成为高效秘书：聆听领导、服从指示

教你做个好秘书

1．聆听

领导有指示往下传达，呼唤秘书，秘书应马上来到领导跟前，即使正在处理其他事情，也应立即停止，不可让领导等待过久。上级讲述指示内容时，一定要仔细听记，不能遗漏。一般情况下，不要中途插嘴提问，直到上级说完，再提出未听清的疑惑之处。也可以轻声地说：“我把这段不太清楚的部分，再读一遍好吗？”以便同上级核对。如果上级的指示内容较多，说话的时间较长，不明之处，也可以当即发问：“对不起，打断一下，这个数字你能否再重复一遍？”这需要秘书有良好的听辨能力。良好的判断能力，判断不明之处决定是当即提问，还是稍后再问，还要从卷宗核查而不需再问。

2．复述

将听到的内容复述一遍，以确定是否完整、准确。复述中，对不明之处和难以理解的问题，应向领导请教及时弄懂。对领导的指示，如有不同意见，也可在复述后提出并充分阐述理由，采用讨论的方式以求得共识。当然，如果不能取得共识，秘书要服从领导的意见。

3．领会

无论时间长短，哪怕是从领导办公室直接到下属各部门传达，中间走路的时间也应用来思考，真正领会指示的要旨，以保证传达准确。秘书对领导人的指示必须心领神会，才能准确传达，没领会的东西千万不能传达。

4．传达

这是关键的一环。要求秘书充分发挥说话才能，具有动机灵活处理说话材料的能力。为圆满完成传达任务，需处理好以下几种关系：

在忠于原旨的前提下，根据语境要求考虑详细问题。如内容重复，事关全局，时间又允许时，即详细传达，严格按领导指示的原有内容、讲述顺序，完整地叙述，不允许增添或删除。如果时间紧迫，领导原话又说得很长，就可略述，即以领导原话为依据，对材料加似选择概括，简明扼要地传达。

庄重的场合、重要的内容，可采用宣读口授记录的方式，以示郑重。传达领导的报告、大会发言等，内容较多，也可照记录稿宣读。多数情况下，还是口述为宜，把内容清楚明白地叙述出来。

秘书传达领导指示不能走样。但并不意味着对领导的任何话都原封不动，照本宣科，有时也需在内容上把把关。

为圆满完成传达指示的任务，需注意如下几点：

(1)不能走样(www.xing528.com)

秘书的工作性质，决定了传达指示必须准确无误、原原本本。即使有时作些语言上的加工，但指示精神不可随意改动，这是传达的一条基本原则。

(2)不搀进个人感情

秘书工作的从属地位决定了其不能感情用事。不能因指示同自己想法相悖而反感，应力求培养一种心平气和的态度，表示愿意尽快领会、传达。

例如，传达指示后，对方要求作解释时，应先声明：“我个人认为……”“我个人理解是……”以免与领导的话混淆。因为听传达的人很注意哪些话是领导说的，哪些不是。一般情况下，秘书无须在传达指示后，讲个人意见。只是对方对指示内容有疑要求解释时，可根据指示意愿稍作说明。这样要求，不是剥夺秘书独立思考的权利，而是为了做好领导的服务工作。

(3)不自作聪明

不可强不知以为知，认为“你说的我早就知道了”，“这些办法我早就想到了”等等。如果有这些想法，无异于同领导者之间筑起一道心理障碍。高明的做法是，集中精神静听，听完认真复述，有问题当即提出。不要把提问题视为自己的无能，相反，这恰恰表明了你的认真。

传达指示，更不可自作主张，以显示自己比领导高明。

(4)不拖拖拉拉

信息的价值同传输速度成正比，传送越快，价值越大。如果有关某项活动的指示未及时传达，而活动己结束，再传达就毫无意义了。即使活动未完，但传达不及时，指示的效用也要受影响。

(5)不要盛气凌人

传达领导指示这种特殊工作使秘书处于特殊地位。秘书有时会以领导的代表、代言人身份出现，这更需要谦虚谨慎，切忌以“二首长”自居。

实际工作中，也不乏一些思想浅薄之人。他们传达指示时，盛气凌人，几乎把自己当成领导。这种喧宾夺主的做法必然令人反感。