少儿图书馆图书采购方式与流程指南

一、图书采购方式

图书种类繁多、数量庞大、出版发行渠道多头分散，图书采访工作相应地必须采用多种渠道、多种途径、多种方法。馆藏文献的补充方式很多，一般来说，有征集、采购、交换、复制、抄录、接收、调拨、受赠等几种途径，其中采购文献是少儿图书馆补充馆藏文献最主要的方式。总的来说，馆藏文献的补充方式主要有两种类型，即购入方式和非购入方式。

1．购入方式

（1）订购

订购，即预订，这是少儿图书馆补充藏书的主要方式。图书馆依据文献的出版发行单位编制发出的征订目录，如《社科新书目》、《科技新书目》、《上海新书目》等，圈选本馆所需要的图书，按图书预订金额、品种、册数进行统计并填写预订单，加盖公章后按时送交文献发行单位，然后采访人员将已填写上预订数的新书预订目录录入电脑，以供查重及验收使用。文献出版后，由文献发行单位按预订的品种、册数供应给图书馆。其优点是，由于图书馆采访人员利用计算机或卡片在采集时已编制了文献采集目录，因此，既可以避免对文献资料的重购、漏购，加强了采访工作的计划性、科学性，使图书馆能有计划、有针对性地补充书刊，保证所属品种和复本准确、及时、连续、系统地得到入藏，同时，在新购文献资料入馆时，也做到了有据可查，方便了对入藏新文献的核对与验收工作。

随着计算机技术在各行各业的广泛应用，目前，许多出版发行机构已将征订目录以及各种书目做成电子版的形式上传，图书馆采访人员可根据招标或合作的供货商提供的电子版征订目录，直接利用计算机在网上订购，建立电子版采购目录，订购图书到馆后通过计算机进行验收。

（2）直接选购

直接选购，就是图书馆采访人员直接到书店等出版物销售现场选购所需文献，这是少儿图书馆集中补充藏书的一种好方法。直接选购的优点是采访人员可以和文献资料直接“见面”，便于采访者比较、认识采集的对象，能直接鉴别图书的内容，决定取舍，简便迅速，避免预订中的一些麻烦手续，弥补订购的缺漏、不足，而且图书馆与书店之间还可能建立长期的购销合作关系。缺点是受货源与市场调节的制约，偶然性强。由于采访人员无法当时利用馆藏目录进行查重，全凭记忆进行采选，有时难免出现重购、漏购现象。

（3）委托代购

委托代购是指图书馆采访人员委托他人在外地选购所需要的书刊资料。委托代购有两种形式：一种是临时性代购，就是委托本单位非购书人员带上书目到外地、外单位选购书刊。另一种是长期性相互代购，即委托外地兄弟图书馆采访人员按一定书目范围与数量代购当地出版物，并为兄弟馆代购本地出版物。这是少儿图书馆针对一些无法通过供货商采购到的图书，采取的一种临时性补缺办法。

（4）邮购

邮购又称函购，就是图书馆采访部门直接与外地新华书店邮购部、出版社自办发行部、有关单位图书经销部挂钩，按照开列书目或范围、数量要求，采用邮寄托运的方法，补充外地、外单位的书刊资料。邮购是预订和直接选购的辅助性方法，优点是直接获得出版物，缺点是增加邮费、书价提高且有丢失现象。

（5）复制

复制即采用多种复制方法，补充罕缺书刊复制品，代替原版书刊为读者使用。复制方法包括抄录、静电复印、照相复制、缩微复制和录音复制等。凡馆藏缺乏而采用上述其他各种方法无法获得的书刊资料，都可委托兄弟单位代为复制；或通过馆际互借方式，由本馆自行复制。

（6）网上采购

①网上采购

近几年，随着互联网的普及与数字技术的发展，大量的网上书店开张。对传统的图书发行销售行业来说，网上书店将是个强有力的竞争对手，而对广大的图书馆采访人员来说，网上采购是一种新型的图书采购方式。

网上采购也叫在线采购或网络采购，是指网络环境下图书采访人员在网上书店进行查找、筛选、预订及付款等作业的文献采购方式。网上采购的操作程序如下：文献信息查找——筛选预订——发出订单——款项给付——文献送达。真正意义的网上采购应具有这样的特点：图书采访人员通过一台联网的电脑在网上书店订购；图书采访人员的采购作业与网上书店的服务（有形文献的运输及非数字化服务除外）都在网络上进行。由于我国的网上书店发展的时间不长，配套的技术还不成熟，诸如安全认证、书款结算等工作常常在网下进行，因此目前国内的网上采购只能算是一种不完全的网上采购。

②网上书店

网上书店即通常说的虚拟书店，它不但具有传统书店的文献“展示”和销售的基本功能，而且还有文献查询、智能推荐、网上结算、互动交流等传统书店所没有的功能。网上书店的种类很多，大体可分为专门的网上书店和出版社或传统书店附设的网上书店两类。前者一般没有实体文献的库存，如全球最大的网上书店亚马逊网上书店、当当网上书店等；后者其实是出版社发行部门与传统书店在网络上的延伸，如上海书城、中国互动出版网等。网上书店是网上购买图书的站点。

网上书店具有图书信息量大、查询简单方便、购买方式多样、价格优惠、服务多样和文化品位高等特点。一些网上书店还提供图书的在线阅读或下载服务，读者支付一定费用后可以享受这种服务。目前，常见的网上书店主要有以下几家：

A．当当网上书店（http：／／www．dangdang．com）。当当公司于1997年成立，从事收集和销售中国可供书数据库工作。当当网上书店于1999年11月投入运营，是全球最大的中文网上书店。当当由美国IDG集团、卢森堡剑桥集团、日本软库（Softbank）和中国科文公司共同投资。该书店面向全世界中文读者，提供20多万种中文图书及超过1万种的音像商品，顾客覆盖整个中国及欧美、东南亚的中文读者。使用时，可通过分类浏览，也可输入给定条件进行组合检索。

B．中国寻书网（http：／／www．foundbook．com）。2000年4月18日，方正人教电子商务软件开发有限责任公司正式推出这个大型的、健康的电子商务图书网站。该网站是目前国内唯一的由权威出版机构直接参与投资建设的网上图书销售系统，是科技产业与传统行业的完美结合，在中国的电子商务网站中独树一帜。

C．中国图书网（http：／／www．bookschina．com）。中国图书网是北京英典电子商务有限公司的主要网站，是由一家传统图书经营公司转型而来的公司，有8年图书经营经验，在全国30个中心城市拥有自己的配送中心。该书店的特色是：品种齐全，提供30万种图书；价格优惠，所有图书最高8折，典藏精品图书4折；免费配送。

D．亚马逊网上书店（http：／／www．amazon．com）。亚马逊网上书店开办于1995年7月，总部设在美国华盛顿州的西雅图市，为美国纳斯达克证交所的上市公司。起初经营网上图书销售，现在从事各种物品网上交易，如各种电子贺卡、网上拍卖以及上百万种图书、CD、视盘、DVD、玩具、游戏和电子产品等，拥有网上最大的物品清单。

亚马逊书店网站的特色不仅仅是查询快捷、订购简便，还刊载各种媒介上的书评、书的作者们有关自己的访谈录、读者撰写的读后感，在网站上还能找到许多书的节选及相关材料的链接，亚马逊通过这些途径分析读者的购书习惯并向他们推荐书目。在主页“Search”框键入关键词，可以获得大量书名以供挑选。在“Amazon．com．100hot Books”栏目，亚马逊根据历来的购书记录为用户筛选新推出的产品，每小时都有资料供参考。可以说，亚马逊已经成为一个围绕购书这一业务的综合网上书店。

2．非购入方式

（1）调拨

接收调拨是无偿获得大批藏书，迅速增加藏书量的途径，尤其是新建馆和基础薄弱的图书馆补充大宗藏书的有效方法。调拨单位与调拨性质有三种类型：第一种，变动撤销单位或无保存藏书任务的单位将其收集积累的藏书移交给有关图书馆保存利用；第二种，基础雄厚的图书馆将部分藏书支援给基础薄弱或新建的图书馆；第三种，有大批多余复本和积压品种藏书的图书馆将部分有价值的藏书调拨给缺藏的图书馆，以充分发挥藏书作用。

这是少儿图书馆无偿获得藏书的一种好方法，许多少儿图书馆可以关注一些撤销单位和基础雄厚的图书馆，争取获得批量图书的支援，发展自己的馆藏。同时也关注一些图书馆，由于长期积累产生多余复本或馆藏条件限制产生涨库，可主动联系选择入藏有价值的图书，充实自己的馆藏。

（2）征集

征集主要是指对非正式出版单位出版的内部书刊资料，采用主动发函或上门访求的方法，有针对性地进行征集；也可以采取报刊广告或征书启事的办法征集有关书刊。征集的对象主要是政府机关、学术团体、厂矿企业、学校、科研单位等非正式出版单位。少儿图书馆可以与相关单位建立长期联系，通过征集获取适宜本馆收藏的书刊资料。

（3）交换

交换是指两个以上图书馆之间以及图书馆与其他文献情报单位之间直接开展文献交换，达到互通有无、调剂余缺、丰富馆藏的目的。交换方法是获得内部书刊、难得资料的主要来源之一。

（4）赠送(www.xing528.com)

接受个人或团体赠送也是获得珍贵书刊、丰富馆藏的重要来源之一。赠送又称捐赠，大致有四种类型：一是革命家、作家、学者、知名人士及藏书家在他们晚年或去世后，将其著述和稀世珍藏赠送给有关图书馆；二是港、澳、台地区和国外一些知名人士和社会团体常常向我国有关图书馆赠送大批珍贵图书文献资料；三是出版者主动将出版物捐赠给图书馆，以扩大推广该出版物的宣传和流通；四是图书的作者在著书过程中，得到图书馆的帮助，或作者与图书馆有着较密切的关系，在图书出版后，主动捐赠给图书馆以表谢意及纪念。

二、招标采购介绍

我国自《中华人民共和国招标投标法》（2000年1月1日）和《中华人民共和国政府招标法》（2003年1月1日）正式实施以来，图书馆图书采购方式发生了较大的变化，过去图书馆图书采购是自行采购，现在图书采购实行招标采购，标志着我国图书馆图书招标采购活动进入法制建设轨道。近几年，图书馆图书招标采购工作顺利开展，图书馆图书招标采购朝着健康的方向发展，取得了可喜的成效。

1．图书馆实行图书招标采购的作用

（1）提高了图书馆经费使用效益

图书馆图书实行招标采购以来，为获得这一市场，各个书商都在想方设法压缩成本，降低利润，纷纷给出最优惠的折扣让利，提高了购书经费的实际利用率。图书馆可采购到物美价廉的图书，在年度总购书资金不变的情况下，能使有限的资金购买到更多的书。

（2）规范了馆配商的到书质量

通过采购招标，可以在更大范围内选择更多的代理商参与竞争投标，有利于图书馆广泛收集信息，从中择优选出资信优良、服务上乘的代理商。在一定程度上可以规范馆配商的到书质量，提高到书速度与到书率。图书馆通过招标采购，可将图书质量、到书时间、到书率等条件纳入招标合同，既保证了到书的质量，也加快了图书与读者见面的时间。

（3）促进了图书采购中的廉政建设

招标采购遵循“公开、公正、公平”原则，采取公开招投标、评标和决标的方式来确定所要采购的对象，且其招标的要求、招标的程序和最后的决标都是公开的、透明的，同时接受社会各方面的监督，杜绝了采购过程中的私下交易现象，规范了采购行为，有利于真正做到阳光采购，从源头上杜绝腐败，遏制腐败现象，一定程度上把图书馆采访人员从人情书商的包围中解脱出来，使采访成为政府行为而非个人行为。

（4）获得了多种形式的增值服务

招标采购为图书馆文献分编、加工等业务活动外包提供了环境，要求参与竞争的书商提供配套服务，如征订目录、标准的MARC数据及图书的前期加工（加盖馆藏章、加贴图书防盗磁条、贴书标、贴条码）等等，大大减轻编目人员的工作量，节省了图书馆的资金、人员投入，减轻了采编的工作量，提高了工作效率，加快新书上架。

2．图书馆图书招标采购的策略

（1）科学制定招标文件

招标文件是图书招标采购工作的起点，因此，招标文件、招标程序、商家资质预审规则、招标书、评标标准等都要准确、规范、科学。对是否有现采库房、新书的更新速度、订单到货率、到货周期以及图书加工和数据配送能力的评分纳入到评标标准中来。在招标文件中合理设置分值非常重要，招标采购的评标方法有最低评标价法、综合评分法和性价比法。图书采购一般采用前两种方法，选择哪一种方法对什么样的投标人能中标是关键性的，也直接影响到后期图书采购工作的开展和馆藏建设的质量高低。如果以最低评标价法作为评分方法，那么报折扣最低者占有很大优势。在实际操作过程中，可以考虑将价格评分作适当的降低，相应地提高商务分和技术分的比重；可以尽量将商务评分和技术评分进行细分，划分到尽可能小的范围，减少评委打分时的随意性，尽可能避免评委凭印象打分。

（2）制定合理的招标周期

图书馆图书招标周期，一直是我们关注的问题，一般普遍认为招标都是一年一次。但是从多年实践经验来看，由于图书是期货，图书的采购招标与一般设备物资的采购招标不同，它具有采购品种多、单个品种数量少的特点，且采购任务是持续的、分批次进行的，不可能一次完成，从预订到图书到货，都要有一定的周期，加之图书出版的连续性，所以，频繁招标对图书质量会造成一定影响。制定合理的招标周期值得我们考虑，因此，建议招标周期为2～3年比较适宜。

（3）严把图书验收质量

图书馆对到馆图书，除了要仔细检查图书是否有污损，清单是否齐全，书单是否一致，是否按订单发书，是否价量相符，对于图书有污损、盗版书、错发书、重复配书、有意或无意加塞非本馆订购的图书坚决退货外，还要建立到书率、到书周期考核表，通过实时对到书率、到书周期的细致统计，及时客观地反映供应商的实际服务情况；如在规定时间内到书比例未能达到要求，则可根据合同条款，视该供应商为不具备供货能力，除撤销原有订单外，还应停发新订单，并扣履约保证金。

三、图书采购流程

1．调研阶段

图书采访与其他工作一样，必须进行调查研究，详细掌握第一手材料。只有认真开展图书文献收集工作的调查研究，才能做到心中有数，避免工作中的主观性和盲目性。一是对书源的调查研究。结合本馆工作任务和服务对象的需求，通过各种途径，尽可能全面了解国内出版发行情况和各出版单位的出版动态和特点，及时收集它们的出版计划、出版动态和出版目录；主动与供货商联系，收集各种预订目录，及时选择订购。二是对读者的调查研究。少儿图书馆采购图书是为了供少年儿童使用，因此，采购图书要考虑小读者的实际需要，要了解小读者的基本情况，调查他们的阅读需要，掌握他们的阅读倾向。因而，要求图书采访人员要及时了解图书的流通情况及读者的实际需求，认真做好记录，作为订购、补充图书的依据。研究读者需要，掌握其阅读倾向，可以组织读者座谈会，还可以发放调查表，了解读者的阅读兴趣和倾向。三是对本馆藏书情况的调查。图书采访人员要熟悉馆藏，经常调查研究现有图书是否符合本馆的方针、任务，能否满足读者的需要等等。通过这项工作，往往能查出藏书的薄弱环节，从而采取措施，充实缺少的图书。可以利用藏书登记、统计材料、馆藏目录，检查各类藏书的入藏比例是否合理；通过对各类图书流通率和拒借率的分析，可以了解哪些内容的图书是读者最常用的，图书品种、复本量是否合适等等，为相应的业务调整提供真实可靠的参考依据。

2．选书阶段

选书阶段是图书采购的一个重要阶段，首先要广泛收集各种书刊的征订目录，其次是根据图书馆采访方针圈选图书。圈选图书可以由采访人员自己圈选，也可送交有关专家或读者圈选。这就要求采访人员到读者工作的第一线去调研，征求他们对文献采访的意见和建议。

3．订购阶段

订购阶段主要有如下四项工作：

（1）查重

对经过圈选的图书进行查重。所谓查重，就是检索、核对这些圈选的图书以前本馆是否订过，以避免不必要的重复。在手工操作阶段，查重的工具主要是公务书名目录和采访部门的图书目录（也称预订卡）。但在自动化管理阶段，查重工作由自动化系统中的自动查重功能来完成，而且查重的途径包括题名、著者、ISBN号等，查重速度快、精度高。

（2）确定复本

经过初选的图书，必须由采访人员进行综合平衡，确定合理的复本数。准确制定具体图书的复本数量，采访人员必须掌握各类藏书的流通与滞架情况，掌握读者的使用与需求信息，掌握藏书的使用效果反馈，掌握各类书刊复本标准及经费分配比例。到各种书库调查各类书刊的流通率和滞架数量材料，并对各种统计材料进行认真的综合分析、研究判断，验证和修订补充计划、复本标准，以便合理地确定具体书刊的品种与复本量，合理地分配经费比例，使购书经费得到合理使用。

（3）填写订单，领导审核

经过查重后的订单要送交图书馆有关领导审核，办理审批手续。

（4）寄发订单

向图书发行商寄发订单通常采用信件方式和电子邮件方式。信件方式中，订单格式一般为图书订购表格形式。电子邮件方式中，有订购表格方式和机读目录格式两种。