2月18日 星期六
从今天开始，局里要求新进实习人员每周周末参加业务培训，为期一个月。我们秘书首先要过的当然是公文关了。
今天一上课，老师就宣布让我们看一篇锻炼智商的公文。
原文：
关于要求拨给赴粤参观学习所需经费的报告
县政府××副县长：
根据××地区检察分院××××年4月20日下发的《关于组织县（市）院检察长赴粤参观学习的通知》中的要求：“参观时间拟定5月中旬，经费由单位承担，每人预交一千元，在5月初将此经费汇分院办公室。”为解决此经费，我院研究预交罚没款一千元。请财政局给予拨回一千元。
当否，请批示。
××县人民检察院
××××年×月×日
送：财政局
这确实是一篇令人费神的公文。
这篇公文有多处错误：
1．文种不妥。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“向上级机关请求指示、批准，用‘请示’。”从内容看，上述公文显然符合这条要求，它要求上级批复，应用“请示”。日常工作中，人们常把“请示”说成“报告”，实际上是不规范的。(www.xing528.com)
2．标题中“粤”应改为“广东”。《国家行政机关公文处理办法》规定：“在使用简称前应先用全称，并加以说明。”从全文看，这则公文没有必要用简称，此处用简称大概是受上级来文的影响。另外，标题中“拨给”改为“解决”更好，因为这是向县政府请示，而拨款部门是财政局，况且“解决”更为庄重。
3．主送机关应改为“县人民政府”。主管财贸部门工作的副县长仅是代表政府行使职权，直接主送个人不符合行政手续，如果抄报给x x副县长倒也可以，但此文会由政府秘书呈交主管领导，不抄报也是可以的。
4．上级来文应附件上呈，以作要求拨款的依据。
5．文句不通。第一、二两句虽不通，但人们还可理解。第三句则有歧义。原意是从罚没款中预交一千元，但也可理解为检察院交被罚款。第四句也欠妥，既然向县政府请示，又怎么是“请财政局给予拨回一千元呢”？
综上，这则公文可修改如下：
关于要求解决赴广东参观学习所需经费的请示
××县人民政府：
根据××地区检察分院×字×号《关于组织县（市）院检察长赴粤参观学习的通知》要求，我院将派一名检察长参加5月中旬的参观学习，需预交经费一千元，但目前我院行政经费无力解决。经院研究，拟从罚没款中预交一千元。恳请县政府批准将此款通过财政拨回我院为盼。
当否，请批复。
附件：××地区检察分院《关于组织县（市）院检察长赴粤参观学习的通知》
××县人民检察院
××××年×月×日
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