旅行社计调部工作常规流程

（一）接待计划的内容

计调部的业务基本上都是围绕着相关的旅游接待计划来进行的。一份完整的接待计划通常包括旅游团的基本情况和具体要求、日程安排和游客名单三个主要部分。

1.旅游团的基本情况和具体要求

（1）团名、团号、组团社名称。

（2）团队人数。

（3）团队类别：考察团、观光团、疗养团、会议团等。

（4）团队服务等级：豪华团、标准团、经济团。

（5）自订和代订项目。

（6）用餐要求，如有素食者或其他用餐特殊要求的需另外注明。

（7）对地陪的要求：如语种、水平、性格等。

（8）如需全陪，其姓名和联络方式等。

（9）组团社负责人姓名及联络方式。

（10）接待各方联系人的姓名及联络方式。

2.日程安排

（1）游览日期。

（2）出发城市和抵达城市。

（3）各目的地之间所使用的交通工具（飞机、轮船、火车等）及具体的抵离时间。

（4）在各地安排的主要参观游览项目、餐饮及风味品尝、文娱活动和其他特殊要求的内容。

（5）住宿情况（需详细注明住宿的地点，如酒店的名称或是在某种交通工具上）等。

3.游客名单

游客名单中，需列明旅游者的姓名、性别、国籍、生日、身份证号码或护照号码、分房要求（单人间或双人间）等相关资料。此外，对于有特别要求的重点团队，还应注明客人的身份、游客领队的电话和姓名以及接待安排时需注意的其他具体事项。

（二）计调部工作的常规流程

在对接待计划有了全面、详细地了解之后，计调人员就需要围绕计划进行逐项、分步骤的落实。常规的业务流程通常包括：

1.接收计划

计调部在接收到外联人员和各组团社递交的旅游计划后，要进行及时地处理，分门别类、编号登记，并按照轻重缓急的顺序及时送报相关领导、财务以及计划中涉及的有关合作部门或机构。具体分类和编号方法可视本公司或部门规定自定。(www.xing528.com)

2.发送计划

计调部应将分类整理好的计划，提前发送给民航、铁路、车船公司、酒店以及本社订票中心、导游部等相关单位或部门，以便其能够及时了解接待计划，做好充分的接待准备工作。具体提前的时间，视团队和市场情况而定，最好做到及时发送。

3.确认计划

为了确保接待计划的顺利实施，杜绝各种责任事故的发生，计调部要对所发送的计划进行逐一地书面确认，以使各接待部门明确自己的接待任务并做好相关的落实工作，这是计调部业务流程中至关重要的一个环节。同时，要求其工作人员必须认真负责、耐心谨慎，并坚持书面确认的原则，以做到无一疏漏。具体内容包括：

（1）行：确认行程中各种交通工具的具体标准和相关票务的预订等；

（2）游：确认相关的陪同人员以及景区门票的购买等；

（3）住：确认各酒店星级、位置、名称和用房天数及间数（单间、双人间、陪同床）等；

（4）食：确认各用餐地点、标准和人数，并注明是否有其他特殊用餐要求等；

（5）购：确认购物地点、次数和是否有购物限制要求等；

（6）娱：确认相关娱乐项目的安排等。

4.更改计划

旅行团在旅游过程中，可能会发生各种变化，这就需要计调人员及时完整地以书面形式通知各相关单位和部门，并将签收、确认后的变更单按时间顺序与原计划存放在一起，以备查阅。其变更的内容主要包括：

（1）人数的增加或减少；

（2）因人数的变更引起的其他相应变更；

（3）交通工具的更改，如航班抵离时间发生变化等；

（4）因交通工具或时间的变更，相应的用餐时间和地点及其他方面的调整等；

（5）其他内容的变更，如突发事件引起的相关变化等。

5.归档计划

旅行团行程结束后，还需进行结算、统计等后续工作。这就要求计调部门必须将相关的记录作为原始资料归档收存，建立团队业务档案库，通常留存的时间是2～3年。

6.统计计划

为了更好地发展业务，扩大市场份额，适应市场变化，在日益激烈的市场竞争中立于不败之地，旅行社必须对各项经营活动进行认真全面的统计，并进行科学有效的分析，从而及时调整经营方针与经营策略。因此，影响旅行社经营情况的一切数量关系，均是计调部统计工作的内容，具体包括：

（1）客源统计：对客源情况的统计分析，主要是将本社一年内或各个月份接待的人数、天数，各客源国（地区）的客源数量、客源流向、淡旺季的分布等旅游现象数量方面的资料，通过图表形式形象、清晰地反映出来，以利于决策部门从中发现问题、找出规律，更好地开拓市场。

（2）合作单位情况统计：由于旅行社与民航、铁路、汽车公司、饭店、餐厅、旅游景点、定点商店等方面都建立有长期并且相对稳定的合作关系，因此，这就有必要对各单位的合作情况进行全面地统计分析，以便今后更好地进行彼此间的合作。