Word文档中

1）“打开Word模板文档”→“邮件”→“开始邮件合并”→“普通Word文档”→“选择收件人”→“使用现有列表”→“选择Excel数据源文件”，如图3-3-5所示。

图3-3-5　选择“普通Word文档”及选择“Excel数据源文件”

2）打开“邮件合并选项卡”→“插入合并域”，如图3-3-6所示。

图3-3-6　插入合并域到文档中对应的位置及插入合并域后的效果

3）单击“预览结果”，查看合并后的效果。如图3-3-7所示。

图3-3-7　预览结果选项及预览结果显示

4）单击“完成并合”，生成最终的文档，或合并后直接打印文档。如图3-3-8所示。

图3-3-8　合并到新文档及合并到新文档后打印

5）查看合并后的新文档，如图3-3-9所示，新文档自动以“信函1”作为文件名。

图3-3-9　合并后的文档效果图

知识拓展

1.运用邮件合并批量制作奖状

邮件合并功能运用广泛，除了批量制作成绩单外，还可用于批量制作准考证、奖状等，现介绍怎样批量制作奖状的方法。

1）首先准备数据源文件，此处可选用Excel电子表格文件。如图3-3-10所示。

3-3-10 b164据源文件

2）自行设计和制作奖状模板，参考如图3-3-11所示。

3-3-11 奖状模板文件

3）在Word主文档中添加获奖员工个人信息，如图3-3-12所示

3-3-12 添加员工信息

4）批量生成奖状并打印。