浅谈加强和改进高校办公室管理工作

浅谈加强和改进高校办公室管理工作

南昌航空大学　舒叔宝

高校办公室是高校的综合协调与办事部门，是学校各项工作正常运转的枢纽，是高校各级行政机关综合管理、提供服务的核心机构，在整个高校的运行过程中，起着沟通上下、联系左右、协调内外的作用，高校办公室管理科学与否，直接影响着高校的发展，是高校工作效率能否全面提高的关键因素。因此，必须努力改进高校办公室的管理工作，使之对高校建设和发展作出更大的贡献。

一、转变管理模式

将被动应付思维定势和思维习惯转换成强化工作计划性，全面施行办公自动化，由参与主导型向参谋主导型转变。要做到这一转变，在工作和决策中必须做到：第一，加强制度建设。这是提高整体效能的保障。办公室不能再依赖于传统的经验式管理，也不能头痛医头、脚痛医脚，在应付日常工作中疲于奔命。必须建立健全各项工作制度，使各项工作实现程序化、规范化、科学化，为提高整体工作效率打下基础。第二，工作要及时。办公室工作人员要及时处理手中的公文，做到不拖拉、不延误；及时向上级领导汇报在办事宜的进展情况，做到件件有着落，事事有回音；及时对领导关注的事情进行调研，做到有问必答、答而能详。

二、培养协调能力

协调能力是指善于处理上下级、校内外、各部门之间等各种关系的能力。办公室工作人员应具有较强的协调能力。协调是办公室的一项主要工作，也是办公室人员的一项主要职责。协调能力实际上体现了一个人化解矛盾、充分调动人的积极性能力。做好协调工作，首先必须坚持立足全局、平等公正的原则。要从全局的角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好多方的利益。其次，要换位思考，站在被协调者的角度思考问题，真诚待人，以理服人，以情服人，这样才能有效缩短解决问题的时间。再次，在协调过程中，不要拘泥于既有的工作方式，要根据不同问题积极搜索新的协调方法，以达到协调的目的。合理协调好校内校外、各部门之间的关系，努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的工作环境，以实现学校教育目标的总要求。办公室处于高校关键位置，要协调和处理好校内许多方面的关系，要协调和处理好大量具体矛盾和问题，要组织好全局性的中心工作和重大活动，要合理安排和调度好各位领导日程。这些工作完成的好坏，直接关系到校领导是否能集中精力和时间处理重大问题，直接关系到学校工作效率。因此，办公室工作人员在协调上要不断创新。

三、提高创新能力(www.xing528.com)

创新是时代发展的要求。在高等教育快速发展，高校内部管理体制改革深化的今天，创新能力显得尤为重要。如果在办公室工作中一味地遵循旧有的工作思想和方法，往往会使工作原地踏步，甚至落后。提高办公室工作的创新能力要把握四个意识。一是中心意识。办公室工作要紧贴党政的中心工作，以中心工作为重点向外延展。二是机制意识。要建立信息灵敏、反映快捷、优质高效的办公室工作机制，保证党政领导面对纷繁艰巨和瞬息万变的局势，做到耳聪目明、驾驭全局、运筹帷幄。三是质量意识。要善于抓大事、谋全局、当高参，为党政领导提供高质量的服务。四是开放意识。要以开阔的视野，全方位、多角度审视新变化、思考新问题、扩展新思路、实现新突破。其次是办公技术要创新，打破基于纸质的传统办公手段，使用办公自动化技术、网络技术、数据库技术等先进的办公设备、办公手段，尽快实现办公室工作的信息化、数字化，提高工作效率和工作质量。

四、增强服务意识

服务是办公室的宗旨，是办公室一切工作的出发点和落脚点。办公室的日常工作，处理信件来文、来访接待、内外联系等，无不体现着“服务”二字。因此，办公室人员必须在工作中牢固树立服务观念，热心为领导服务，为基层服务，为广大的师生员工服务。办公室事务繁杂、工作辛苦，有时还要被批评、埋怨和误解。因此，办公室人员还需要有宽阔的心胸和甘于奉献的精神，在被误解和埋怨时，保持宽松平和的心态，始终以一流的工作态度为领导、师生提供优质高效的服务。一是要增强服务主动性。努力提高工作预见性，积极研究新情况、新问题，群策群力，集思广益，为领导提供决策参考。二是要提高服务质量。坚持“以人为本”，多为师生考虑，调整服务态度，为领导和师生提供优质服务。三是要提高服务效率。既要变滞后服务为超前服务，又要增强时效观念，讲究效率，加快节奏，把服务工作做得既快又好。

【参考文献】

1.黄艳飞.浅谈新时期如何做好高校办公室工作［J］.基础理论研讨，2006

2.黄文秀等.高校学院办公室的科学管理［J］.中山大学学报论，2007

3.丁青.加强和改进高校办公室管理工作探析［J］.高教高职研究，2007