文秘新手成长记-小档案中的大商机

5月11日　星期五

某年5月，德国T·A公司远东办事处总负责人罗伯特先生委托新疆腾飞毛毯厂加工一批地毯。合同签订后，他透露了还想加工一批装饰挂毯的意向，但这种装饰挂毯的图纸没有带来，表示以后拿来图纸再作具体商谈。

该毛毯厂深知，在外贸业务中，这样大宗生意随时都可能被别人抢走。根据罗伯特对挂毯款式、规格的介绍，厂长联想起该厂曾在前一年加工过一批与罗伯特先生要求相近的装饰挂毯。于是厂长立即派秘书到厂档案室查找，档案工作人员根据案卷目录，迅速调出了这批装饰挂毯的图纸。厂长请罗伯特先生审看，并表示可以根据这套图纸，再结合他的要求设计出一份合格的图纸来。罗伯特先生听后表示了极大的兴趣，同意先让技术科的技术人员设计出一份草图来看看。厂技术人员依据档案图纸，略加修改，仅用一个多小时，就把一份装饰挂毯设计图纸摆到了罗伯特先生面前。罗伯特先生看后，兴奋地连声说：“奇迹，奇迹，几乎完全一样。”当即与该厂增签了一批价值120万美元的加工合同。就这样，一套图纸档案为该厂赢得了一笔大生意。

这是一个利用档案取胜的典型事例。(www.xing528.com)

事实告诉我们，企业强调改善生产经营和投资环境，不能把眼光只盯在改善硬件设施上，对诸如健全档案工作等配套的软件设施也必须紧紧跟上。企业档案是企业活动的真实记录，是企业进行生产、经营、质量、成本、技术、财务工作的必要条件。它可以帮助企业进行科学的决策和管理，更好地帮助企业树立形象，建立企业声誉，从而使企业在市场竞争中立于不败之地。企业档案工作的好坏，直接关系企业的经济利益和正当权益。

本例中，腾飞毛毯厂档案管理工作是十分科学的，档案工作人员根据案卷目录，迅速调出了装饰挂毯的图纸，使企业的生意由小做大。档案检索速度快、内容准，说明该企业在管理档案的时候，基础性的工作做得很扎实。首先，档案收集得齐全完整；其次，档案保管安全；最后，建立了完备有效的检索系统。这些都为今后充分利用档案，大力开发档案信息资源打下了良好的基础。

只有科学地保存、管理档案，大力开发、利用档案，企业的生产经营等各项活动才能有序、高效地进行。