7月4日 星期三
一次，某市召开拥军座谈会，到会人数为28人。为方便工作，密切地方与部队的关系，领导决定，会议结束后共进晚餐。负责这次接待工作的袁科长，根据领导指示和宴会惯例安排桌次座位，设3桌（圆桌），餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。地方和部队的主要领导在主桌，面向门口，背靠墙的为上坐，上坐正中间位置为第一主人座位，正对面为第二主人座位。第一主人和第二主人的左右两边分别为第一、二、三、四客人座位。为方便服务，地方主管接待工作的领导人安排在第一客人的右边就座，其余主人客人按级别适当安排。2、3号桌也按此程序安排，桌上都摆好入席人员座位名签。安排好后请主管领导检查，领导人看了很满意。但没想到，这次座谈会时间紧，与会人员名单确定得晚，在拟宴席座位方案送领导人审批时又做了两次调整修改，秘书在抄写中漏掉了应编在主桌的部队王副师长。入席时，站在旁边的袁科长突然看见王副师长在找座位，在场的同志也都紧张起来……
袁科长应该怎么办？我们从中应当吸取什么教训？这是我们秘书人员应该思考的问题。
接待工作往往任务急、时间紧，要求负责接待的秘书人员工作要及时准确，保证万无一失。本例中，由于秘书一时疏忽，接待名单中漏掉了王副师长这位重要的客人，如不采取及时的补救措施，后果相当严重。此时，王副师长已至，作为负责这次接待的袁科长应当首先去迎接，并主动将其引导到1号桌位，由于事先安排中曾经在主桌安排了主管接待的领导人，可将其引至这个位置就座，并适时抽走原来的名签，之后可将主管接待的领导人调到第二席入座。
在接待过程中，因疏忽而导致主要客人座位漏编，虽然采取了补救措施，避免了失礼，但也是个失误，应该从中吸取教训。这说明，接待工作一定要考虑得全面周到，工作必须细心扎实，要预先考虑到可能出现的情况，并做出应对措施。在具体工作中应注意以下几点：(www.xing528.com)
首先，接到任务后，要摸清情况，其中包括单位、姓名、性别、职务；编印名单时，按名单编桌次座位。
其次，反复核对。其方法是，先将写好的席位名签与编印的名单核对，再拿编印的名单与摆好的席位名签核对。
最后，为避免因特殊情况来宾变动而引起的工作忙乱，在来宾到来之前，再与来宾单位联系核对一次。这样，就可以保证接待工作不出错漏，做到万无一失。
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