代收款项的核算，预收款项和代管基金的处理

4．1　代收、预收款项和代管基金的核算

4．1．1　代收、预收款项核算的主要内容

物业服务企业在经营过程中，经常接受有关单位和其他产权人的委托向物业使用人代收预收有关费用和代交有关费用，如代收水电费、燃气费、有线电视费、电话费、清洁卫生费、治安费等。代收费用要按合同规定的时间集中支付给有关单位，并在会计上形成一种单位往来关系。物业服务企业提供代收款项服务的同时，按合同规定收取一定的代办手续费。有时物业服务企业按合同规定向有关单位预收公共性服务费，并按期结算预收款项。

为了正确记录代收款项和预收款项的经济业务，应设置“代收款项”、“预收账款”、“其他应付款”等总分类账户。

1）“代收款项”账户

该账户属于负债类账户，核算物业服务企业因代收代交有关费用等应付给有关单位的款项，如代收水电费、燃气费、电话费、清洁卫生费等。物业服务企业受物业产权人委托收取的房租，也在本账户核算。当企业收到代收的各种款项时，借记“银行存款”“现金”等账户，贷记本账户；交给有关单位时，借记本账户，贷记“银行存款”“现金”等账户。如果收取代办手续费等取得服务收入时，借记本账户，贷记“经营收入”账户。本账户应按代收代交种类设置明细账户。

2）“预收账款”账户

本账户属于负债类账户，核算企业按合同规定向有关单位和个人预收的款项，如企业为物业产权人、使用人提供的公共卫生清洁、共用设施的维修保养和保安、绿化等预收的公共性服务费等。企业向有关单位和个人预收的款项，借记“银行存款”“现金”等账户，贷记本账户；收入实现时，借记本账户，贷记“经营收入”“其他业务收入”账户。有关单位和个人补付的款项，借记“银行存款”“现金”等账户，贷记本科目；退回多付的款项，做相反会计分录。

预收账款情况不多的物业服务企业，也可以将预收的款项直接记入“应收账款”账户的贷方，不设本账户。本账户应按有关单位和个人设置明细账。

本账户期末贷方余额，反映企业向有关单位和个人预收的款项；期末如为借方余额，反映应由有关单位和个人补付的款项。

3）“其他应付款”账户

本账户属于负债类账户，核算企业应付、暂收其他单位和个人的款项，如物业产权人、使用人入住时或入住后准备进行装修时，企业向物业产权人、使用人收取的可能因装修而发生的毁损修复、安全等方面费用的保证金，出租设备、低值易耗品收取的保证金和押金等。发生的各种应付、暂收款项，借记“银行存款”“现金”等账户，贷记本账户；支付时，借记本账户，贷记“银行存款”等账户。本账户应按债权人或应付、暂收款项的类别设置明细账。本账户期末余额，反映企业尚未支付的其他应付款。

4．1．2　代管基金核算的主要内容

1）代管基金的概念

代管基金是指物业专项维修资金管理机构接受业主管理委员会或物业产权人、使用人交存的房屋共用部位维修资金和共用设施设备维修资金。代管基金作为企业长期负债管理。

物业专项维修资金，是指专项用于物业共有部位和共有设施设备保修期满后的维修、更新、改造的资金。

物业专项维修资金的管理实行专户存储、专款专用、所有权人决策、政府监管、公开透明的原则。

房屋共用部位维修基金是指专项用于房屋共用部位大修理的资金。房屋共用部位是指承重结构部位（包括楼盖、屋顶、梁、柱、内外墙体和基础）、外墙面、楼梯间、走廊通道、门厅、楼内存车库等。(www.xing528.com)

共用设施设备维修基金，是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。共用设施和共用设备是指共用上下水管道、共用水箱、水泵、电梯、共用天线、共用照明、暖气干线、消防设施、防雷设施、绿地、道路、路灯、室外停车场、沟渠、池、井、管、游泳池、各类球场等公益性文体设施和共有设施设备使用的房屋等。

2）代管基金的核算

根据财政部和住建部的有关规定，由房地产开发公司按出售商品房造价的2%提取维修基金，并定期转交给业主委员会或物业专项维修资金管理机构（政府成立物业维修专项资金管理中心），并在银行或财政部门开设专户存储。

为了正确核算和监督代管基金的经济业务，应设立“代管基金”总分类账户。

“代管基金”账户属于负债类账户，核算企业接受委托管理的房屋共用设施和共用设备维修基金。当企业收到代管基金时，借记“银行存款—代管基金存款”账户，贷记本账户。

企业收到银行计息通知，属于代管基金存款的利息收入，借记“银行存款—代管基金存款”账户，贷记本账户。

企业有偿使用产权属全体业主所有的商业用房和共用设施设备，应负担的有关费用，如租赁费、承包费、有偿使用费等，应按受益对象，借记“经营成本”、“管理费用”、“其他业务支出”账户，贷记本账户。

代管基金按规定用途使用，应分别以下两种情况进行处理：

①由本企业承接房屋共用部位、共用设施设备大修、更新、改造任务的，实际发生的工程支出，借记“物业工程”账户，贷记“银行存款”“库存材料”等有关账户；工程完工，其工程款经业主委员会或者物业产权人、使用人签证认可后进行转账，借记本账户，贷记“经营收入—物业大修收入”账户；结转已完物业工程成本，借记“经营成本”账户，贷记“物业工程”账户。

②由外单位承接大修任务的，工程完工，其工程款经业主委员会或者物业产权人、使用人签证认可后与承接单位进行结算，借记本账户，贷记“银行存款”等账户。本账户期末贷方余额，反映代管基金的结余。本账户应按单幢房屋设置明细账。

物业服务企业如没有代管基金业务的可不设立“代管基金”账户或科目。当物业服务企业接受业主委托承接物业维修项目，收到物业维修专项资金管理机构转来的维修工程款时，借记“银行存款”账户，贷记“经营收入”账户。

［例4．1］　5月14日，春城物业服务公司代自来水公司收取水费12000元，代供电局收取电费45000元，代天然气公司收取燃气费38000元。向有关部门缴纳代收款项，并按双方合同规定代收服务费按收取款项的1%计算。会计处理如下：

［例4．2］　5月15日，某物业服务公司向物业产权人刘某收取房屋装修保证金1000元；预收某计算机公司清洁卫生费800元。

［例4．3］　6月15日，刘某装修完工，物业服务企业检查发现刘某装修时将楼道外墙面毁坏，刘某又拒绝修复，公司决定没收其装修保证金。

［例4．4］　7月1日春城物业服务公司所属第一物业服务所租用权属业主的公共用房一处，作为办公室，租期1年，年租金18000元，支付租金18000元。

同时，

月末摊销租金时18000元÷12个月＝1500元/月