第二节 编辑数据
编辑数据包括移动和复制单元格数据、撤消和恢复数据、添加批注文字、查找与替换、拼写检查及自动更正。
一、移动和复制单元格数据
移动和复制单元格数据有两种方法。
1．通过鼠标移动
通过鼠标移动单元格数据，其具体操作步骤如下：
（1）选定要移动数据的单元格或单元格区域。
（2）将鼠标置于选定单元格或单元格区域的边缘处，当鼠标指针变成
形状时，按住鼠标左键并拖动，即可移动单元格数据，如图3.2.1所示。
图3.2.1 移动单元格区域数据
2．通过按钮移动
通过按钮移动单元格数据，其具体操作步骤如下：
（1）选定要进行复制或移动的单元格或单元格区域。
（2）单击“工具”栏中的“复制”按钮或“剪切”按钮。
（3）选定要粘贴到的单元格或单元格区域左上角的单元格。
（4）单击“工具”栏中的“粘贴”按钮即可。
二、撤消和恢复数据
有时在编辑的过程中，需要撤消或恢复上一步的操作。下面将介绍如何撤消和恢复数据。
1．撤消数据
撤消刚刚输入的数据，常用以下两种方式：
（1）单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮。
（2）按快捷键“Ctrl+Z”。
2．恢复数据
如果要恢复已经撤消的操作，常用以下两种方式：
（1）单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮。
（2）按快捷键“Ctrl+Y”。
三、添加批注
有时为了对数据进行补充说明，可以为一些特殊数字或公式添加批注。
1．添加批注
为数据添加批注，其具体操作步骤如下：
（1）选定要添加批注的单元格或单元格区域。
（2）选择“插入”→“批注”命令，或按组合键“Shift+F2”，打开批注文本框，如图3.2.2所示。
图3.2.2 显示批注文本框
（3）在批注文本框中输入内容即可。
2．编辑批注与删除批注(www.xing528.com)
编辑批注，其具体操作步骤如下：
（1）单击要修改批注的单元格或单元格区域。
（2）选择“插入”→“编辑批注”命令，此时批注文本框呈可编辑状态，直接修改批注内容即可。
删除批注，其具体操作步骤如下：
（1）单击要删除批注的单元格或单元格区域。
（2）单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令，即可删除批注。
四、查找与替换
如果在一个工作表中，要对相同的批量数据进行更改时，可以通过查找和替换的方式进行修改，这样可以修改彻底，并且可以提高工作效率。
1．查找数据
查找数据，其具体操作步骤如下：
（1）打开需要进行查找和替换的工作表。
（2）选择“编辑”→“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图3.2.3所示。
图3.2.3 “查找和替换”对话框
（3）打开“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，逐一查找内容，单击“查找全部”按钮，将会在“查找和替换”对话框的下方列出全部查找内容，如图3.2.4所示。
图3.2.4 显示所有查找内容
2．替换
替换数据，其具体操作步骤如下：
（1）在“查找和替换”对话框中打开“替换”选项卡，如图3.2.5所示。
图3.2.5 “替换”选项卡
（2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入替换的文本内容，如果要逐一查找并替换内容，先单击“查找下一个”按钮，再单击“替换”按钮，替换文本；如果要替换全部内容，则单击“全部替换”按钮即可。
五、拼写检查
拼写检查即检查工作表中发生的错误，用户可以将缩略语或专用名词输入到词典中，如果在工作表中输入错误时，将自动被检测出来。
拼写检查，其具体操作步骤如下：
（1）选定需要进行拼写检查的单元格区域，如果要检查整个工作表，单击其中任意单元格。
（2）选择“工具”→“拼写检查”命令。
如果在输入的过程中没有发现错误，则会弹出一个没有错误提示框，如图3.2.6所示。
图3.2.6 提示框
如果在输入过程中出现错误，将弹出如图3.2.7所示的“拼写检查：英语（美国）”对话框，提示用户这些词汇不在字典中，并提示一些建议性的词汇供用户参考，如果需要更正检查出的错误，在“建议”列表框中选择正确的拼写，单击“更改”按钮即可。
图3.2.7 “拼写检查：英语（美国）”对话框
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