结构化面试在大学生就业指导中的重要性

第四节　笔试和面试

笔试是一种与面试对应的测试,是考核应聘者学识水平的重要工具。这种方法可以有效地测量应聘人的基本知识、专业知识、管理知识、综合分析能力和文字表达能力等素质及能力的差异。笔试在就业招聘中经常被采用,尤其是在大规模的就业招聘中,它可以一下子把应聘者的基本情况了解清楚,然后筛选出基本符合条件的人员,再做进一步的考察和了解。目前,在一些应聘人数较多的招聘活动中,经常是先采用笔试的方式进行初选。

面试是一种经过组织者精心设计,在特定场景下,以考官对考生的面对面交谈与观察为主要手段,由表及里测评考生的知识、能力、经验等有关素质的一种考试活动。面试是招聘的一种重要方法。面试给用人单位和应聘者提供了进行双向交流了解的机会,从而使双方都可更准确做出聘用与否、受聘与否的决定。而且与笔试相比它具有更大的灵活性与综合性,是用人单位常用的一种招聘方式,且越来越受到重视。

一、笔试的内容和题型

1.笔试题型

笔试题型分为两类:一类是问卷式,具体题型包括填充、判断、选择、问答等类型。问卷式被看做是笔试中最常见、最科学、最客观的方法。另一类是论文式,具体题型以论述题为主,通常是让应聘者对择业观的问题作出评价,对某种现象作出分析或感想,从而检验应聘者的分析、综合、比较、归纳、推理等综合思考能力。另外,还有一种作文式并不常见,就是让应聘者根据考官提供的一定素材和要求,写出一篇常见的行政公文。

2.笔试内容

笔试内容一般分为两类:一类是专业理论和专业技能方面的内容,主要考查应聘者运用专业理论知识分析解决实际问题的能力,近几年,在许多行业招聘中,在查阅应聘者学业成绩单的基础上,都加大了对应聘者专业能力的再考查力度。例如,许多外贸外资企业招聘雇员要加考外语,公检法机关录用干部要加考法律知识等。另一类是文化修养、道德素质和心理健康方面的内容,主要考查应聘者的政治理想信念,为人处世态度和心理个性差异。心理状况测试是最近几年来被用人单位广泛关注的一项考查内容,通过标准化量表或问卷判断应聘者的心理状况和个性差异。一些特殊的用人单位也以此来测试求职者的态度、兴趣、动机、智力、个性等心理素质。

二、笔试的准备

1.注重平时积累

一是要坚持学以致用,不断提高运用理论知识分析解决实际问题的能力,既要把自己的专业知识学懂记住,还要善于学会运用知识解决问题。二是要广泛阅读,不断扩大自己的知识容量,提升自己的素质修养。在学习当中去接受新知识,在领悟当中去塑造新自我。三是要勤思考、多训练,不断提高自己的综合能力,掌握笔试的方法和技巧。

2.调整身心状态

一要减轻思想负担,二要保证充足的睡眠,三要适当参加一些文体活动,从而使高度紧张的大脑得到放松休息,以充沛的精力去参加考试。在答卷时,要心绪镇定,不要紧张。应该仔细审题,切不可粗心大意,出现漏题、误写等问题。遇到不会的题目,也不要紧张急躁,可以采取先易后难,先简后繁的方式,注意联想、寻找思路,往往能收到意想不到的效果。

3.进行针对性复习

进行针对性复习时,首先要根据应聘岗位的专业知识要求和以往考试的知识范围,确定要复习的内容和重点。其次就要根据自己的实际情况,制订切实可行的复习计划,合理安排好复习的进度和复习的时间。在复习时一定要注意选择合适的方式方法,常用的复习方法有归纳提炼法、系统排列法、厚书变薄法、串联建构法等,选择适合自己的复习方法,严格执行、倾心努力,就会收到事半功倍的效果。

三、面试的种类

1.结构化面试

(1)结构化面试的概念

结构化面试是依据预先确定的内容、程序、分值结构进行的面试形式。面试过程中,主试人必须根据事先拟定好的面试提纲逐项对被试人测试,不能随意变动面试提纲,被试人也必须针对问题进行回答,面试各个要素的评判也必须按分值结构合成。也就是说在结构化面试中,面试的程序、内容以及评分方式等标准化程度都比较高,使面试结构严密、层次性强、评分模式固定。

目前,结构化面试因其直观、灵活、深入、具有较高的信度和效度而不断被许多用人单位接纳和使用,它作为现代人员素质测评中一种非常重要的方法,比较适合规模较大,组织、规范性较强的录用面试,结构化面试已经成为目前公务员录用面试的基本方法。

(2)结构化面试的操作步骤

一般来说,结构化面试的具体操作步骤如下。

1)对进入面试的考生讲解本次面试的整体计划安排、注意事项、考场纪律。例如,应考者在面试前不能与已面试过的应考者进行交流,否则就相当于泄题,因为同一职位的应考者面试试题很可能是完全相同的。鉴于此,应考者在候考室等待面试时,不许使用手机,也不允许在外面随便走动。

2)以抽签的方式确定考生面试顺序,并依次登记考号、姓名。在公务员录用面试中,形式上的公平性与内容上的公平性同样重要,甚至形式上的公平性会更令人关注,因为形式的公平与否是人们容易看到的。面试顺序往往由应考者本人在面试开始前抽签决定,以确保面试的公正性和公平性。

3)面试开始,由监考人员或考务人员依次带领考生进入考场,并通知下一名候考人准备。

4)每次面试1人,面试程序为,首先由主考官宣读面试指导语;然后由主考官或其他考官按事先的分工,依据面试题可让应考者按要求回答有关问题;根据应考者的回答情况,其他考官可以进行适度的提问;各位考官独立在评分表上按不同的要素给应考者打分。

5)向每个考生提出的问题一般以6～7个为宜,每个应考者的面试时间通常控制在30分钟左右。

6)面试结束,主考官宣布应考者退席。由考务人员收集每位考官手中的面试评分表交给记分员,记分员在监督员的监督下统计面试成绩,并填入考生结构化面试成绩汇总表。

7)记分员、监督员、主考官依次在面试成绩汇总表上签字,结构化面试结束。

2.情景模拟面试

情景模拟面试是设置一定的模拟情景,要求被测试者扮演某一角色并进入角色情景中,去处理各种事务及各种问题和矛盾。考官通过对考生在情景中所表现出来的行为进行观察和记录,以测评其素质潜能,或看其是否能适应或胜任工作。

(1)情景模拟面试的主要方式

1)机关通用文件处理的模拟

这种模拟方式以机关的日常文件处理为依据,编制若干个(15～20个)待处理文件,让被测者以特定的身份对文件进行处理,这些待定文件应是机关干部经常要处理的会议通知、请示或批复、群众来信、电话记录和备忘录等,要求被测者在2～3小时内处理完毕。

待处理文件大体分为三类:第一类是文件中涉及的工作内容已有明确结论,只需要在查阅以前的文书档案基础上对文件略作加工、提炼。通过对这类文件的处理来对被测者处理文件结果的有效性进行评价。第二类是文件中的某些条件和信息尚不够完备,需要被测者从中发现问题,并进一步获取补充有关的信息和内容。这类文件处理起来应有一定的难度。它主要用来评价被测者观察问题的细致性和深刻性,思维意识的敏感性、逻辑性和周密性。第三类是文件处理的条件已具备,要求被测者在综合分析问题的基础上作出决策。(www.xing528.com)

通用文件处理应以团体方式进行。在测试前,由主持测评者做统一指导,说明测试的目的及要求,消除被测者的紧张情绪,以利相互配合。

2)工作活动的模拟

工作活动的模拟可以采用以下两种形式进行:

一是上下级对话形式。模拟接待基层工作人员的情景,由被测者饰上级,测评员为下级,或向上级领导汇报或请示工作。这种模拟测试可采用主考人员与其对话,其余测评人员观察打分的方式进行。测试前应让被测者阅读有关材料,使其了解角色的背景和要求。测试主题可一个专业一题,需有一定难度和明晰的评分标准,时间以每人半小时左右为宜。

二是布置工作的测试。要求被测者在看阅一份上级文件或会议纪要后,以特定的身份结合部门实际,对工作进行分工布置和安排,这一项目可以按个别测试的方式进行,测评人员一般为招考部门领导。在一定条件下,测评人员可向被测者进行发问,以对其进行较深入的整体测评。最后,依据评分标准分别评分。

3)角色扮演法

事先向考生提供一定的背景情况和角色说明,模拟时要求考生以角色身份完成一定的活动或任务。例如,接待来访、主持会议、汇报工作等。

4)现场作业法

提供给考生一定的数据和资料,在规定的时间内,要求考生编制计划、设计图表、起草公文和计算结果等。被普遍应用的计算机操作、账目整理、文件筐作业都属于此类形式。

5)模拟会议法

将若干(10人左右)考生分为一组,就某一需要研讨的问题或需要布置的活动或需要决策的议题由考生自由发表议论,相互切磋探讨。其具体形式有会议的模拟组织、主持、记录及无领导小组讨论等。

(2)无领导小组讨论和公文筐测验

无领导小组讨论和公文筐测验是情景模拟面试的一种形式,是近几年在借鉴国外先进测评技术基础上开发的面试方法。这两类方法由于组织简单、实用性强、效果准确等特点,越来越广泛的被招聘单位采用。

1)无领导小组讨论

•无领导小组的概念。无领导小组讨论采用情景模拟的方式对考生进行集体面试。它将一定数目的考生组成一组(5～7人),进行1小时左右的与工作有关问题的讨论,讨论过程中不指定谁是领导,也不指定受测者应坐的位置,让受测者自行安排组织,评价者来观测考生的组织协调能力、口头表达能力,辩论的说服能力等各方面的能力和素质是否达到拟任岗位的要求,以及自信程度、进取心、情绪稳定性、反应灵活性等个性特点是否符合拟任岗位的团体气氛,由此来综合评价考生之间的差别。

•无领导小组讨论的方法。无领导小组讨论由一组应试者组成一个临时工作小组,讨论给定的问题,并做出决策,由于这个小组是临时拼凑的,并不指定谁是负责人,目的就在于考察应试者的表现,尤其是看谁会从中脱颖而出,成为自发的领导者。

在无领导小组讨论中,或者不给应试者指定特别的角色(不定角色的无领导小组讨论),或者只是给每个应试者指定一个彼此平等的角色(定角色的无领导小组讨论),但这两种类型都不指定谁是领导,也并不指定每个应试者应该坐在哪个位置,而是让所有受测者自行安排、自行组织,评价者只是通过安排应试者的讨论题目,观察每个应试者的表现,给应试者的各个要素评分,从而对应试者的能力和素质水平做出判断。

•无领导小组讨论的评价标准。在无领导小组讨论中,考官评价依据的标准主要是:参与有效发言次数的多少;是否有随时消除紧张气氛、说服别人、调节争议、创造一个使不大开口讲话的人也想发言的气氛的能力,并最终使众人达成一致意见;是否能提出自己的见解和方案,同时敢于发表不同意见,并支持或肯定别人的意见,在坚持自己的正确意见基础上根据别人的意见发表自己的观点;能否倾听他人意见,并互相尊重,在别人发言的时候不强行插嘴;语言表达、分析问题、概括或归纳总结不同方面意见的能力;是否具有反应的灵敏性、概括的准确性、发言的主动性等。

2)文件筐测验

•文件筐测验的概念。文件筐测验通常又叫公文处理测验,是情景模拟测试的一种,该测验在假定的情景下实施。

•文件筐测验的方式。文件筐测验一般模拟一种假设环境,如单位、机关所发生的实际业务、管理环境。提供给受测者的信息,如函电、报告、声明、请示及有关材料等文件,内容涉及人事、资金、财务、市场信息、政府的法令、工作程序等多种材料,这些材料放在公文筐里,测验要求受测者以管理者的身份,模拟真实生活中的情景和想法,在规定的条件下和限定时间(通常为1～3小时)内对各类公文进行现场处理,评委通过对受测者处理文件过程中的行为表现和书面答案,评价其计划、授权、组织、预测、决策和沟通的能力。该测验通常用于管理人员的选拔。测验一般只给日历、背景介绍、测验指示和纸笔,考生在没有旁人协助的情况下回复函电、拟写指示、作出决定,以及安排会议,评分除了看书面结果外,还要求考生对其问题处理方式做出解释,根据其思维过程予以评分。文件筐测验具有考察内容范围广、表面效度高的特点,因而非常受欢迎,使用频率居各种情景模拟测验之首。

四、面试应注意的几个问题

1.严格守时,保持良好形象

迟到是面试大忌之一,主考官不会喜欢没有时间观念的人。应试者最好提前十分钟到达现场。若未去过面试地点,应事先将路线中可能出现的如堵车等问题考虑在内,早点出发,以保证万无一失。提前到达,除了将有充裕的时间填写表格申请之外,能放松自己,以良好的状态进行面试。

第一印象的好坏往往会影响面试的效果,不好的印象甚至会导致失去一次理想的就业机会。因此,在准备面试时,必须事先整理好你的思路,从穿着打扮和精神面貌两个方面给主考官留下良好的第一印象。

大学生求职面试是一个比较正规的社交场合,最适合于穿正装,以深色西装为宜,适合着白色衬衣、黑色鞋,再配与西装和鞋相近的袜子。这样,服饰就显得朴素、庄重、大方、协调。

女大学生的面试装以整洁美观、稳重大方、高雅端庄为原则。服饰色彩、款式、大小与自身的体态、发型和拟聘的职业相协调一致。女士求职装一般以西装套裙为宜,这是最通用、最稳妥的着装。一套剪裁得体的西装套裙和一件配色得当的衬衣或罩衫,外加相配的小饰物,会使你看起来显得优雅而自信,会给对方留下良好的印象。

2.发言紧扣主题

在回答主考官提问时,切不可言语离题,漫无边际,让主考官听得莫名其妙。不可对毕业的学校或同来面试的同学评头论足。因为主考官会认为,你对自己曾学习、工作过的学校和同学毫无一点留恋之意,反而有许多怨言,一旦进入单位又怎么能处理好人际关系,这对你应聘非常不利。

3.文明礼貌,不卑不亢

应试者参加面试,首先考察的就是应试者的文明修养。因此要知道基本的社交礼仪,讲话多用礼貌用语。当进入面试考场,向主试人员打招呼时,如果主试人员有职务,一定要采用姓加职务称呼的形式,如“刘经理”、“李处长”等;如果职务较低,可不采用职务称呼,以“老师”相称为好。如果对方职务是副职,从目前社会上流行的称呼习惯和社会心理来看,最好略去“副”字,就高不就低以正职相称。

面对主试考官应当礼貌自然,既不可过分殷勤、卑躬屈膝,也不可趾高气扬,盛气凌人。两者都会使你失去被录用的机会。

4.做好细节工作

面试时你的一举一动都会引起主考官的关注,稍有不慎,就有可能名落孙山。第一,面试时不要嚼口香糖,它会给人一种漫不经心、不负责任的印象。第二,别开玩笑,别讲脏话,别说面试者难懂的方言俚语。面试时能恰当地表现幽默感当然好,如果不善于运用或控制幽默,最好别去用它,因为面试地点不是开玩笑的场所,这样会给人留下一个轻浮的印象。在与主考官交谈时,尽可能不用对方难以听懂的语言或专业术语,否则容易给人有意嘲笑他人或故弄玄虚之感。第三,面试时绝对不能做小动作,如挠脑袋、啃手指、挖耳、频频改变坐姿等。