第四节 编辑演示文稿
演示文稿在创建完成后，往往还需要进行编辑工作。例如向幻灯片中输入文本、插入图片、插入表格等。
一、输入文本
在幻灯片中输入文本一般有两种方式，分别为占位符输入文本和文本框输入文本。
1．占位符输入文本
在新建完演示文稿后，演示文稿的第一张幻灯片通常为标题幻灯片，其中包括两个占位符：一个为标题占位符，另一个为副标题占位符，如图4.4.1所示。如果要选择文本占位符，只需单击要输入文本的占位符，此时，在占位符内出现一个闪烁的插入点，输入文本的内容，在输入文本过程中，PowerPoint 2000会自动将超出占位符的部分内容转到下一行，或按“Enter”键开始新的文本行。
图4.4.1 文本占位符
2．文本框输入文本
当需要在幻灯片中的其他位置添加文本时，这时就可以利用文本框来添加文本，其具体操作步骤如下：
（1）选择“插入”→“文本框”→“水平”或“垂直”命令。
（2）拖动鼠标左键画出所需要的文本框，这时就可以直接输入文本。
（3）如果要对文本框进行换行，可直接按“Enter”键。
（4）在文本框中输入文本之后，单击文本框外的任何地方即可。
二、编辑文本
1．选取文本
如果要编辑文本，先要选取文本，然后才对选取的文本进行设置格式等操作，在选取文本时主要有以下4种方法：
（1）要选取该单词，直接双击即可。
（2）在“大纲”选项卡中，单击幻灯片图标，即可以选取该幻灯片上的所有文本。
（3）将插入点置于占位符中，然后按快捷键“Ctrl+A”，即可选取该占位符中的所有文本。
（4）将插入点置于“大纲”选项卡中，然后按快捷键“Ctrl+A”，即可选取演示文稿中所有占位符中的文本。
2．更改文本字体、字形及字号
当用户在初次输入文字时，这些文字的格式通常取决于当前模板所指定的格式。为了使幻灯片更加美观，可以进行文字格式的设置。选定要设置文本格式的内容，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“字体”命令，将弹出“字体”对话框，如图4.4.2所示。选择所需要的文字格式，单击“确定”按钮。
图4.4.2 “字体”对话框
3．设置段落格式
在演示文稿中，除了可以设置字符的格式外，还可以设置段落的格式。例如，设置段落的对齐方式、段落缩进和行距等。
（1）设置段落的对齐方式。如果要设置段落的对齐方式，可以按以下操作步骤进行：
1）首先选取要对齐的文本。
2）选择“格式”→“对齐方式”命令，弹出如图4.4.3所示的下拉菜单，然后选择相应的对齐方式命令即可。
图4.4.3 “对齐方式”下拉菜单
（2）设置段落缩进。首行缩进
段落缩进指段落与文本区域内部边界的距离。在Power Point 2000中提供了3种缩进的方式：分别为首行缩进、悬挂缩进和左缩进。设置段落缩进主要使用标尺来进行设置。而为了显示标尺，可以选择“视图”→“标尺”命令，即可使其显示，如图4.4.4所示。
图4.4.4 水平标尺上的缩进标记
具体介绍如下：
1）首行缩进：拖动它即可缩进第一行。
2）悬挂缩进：拖动它即可缩进除第一行之外的其他行。
3）左缩进：拖动它即可缩进所有的文本，而不影响刚才设置的首行缩进或悬挂缩进，只是段落整体向右移动。
（3）设置行距。用户除了可以设置段落与段落之间的距离，还可以设置段落中行与行之间的距离，其具体操作步骤如下：
1）选取要设置行间距的段落文本。
2）选择“格式”→“行距”命令，弹出“行距”对话框，如图4.4.5所示。
图4.4.5 “行距”对话框
3）在相应的文本框中输入行距、段前值及段后值。
4）所有的设置完成后，单击“确定”按钮即可。
三、利用图片设置项目符号
PowerPoint 2000在各文本行前默认的项目符号为“”，用户可以利用“项目符号和编号”对话框对其进行修改或对文本进行编号。而且为了使演示文稿更加美观，还可以使用图片作为项目符号，其具体操作步骤如下：
（1）选定要更改的文本，使之以高亮显示。
（2）选择“格式”→“项目符号和编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，如图4.4.6所示。
图4.4.6 “项目符号和编号”对话框
（3）单击“项目符号项”标签，打开“项目符号项”选项卡，可以在其上8个框中选中所要设置的项目符号。单击“编号项”标签，打开“编号项”选项卡，可以设置该文本的编号。
（4）单击“图片”按钮，弹出如图4.4.7所示的“图片符号”对话框。
（5）首先单击所要使用的图片，然后从弹出的快捷菜单中单击“插入剪辑”按钮即可。
图4.4.7 “图片符号”对话框
四、在幻灯片中插入对象
有时为了美化演示文稿，需要在幻灯片中插入一些图片、表格和图表等对象。
1．插入图片
在演示文稿中可以插入“剪贴画”中的图片，也可以插入从其他程序和位置导入的图片。其具体操作步骤如下：
（1）选择“插入”→“图片”→“剪贴画”命令，弹出“插入剪贴画”对话框，如图4.4.8所示。
图4.4.8 “插入剪贴画”对话框
（2）打开“图片”选项卡，选择所需要的图片，即可插入到幻灯片中，单击图片会打开“图片”工具栏，效果如图4.4.9所示。
图4.4.9 插入剪贴画效果
2．插入表格
和在Word中一样，在PowerPoint 2000中也有自己的表格制作功能，使用方式和在Word中基本相同，其具体操作步骤如下：
（1）打开要插入表格的幻灯片。
（2）选择“插入”→“表格”命令，弹出“插入表格”对话框，如图4.4.10所示。
图4.4.10 “插入表格”对话框
（3）在“列数”和“行数”微调框中分别输入表格的列数和行数，单击“确定”按钮，即可在幻灯片中插入表格。
3．插入图表
在幻灯片中插入图表的具体操作步骤如下：
（1）打开要插入图表的幻灯片。
（2）选择“插入”→“图表”命令，打开如图4.4.11所示的“数据表”图表。
(www.xing528.com)
图4.4.11 “数据表”图表
（3）在“数据表”图表中输入所需数据，同时PowerPoint 2000的菜单栏上会出现“图表”菜单项，可以利用它对图表的类型、标题、格式等进行进一步的设置。双击该图表也可以对图表进行重新编辑。
（4）所有的设置完成后，单击图表外的任意区域，即可返回到PowerPoint 2000幻灯片窗格。
4．插入自选图形
在制作幻灯片过程中，经常要插入各种各样的图形，例如圆、箭头和直线等。插入的这些图形完全可以利用Power Point自带的自选图形来完成。其具体操作步骤如下：
（1）选择“插入”→“图片”→“自选图形”命令，打开如图4.4.12所示的“自选图形”工具栏。
图4.4.12 “自选图形”工具栏
（2）在该工具栏中可以选择所需要的图形按钮，单击不同的图形按钮都会弹出相应的下拉菜单，在下拉菜单中选择所需要的命令，然后在幻灯片中拖出所需要的图形。
（3）绘制完成后，还可以对自选图形进行添加文本、动画设置、动作设置和格式设置等操作。
5．录制旁白
如果演示文稿要重复播放或让它自动运行播放，或者演示人员不能到达演示现场，这时就可以为演示文稿录入旁白，其具体操作步骤如下：
（1）选择“幻灯片放映”→“录制旁白”命令，将弹出如图4.4.13所示的“录制旁白”对话框，在该对话框中显示当前的录制信息。
图4.4.13 “录制旁白”对话框
（2）单击“设置话筒级别”按钮，将弹出“话筒检查”对话框，它是用来设置话筒的级别。
（3）单击“改变质量”按钮，将弹出“选择声音”对话框，如图4.4.14所示。在“名称”下拉列表中选择所需的选项，分别为CD质量、电话质量和收音机质量。通过设置它们的属性来改变声音的质量。
图4.4.14 “选择声音”对话框
（4）所有的设置完成后，单击“确定”按钮即可。
五、幻灯片的插入、删除和移动
在制作演示文稿过程中，不管事先大纲规划得多仔细，往往还是要对幻灯片进行插入、删除和移动等操作。
1．插入幻灯片
插入幻灯片的具体操作步骤如下：
（1）选择要插入幻灯片的位置。
（2）单击“常用”工具栏上的“新幻灯片”按钮，弹出“新幻灯片”对话框。在该对话框中选择一种幻灯片样式，单击“确定”按钮即可。
2．删除幻灯片
删除幻灯片有多种方法，主要有以下两种方法：
（1）在“幻灯片浏览”视图中，选中要删除的幻灯片，按“Delete”键即可。
（2）在“幻灯片浏览”视图中，选中要删除的幻灯片，选择“编辑”→“删除幻灯片”命令，即可删除指定的幻灯片。
3．移动幻灯片
有时演示文稿在制作过程中需要调整幻灯片的顺序，这时就可以在PowerPoint中来重组幻灯片的顺序。其具体操作步骤如下：
（1）在“幻灯片浏览”视图中，选中要移动的幻灯片。
（2）鼠标指向被选中的幻灯片上并按住左键进行拖动，这时幻灯片的粗黑框转换成灰色，且在拖动过程中，接近鼠标指针的幻灯片间会有一条灰色的垂直线，如图4.4.15所示。它是所要移动的位置，选定好位置后释放鼠标即可。
图4.4.15 移动幻灯片出现的灰色垂直线
六、设置幻灯片的外观
在PowerPoint 2000中可以为幻灯片设置一致的外观，而且也可以为个别幻灯片设置不同的外观。一般控制幻灯片外观的方法主要有：设置幻灯片背景、更改幻灯片版式、应用设计模板、修改母版和修改配色方案等。
1．设置幻灯片背景
在PowerPoint 2000中，用户可以为幻灯片设置不同的颜色、图案、或者纹理等背景效果，也可以使用图片作为幻灯片背景。设置幻灯片背景的具体操作步骤如下：
（1）选择要设置背景的幻灯片。
（2）选择“格式”→“背景”命令，弹出“背景”对话框，如图4.4.16所示。
图4.4.16 “背景”对话框
（3）单击“背景填充”区域下方列表框右边的下拉箭头，然后从下拉列表中选择所需的背景颜色。如果所需的颜色不在配色方案中，可以选择“其他颜色”和“填充效果”命令，弹出相应的对话框为其设置过渡、纹理、图案和图片等。
（4）设置完成后，返回“背景”对话框。单击“应用”按钮，则将更改应用到当前幻灯片中；单击“全部应用”按钮，则将更改应用到所有的幻灯片和幻灯片母版中。
2．更改幻灯片版式
建幻灯片时，通常需要选择幻灯片的版式，当选定了某种版式之后，还可以进行更改。其具体操作步骤如下：
（1）选择需要更改版式的幻灯片。
（2）选择“格式”→“幻灯片版式”命令，弹出“幻灯片版式”对话框，如图4.4.17所示。
图4.4.17 “幻灯片版式”对话框
（3）在“重新应用当前母版样式”列表中选择所需的版式，然后单击“重新应用”按钮即可。
3．应用设计模板
设计模板中包含配色方案、自定义的格式和标题母版以及字体的样式等。将设计模板应用到演示文稿中时，新模板的母版和配色方案将取代原来演示文稿中的配色方案和母版。其具体操作步骤如下：
（1）打开要应用设计模板的演示文稿。
（2）选择“格式”→“应用设计模板”命令，弹出“应用设计模板”对话框，如图4.4.18所示。
图4.4.18 “应用设计模板”对话框
（3）单击其中一个图标，在右侧的预览窗口中显示其效果。选定后单击“应用”按钮。
4．修改母版
PowerPoint 2000提供了4种母版类型：幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版。其中幻灯片母版和标题母版较为常用。在演示文稿中，幻灯片母版可以使每张幻灯片设置统一的外观，如改变背景、字体、字号、调整占位符大小以及阴影和项目符号样式等。而标题母版可以改变演示文稿中标题幻灯片与其他幻灯片外观不同。以幻灯片母版为例讲述如何修改母版。其具体操作步骤如下：
（1）选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”命令，打开“幻灯片母版”视图，如图4.4.19所示。
图4.4.19 “幻灯片母版”视图
（2）同时也会打开“母版”工具栏，其中有两个按钮：一个是“幻灯片缩图”按钮；另一个是“关闭”按钮，单击它即可关闭“幻灯片母版”视图。
提示：在“幻灯片母版”视图中，还包括5个虚母框标注的区域，分别为标题区、正文区、日期区、页脚区和数字区，它也就是占位符。用户可以选择这些占位符，设置文字的格式。
5．修改配色方案
配色方案由8种颜色组成，用于演示文稿的主要颜色，如文本、背景、填充、强调文字所用的颜色等。方案中的每种颜色都会自动用于幻灯片上的不同组件。在应用了某种配色方案后，颜色能用于演示文稿中的每个对象。而且创建的每个项目都会自动与演示文稿中的其他部分匹配。通过这些操作可确保新的配色方案和演示文稿中的其他幻灯片相互调和。修改配色方案的具体操作步骤如下：
（1）选择要修改配色方案的幻灯片。
（2）选择“格式”→“幻灯片配色方案”命令，弹出“配色方案”对话框，如图4.4.20所示。
图4.4.20 “配色方案”对话框
（3）单击“标准”标签，打开“标准”选项卡，在“配色方案”框中任意选择一种配色方案，单击“预览”按钮，可以看到预览效果。
（4）单击“自定义”标签，将打开“自定义”选项卡，如图4.4.21所示。在框中选择要更改颜色的方块，例如选中“背景”方块，然后再单击“更改颜色”按钮，会弹出“背景颜色”对话框。
图4.4.21 “自定义”选项卡
（5）在“背景颜色”对话框中选择所需要的颜色，单击“确定”按钮。
（6）若要将配色方案连同演示文稿一起存盘，可以单击“添加为标准配色方案”按钮；若要将新的颜色应用到当前的幻灯片中，单击“应用”按钮；若要将新的颜色应用到所有的幻灯片中，单击“全部应用”按钮。
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