新时期如何加强和改进高职院校办公室管理工作

新时期如何加强和改进高职院校办公室管理工作

江西外语外贸职业学院　鲁建明　舒叔斌

高职院校办公室是为本高校、学院领导、学院各部门和全体教职工工作和服务的综合办事机构，担负着衔接上下、协调左右、沟通内外的重要任务，是领导决策的参谋和助手，是联系群众的桥梁和纽带，是学院对外交流的门面和窗口，地位重要，作用重大。在市场经济不断发展、科学技术日益进步的知识经济时代，如何顺应市场化、信息化、网络化的浪潮，把握办公自动化的趋势，实现规范管理，保障工作主动，充分发挥办公室的整体职能作用，确保学院工作正常高效运转，是办公室人员尤其是办公室领导必须认真思考和不断探索的一个重大课题。

一、要充分发挥领导的参谋和助手作用

参谋作用体现在辅助领导科学决策方面，就是要及时为领导提供政策性咨询、对策性意见和建议等；助手作用体现在协助领导处理各种日常事务，使领导有更多的时间和精力抓大事，考虑全局问题。学院办公室要发挥参谋、助手作用，就必须要求办公室的工作人员具备较全面的素质(包括各方面的知识和能力)，并且要了解学院方方面面的情况，这样才能积极、主动地为领导出主意、提建议。为此，必须做好以下两个方面的工作：

(一)要加强政策理论方面的学习和研究

理论素质是政治素质的灵魂。作为学院办公室的工作人员，处在一个相对特殊的工作岗位。一方面，要为领导机关和领导服务、为同级机关部门服务，为下级部门和广大师生员工服务，要能较快、较准确地领悟并把握领导机关及领导决策的精神实质，并在此基础上加以贯彻落实，这就要求办公室的工作人员必须具备较高的理论水平和政策理解能力。另一方面，高校的师生员工文化层次较高，政治敏锐性也较强，这就要求作为学院党政机关综合部门的办公室工作人员政治素质要高，思想性要强。因此，作为学院办公室的一名工作人员，一定要以高度的自觉性，认真学习邓小平理论、“三个代表”的重要思想和科学发展观，加强自身政治素质修养，坚持用科学发展观指导实践。同时，还要努力学习市场经济知识、科技知识、法律知识、时事政治，不断提高自身的理论水平、政策水平、知识水平和工作水平。特别要在体制改革和政策法规等方面进行研究和探讨，拓宽知识面。要善于收集、整理与办公室工作相关的法律法规、政策规定、优秀的理论研究成果以及各种有价值的信息，以便为领导科学决策提供依据。平时，还要注意挤时间阅读报纸杂志，了解社会动态，把握时代脉搏，使自己的思想与社会发展的步伐合拍，真正发挥领导的参谋和助手作用。

(二)要深入基层，加强调查研究

为了当好领导的参谋，必须围绕学院各个不同时期的中心工作，经常深入学院、部门和师生中，加强调查研究，及时掌握第一手资料，搞好综合分析，提高参谋水平。要善于从大量的信息中选择与学院全局工作关系密切和亟待解决并具有典型性、倾向性和苗头性的问题，开展调研工作，并向学院党政领导提供有情况、有分析、有建议的调查报告。要及时向领导汇报各项工作的落实情况和进展情况，以便领导做出正确的决策。要善于掌握新情况，总结新经验，根据科学发展观的要求，与时俱进，提出具有创意、具有可操作性的工作思路。在调研中还要注意观察各种现象，善于发现问题，抓住热点、难点问题，敢于反映真实情况和师生的意见。

二、强化服务意识，做好服务工作

办公室作为综合服务部门，必须做好服务工作。第一，要强化服务意识，把搞好服务作为工作的出发点和落脚点。要有奉献精神，甘当无名英雄，将服务真正体现在工作上。急师生之所急，想师生之所想。第二，要明确服务对象，提高服务质量。办公室既要为学院党政领导服务，又要为学院各部门、各单位和全校师生员工服务。在为领导的服务中，一方面要做好办文、办会、办事等大量的具体事务性工作，保证学院各项工作的正常运转，使领导有更多的精力和时间抓学院的大事；另一方面，要掌握领导的工作思路，充分发挥主观能动性，创造性地开展工作，辅助领导科学决策。在为各部门、各单位和师生员工服务中，既要与学院其他部门密切配合，互相支持，不推诿扯皮，又要把实事办好，好事办实，切实维护广大师生员工的切身利益。第三，要转变工作作风，大力倡导勤政、廉洁、务实、高效的工作作风。我们一定要根据党的十五届六中全会审议通过的《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》的要求，身体力行，带头实践。如，坚持解放思想，实事求是，反对因循守旧、不思进取，就要求我们必须注重研究新情况，解决新问题，树立强烈的创新意识，以与时俱进的思想观念和奋发有为的状态开展工作；坚持理论联系实际，反对照抄照搬、本本主义，就要求我们提高政治敏锐性和政治鉴别力，增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性，坚决纠正轻视理论、忽视学习、放松世界观改造的倾向，大力加强调查研究工作，深入基层，总结经验，探索规律，解决问题；坚持密切联系群众，反对形式主义、官僚主义，就要求我们坚决克服形式主义、官僚主义，勤政为民，真抓实干，坚持讲真话、报实情，力戒浮躁浮夸。改进领导方式和工作方法。第四，要有强烈的事业心和责任感。办公室的工作特点可用一个“杂”字来概括。事务性工作多，并且看起来都是一些不起眼的小事，但往往一件小事处理不好，却可能导致较大的工作失误或带来不好的影响。因此，要树立办公室无小事的观念。这就要求办公室的工作人员既要具备埋头苦干、不怕辛苦、不计得失、甘愿奉献的品格，又要有对工作高度负责，积极主动，严肃认真，一丝不苟的精神。要根据新形势、新任务的要求，不断推进自身职能的转变，强化重点工作，努力克服人手少、事情多的矛盾和困难，把工夫下在强化审核把关、加强督促检查、搞好信息调研等方面，努力开创办公室工作的新局面。第五，正确处理好管理与服务的关系。管理和服务都是办公室的重要职责，两者互相促进、互相影响。要把严格内部管理、严格依法办事与搞好服务结合起来，改进服务的方式、方法，增强“三个服务”(即为中心工作服务、为基层服务、为师生员工服务)的主动性，依靠高质量的服务，使办公室在履行管理工作职责时得到各方的理解和支持。

三、充分发挥综合协调作用(www.xing528.com)

协调工作是办公室的一项重要工作。随着高职学院新一轮校内体制改革和后勤改革的深化，必然出现很多新情况、新问题，充分发挥办公室的协调作用显得尤为重要。搞好协调工作，要着重抓好三个方面：一是把握好协调的原则，着眼于原则性和灵活性的有机统一。既要严格按规定办事，以避免在协调过程中的盲目性和随意性；又要做到具体问题具体分析，要善于根据变化了的形势和情况，及时调整完善原有的设想和方法，注意运用多种方式，加强沟通协调，促使各方面达成共识。凡事要处以公心，不感情用事，要从全局和长远利益考虑问题。二是明确协调的范围。要充分发挥职能部门的作用，做到不越位，不包办代替。三是注意协调的方法。在充分调查研究的基础上，把握住共同点和问题所在，寻求解决问题的方法。要加强与各部门的联系，经常沟通情况，加深感情，增进理解。

四、进一步加强督办落实工作

办公室在学院中处于枢纽地位，在落实学院各项中心工作中责任重大。因此，进一步加强督办落实工作，是学院办公室开展各项工作的落脚点和归宿。它既是上级部门的要求，也是做好办公室工作的需要。做好督办落实工作，主要抓好以下三个方面：一是养成严谨务实、雷厉风行的工作作风。抓落实就是要抓紧、抓实。办公室作为一个综合协调部门，事多、事杂，偶发性事件也不少，这就要求办公室的工作人员遇事要果断地、迅速地做出决断，该请示汇报的要立即向领导反映，属于自己职责范围的则要根据有关规定和实际情况马上处理。工作要有魄力，以提高工作效率，避免办事拖拉、疲软。要突出督办工作的时效和质量，分清轻重缓急，在规定时限内高质高效地完成各项督办任务。对因故不能如期落实的，也应及时做出实事求是的说明。二是要突出重点。要抓好院长办公会、党政联席会、中层干部会、专题工作会等重要会议的工作部署的贯彻落实，抓好学院领导批示、交办事项的办理，处理好基层和师生员工反映的问题和学院“教代会”、“职代会”代表的提案。总之，就是要抓住工作中的难点、师生员工普遍关心的热点、领导工作的重点来推动落实。三是抓好督办检查和跟踪反馈工作，跟踪反馈是对落实效果的检验。要建立健全催办督办制度。为做好这项工作，应建立督办工作专人负责制，做到件件有着落，事事有回音。总之，要始终树立质量和效率意识，并把它贯穿到工作的各个层面、各个环节中。

五、要大力推进办公自动化建设，提高工作效率和工作水平

信息化建设是新形势下提高工作效率和服务水平的重要手段。讲求质量和效率是做好办公室工作的基本要求，也是衡量办公室业绩的重要标准。大力推进办公室自动化建设，是转变工作方式、提高工作效率的重要措施。要依赖信息技术，加强办公室硬件设施建设，努力提高办公自动化水平，营造一个充满现代气息的办公环境。要积极探索网上办公新模式，推进无纸化办公的进程，试行网上公文起草、传递、会签、审批、下发、存档和查询，改进公文传递方式，提高办文效率。通过办公自动化，不仅可以节约大量的办公经费，而且减少了工作环节，同时也可实现对办公流程全过程的跟踪，使查询督办工作更加快捷有效。

总之，高职院校办公室工作任务繁杂，责任重大，领导重视，师生关注。在新时期下加强和改进办公室工作，必须以科学发展观统揽全局，切实加强人员自身的学习能力、协调能力、管理能力、服务能力建设，努力实现办公室工作管理规范化、决策科学化、协调高效化、服务优质化。

【参考文献】

1.刘江峰.做好新形势下办公室工作的思考［J］.秘书工作，2003

2.廉世龙，陈晓云.正确履行办公室职能［J］.领导科学，2006

3.桂玉强.做好办公室工作的实践和思考［J］.办公室业务，2004