7月4日 星期三
一次,某市召开拥军座谈会,到会人数为28人。为方便工作,密切地方与部队的关系,领导决定,会议结束后共进晚餐。负责这次接待工作的袁科长,根据领导指示和宴会惯例安排桌次座位,设3桌(圆桌),餐厅正面靠墙为主桌,编1号,靠入口处为2、3号桌,摆成三角形,突出主桌。地方和部队的主要领导在主桌,面向门口,背靠墙的为上坐,上坐正中间位置为第一主人座位,正对面为第二主人座位。第一主人和第二主人的左右两边分别为第一、二、三、四客人座位。为方便服务,地方主管接待工作的领导人安排在第一客人的右边就座,其余主人客人按级别适当安排。2、3号桌也按此程序安排,桌上都摆好入席人员座位名签。安排好后请主管领导检查,领导人看了很满意。但没想到,这次座谈会时间紧,与会人员名单确定得晚,在拟宴席座位方案送领导人审批时又做了两次调整修改,秘书在抄写中漏掉了应编在主桌的部队王副师长。入席时,站在旁边的袁科长突然看见王副师长在找座位,在场的同志也都紧张起来……
袁科长应该怎么办?我们从中应当吸取什么教训?这是我们秘书人员应该思考的问题。
接待工作往往任务急、时间紧,要求负责接待的秘书人员工作要及时准确,保证万无一失。本例中,由于秘书一时疏忽,接待名单中漏掉了王副师长这位重要的客人,如不采取及时的补救措施,后果相当严重。此时,王副师长已至,作为负责这次接待的袁科长应当首先去迎接,并主动将其引导到1号桌位,由于事先安排中曾经在主桌安排了主管接待的领导人,可将其引至这个位置就座,并适时抽走原来的名签,之后可将主管接待的领导人调到第二席入座。
在接待过程中,因疏忽而导致主要客人座位漏编,虽然采取了补救措施,避免了失礼,但也是个失误,应该从中吸取教训。这说明,接待工作一定要考虑得全面周到,工作必须细心扎实,要预先考虑到可能出现的情况,并做出应对措施。在具体工作中应注意以下几点:(www.xing528.com)
首先,接到任务后,要摸清情况,其中包括单位、姓名、性别、职务;编印名单时,按名单编桌次座位。
其次,反复核对。其方法是,先将写好的席位名签与编印的名单核对,再拿编印的名单与摆好的席位名签核对。
最后,为避免因特殊情况来宾变动而引起的工作忙乱,在来宾到来之前,再与来宾单位联系核对一次。这样,就可以保证接待工作不出错漏,做到万无一失。
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