信息工作与档案管理：深入了解工作和档案管理

任务一　了解信息工作和档案管理

一、信息的含义

“信息”一词来源于拉丁文“information”，意思是解释和陈述。一般来说，信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号等的内容。

人们常常把信息、信号和消息相混淆，其实，三者的含义是不同的。信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等，其最大的特点是约定性，它只是信息的一种表现形式，信息是信号的内容；消息是指传播某一事物的音讯和新闻，其主要特点是传播性，容易发生失真现象，消息只是信息的外壳，信息才是消息的内核，只有揭去外壳，才能捕捉内核。平常说的语言、文字、图形和符号，它们本身也不是信息，只是信息的载体而已。

二、信息的主要特征

（一）真实性

信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容，因此，任何信息都要求能如实反映客观的事实，凡不符合事实的东西，不具有任何使用价值。

（二）价值性

信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息或多或少会对完成某项工作有所帮助。当然，信息的价值度有高有低，凡具有较高价值的信息往往是在对大量原始信息进行加工处理后才取得的，那些未经过正确取舍与筛选的信息往往比较分散，其价值度也要低很多。

（三）多变性

由于客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化，且信息一般都滞后于事实，因此，有价值的信息总是处于不断更新、矫正、扬弃、变化的过程中。

（四）共享性

信息资源与其他物质资源不同，物质资源在使用时具有一次性的特点，信息资源则不然。当信息的拥有者把信息传递给他人时，他仍然保有信息的使用权。可见，除了需要保密的少量信息外，其他一切信息都不具有独占性。

三、信息工作的内涵

所谓信息工作，是信息工作人员有组织、有目的、有计划地进行信息的收集、整理，并将形成的信息文稿报送相关决策者的过程及其所需要从事的相关工作。对于信息工作的基本概念，应当把握下面几个层次的问题。

一是信息工作的主体。所谓信息工作的主体，是指信息工作的启动者和实施者，也就是在组织中具体负责信息工作的部门或个人，具体来说就是信息工作者。信息工作的主体一般由信息工作的决策者、组织者和实施者三部分“人”组成。信息工作的主体在信息工作中始终处于主动地位，他们的素质高低对信息工作影响极大。

二是信息工作的客体。所谓信息工作的客体，是指信息工作所要服务的对象，或者称为信息工作的受益者。信息工作的服务对象主要是决策者，他可能是某个拥有决策权力的个人，也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工作能否顺利开展，信息工作成果能否被服务对象接受，在很大程度上与信息工作的客体密切相关。(www.xing528.com)

三是信息工作的影响效应。所谓信息工作的影响效应，是指信息工作的目标经过信息工作实施的一切有组织的活动而得以实现的程度，它是信息工作成效的体现。它主要表现在两个方面：①作为信息工作客体的决策者，对作为信息工作主体的信息工作者的工作是否持积极肯定的态度；②信息工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了积极的影响效应。

上述信息工作的三个构成要素，对信息工作有着直接的影响作用。做好信息工作，必须把握好信息工作的相关基本要素，并弄清它们之间相互作用、相互制约、相互依存的内在关系，从而进一步掌握信息工作的基本规律。

四、信息工作的程序

信息工作的程序包括收集、整理、传递、反馈、存储和利用这几个环节。各个环节相互连接，密不可分，形成完整、高效的信息工作流程。

（一）信息收集

信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容，也是信息工作关键的一步。

（二）信息整理

信息整理就是将所获取的信息分门别类地加以归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。去掉信息中虚假的、不确切的成分，留下真实可靠、有用的信息；去掉信息中粗糙的、相关性不大的成分，留下有价值的信息。对精选后的信息要分类，分项加工整理，可以按重要程度或信息用途来分类，也可以按信息来源来分类。总之，整理信息的目的在于更好地保存、使用信息，信息加工整理的过程同时也是信息消化、吸收的过程。

（三）信息传递

信息传递是借助一定的载体，通过一定的渠道，将经过加工整理的信息传递给需要者。

（四）信息存储

信息存储是将有查考利用价值的信息存放保管起来，以备利用。信息按程序存储后，便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。

（五）信息利用

信息利用是将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用，满足其信息需求的过程。开发和利用信息，可以使信息不断增值，发挥更大的效能，最终达到服务于决策，提高工作效率这一根本目的。

（六）信息反馈

通俗地说，信息反馈就是将信息先输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信息的再输出产生影响，以达到预定的目的。