大学生项目学习：理论与实践

第3节　项目管理在项目学习中的应用

“项目学习”中的“项目”是管理学科中的“项目”在教学领域的延伸、发展和具体运用。项目学习中所涉及的项目都是小项目，在应用项目管理过程时，不是一定要执行所有项目管理过程，而只能根据项目的具体情况，执行其中的部分过程。本节将结合项目学习的实际，论述项目学习中可能应用到的项目管理过程。

一、制定项目章程

项目章程是正式批准项目的文件。该文件将授权项目经理，明确其在项目活动中动用机构的资源的权限。项目应尽早选定和委派项目经理。项目经理任何时候都应在规划开始之前委派，最好是在制定项目章程之时。制定项目章程的过程见图4.5。

图4.5　制定项目章程的过程

制定项目章程就是将经营需要、上项目的理由、当前对顾客要求的理解，以及用来满足这些要求的产品、服务或成果形成文件。项目章程的内容主要包括：

（1）为满足顾客、赞助人，以及其他项目干系方需要、愿望与期望而提出的要求。

（2）经营需要、高层项目说明，或本项目对应的产品要求。

（3）项目目的或上项目的理由。

（4）委派的项目经理与权限级别。项目组织结构、责任矩阵。

（5）项目干系方影响。

（6）职能机构及其参与。

（7）组织、环境与外部假设。

（8）组织、环境与外部制约因素。

（9）说明项目合理性的经营实例，包括投资收益率。

（10）总体里程碑进度表。

（11）总体预算。

项目章程工作是由项目的上级主管部门进行组织和签署。

在项目学习中，项目章程由学校本科生院教学研究与质量管理处、基础学部等管理部门制定，经学校批准后实施。

二、制定项目工作说明书（任务书）

项目工作说明书是一个由发起人、赞助商、客户给出的对项目要求进行描述的文字说明。来自项目发起人、赞助商、客户的工作说明书须指明如下事项：

1.项目源于组织的经营需要

组织的经营需要可能基于培训需求、市场需求、技术进步、法律要求或政府标准。不能违法。

2.对项目范围进行描述

说明应由项目创造的产品或服务要求与特征构成。

3.明确战略计划（项目发起人、赞助商）

所有的项目都应支持组织的战略目标。在作项目选择决策时，应当将实施组织的战略计划视为考虑因素。

4.工作说明书的主要内容

（1）前言：对项目背景等信息作简单描述。

（2）项目工作范围：详细描述项目的服务范围，包括业务领域、流程覆盖、系统范围及其他等。

（3）项目工作方法：项目拟使用的主要方法。

（4）假定：项目进行的假定条件，具体内容需双方达成。

（5）工作期限和工作量估计：项目的时间跨度和服务期限，对于按人天计算费用的项目，需评估服务工作人天，并估算项目预算。

（6）双方角色和责任：分为承包商的职责和客户、赞助商的职责，并对关键角色的工作职责进行描述。

（7）交付件：列出项目的主要交付的结果，并对交付件的内容与质量要求、技术指标进行描述。

（8）完成以及验收标准：列出项目的完成标准和阶段完成标准，完成标准作为项目验收的依据内容。

（9）聘用条款：对聘用承包商人员的级别要求、经验要求及其他相关条款，列出承包商的人员名单及顾问资格信息。

（10）承包商人员的变更：描述在什么情况下可进行供应商人员的变更。

（11）收费和付款方式：项目的付款方式、费用范围、涉税条款等。

（12）变更管理：项目变更的管理过程、相关规定与约束条件等。

（13）承诺：双方承诺均已阅读，理解并同意遵行上述协议书及其条款的约束。而且双方同意，所提到的服务条款及其附件（包括工作说明书和变更授权以及任何为双方协议中独立完整的陈述），取代所有的建议书或其他在此之前的书面或口头协议以及有关的其他交流。(https://www.xing528.com)

（14）保密：遵守保密协议（保密条款另行签署）。

（15）签署接受。

项目学习中的项目工作说明书（任务书）一般应由院（系）及指导教师制定。

三、制定项目范围说明书

项目范围说明书是对项目范围的记叙性说明，为将来的决策以及在项目利害关系者之间确认和建立对项目范围的共识提供有案可查的依据。

制定项目范围说明书，就是项目团队利用项目发起人或赞助人提供的信息（项目工作说明书等）及其产品和服务的特征与边界，以及验收与范围控制的方法，为进一步的制订项目管理计划和项目范围说明书打好基础。

项目工作说明书出自项目发起人、赞助商，项目范围说明书出自承包商，以承包商的角度进行项目管理。项目范围说明书内容如下：项目的起因，背景和目标；项目产品或服务的要求与特性；项目产品或服务要达到的指标；项目边界；项目要求与可交付成果；项目的连带关系；项目的验收准则；项目假设、项目制约因素；项目进度里程碑；项目量级费用估算；项目的风险；初步工作分解结构；项目技术途径；审批签字。

在项目学习中，项目范围说明书应由项目小组在指导教师的指导下制定。

四、制订项目管理计划

项目管理计划是项目管理最重要的计划，是一个全面集成、综合和协调了各方面的影响和要求的整体计划，是指导整个项目实施和管理的根本依据和方案。

项目管理计划是确定、协调与综合所有分项计划的过程，把各分项计划按项目特性有机地结合在一起，并形成文件，指导项目执行。

项目管理计划是一个全面的且简明的为项目执行过程提供依据的所需文件的集合，为项目提供一个完整的体系，确定了管理、执行、监视、控制和结束项目的方式与方法。项目管理计划是项目干系方沟通的基础。

项目管理计划为项目提供基准。伴随着项目的进行，项目上级主管、项目干系方和项目经理可用费用、进度、范围和质量等基准对项目预期成果和实际执行情况进行比较，作出有利于项目的决定。

项目管理计划记录了项目的执行过程，如引用的参考资料、所作出决定的理由、影响项目进展的假设和限制等。其内容因项目的应用领域和复杂程度而异。

1.项目管理计划书的内容

项目管理计划书记录了规划过程组的各个规划子过程的全部成果，其中有：①由项目管理团队选择的各个项目管理过程；②每一选定过程的实施水平；③对实施这些过程时使用的工具与技术所做的说明；④在管理具体项目中使用选定过程的方式和方法，包括过程之间的依赖关系和相互作用，以及重要的依据和成果；⑤为了实现项目的目标执行工作的方式、方法；⑥监视与控制变更的方式、方法；⑦实施配置管理的方式、方法；⑧使用实施效果测量基准并使之保持完整的方式、方法；⑨利害关系者之间的沟通需要与技术；⑩选定的项目生命期和多阶段项目的项目阶段；高层管理人员为了加快解决未解决的问题和处理未作出的决策而对内容、范围和时间安排的关键审查。

2.项目管理计划包含的分计划

项目管理计划包含的分计划有：范围管理计划；进度管理计划；费用管理计划；质量管理计划；过程改进计划；人员配备管理计划；沟通管理计划；风险管理计划；采购管理计划；里程碑清单；资源日历；进度基准；费用基准；质量基准；风险登记册。

五、执行项目计划

1.可交付成果

可交付成果并不一定是既看得见又摸得着的实物，也可以是诸如服务、培训等相对抽象的事物，这些仍是可检验的工作结果。如工程设计报告、使用说明书、图纸、产品、检测报告……

可交付成果是任何在项目管理规划文件中记录，为了完成项目而必须生成和提交的可核实的产品、成果或提供服务的能力。它应该按照项目的质量标准、范围要求和在项目管理计划中定义的预期目标进行衡量。

2.变更请求

变更请求考虑和处理的是要改变项目基准。例如，要求扩大或缩小项目范围，修改方针或程序，修改项目费用或预算，或修改项目进度表的变更，通常是在项目工作开展过程中确定的。变更请求可以直接或间接、内部或外部提出，可以是可选择的，也可以是法律或合同强制要求的。变更请求必须经过变更控制系统来审批。

项目变更控制的主要内容：

（1）实施的变更：已经由项目管理团队在项目执行过程中实施的批准的变更。实施结果将记录在变更请求跟踪记录中。

（2）实施的纠正行动：已经由项目管理团队为了保证项目将来的实施结果符合项目管理计划的要求而付诸实施的批准的纠正行动。

（3）实施的预防行动：已经由项目管理团队为了减小项目风险的后果而付诸实施的批准的预防行动。

（4）实施的缺陷补救：已经由项目管理团队在项目执行过程中实施的批准的产品缺陷补救。

3.工作实施情况信息

按常规收集有关为了完成项目工作而进行着的项目活动工作状态的信息和数据，属于执行项目管理计划的一部分。工作实施情况信息包括以下内容，但不限于此。

（1）表明进度进展的状态信息。

（2）已经完成与尚未完成的可交付成果。

（3）已经开始与已经完成的计划活动。

（4）质量标准满足的程度。

（5）批准与已经开销的费用。

（6）对完成已经开始的计划活动的估算。

（7）进展过程中的计划活动进度实际完成百分比。

（8）吸取并已记录且转入经验教训知识库的教训。

（9）资源利用的细节。