高校办公室工作的分析介绍

高校办公室工作刍议

九江职业技术学院　汪永根　方　骅

高校办公室在学校管理系统中处于承上启下、协调左右、联系内外的中心地位，发挥着重要作用。随着高校办学规模的扩大、办学层次的提升、办学水平的提高以及走内涵发展之路、办人民满意的教育的理念不断强化，规范化、科学化管理日益成为学校管理的迫切需要，这也对办公室工作提出了更高的要求。

一、培养三种能力，提高工作水平

办公室工作具有繁琐性、时效性、复杂性、政策性且责任重大等特点，办公室人员素质的高低直接影响着工作效果乃至学校形象，选配工作人员，建立一支高素质的工作队伍是做好办公室工作的前提。办公室人员应着力培养三种能力。

一是要提高政务能力。高校办公室工作具有很强的政治性、政策性，必须有正确的理论做指导，这就要求办公室人员要深刻学习领会党的基本理论和各项方针政策，提高政治敏锐性。学习研究上级文件精神，善于分析和把握时政脉络、预见形势发展方向，准确把握领导意图，并作出准确判断。办公室人员要为领导当好参谋做好服务，领会决策意图，据此分析和判断工作的重要程度和紧迫程度，以便分清主次和轻重缓急，不断提高参政议政的能力，真正成为领导的“智库”。

二是要锻炼组织协调能力。办公室是综合协调部门，要组织、督查、协调学校各项决策、重大工作部署的落实，这就要求办公室人员能独当一面，放眼全局，谋划和处理问题，将各方力量联系好、沟通好、组织好、协调好。首先要深入基层开展调研，摸准实情，为领导提供信息准确无误，开展督查有的放矢。其次要理顺工作思路，善于统筹安排，对纷至沓来的工作能科学统筹善于找准切入点，对工作部署能充分协调各方力量，调度有方。再次要待人以诚、处事以公，做到尊重上级、理解同级、善待下级，时刻保持平和之心、谦虚之德，以真诚待人，以公正处事，处理好与领导、同事和广大教职工的关系，以和谐的人际关系赢得广泛的尊重和支持。

三是要增强信息处理能力。办公室是学校信息集散中心，办公室人员要具备信息处理能力，准确地把握信息和熟练地运用信息。首先要善于收集信息，这是开展工作的前提，是确定工作方向和目标判断的依据，要注意收集上下左右(上级部门、基层组织、兄弟单位)的有关政策、意见建议、工作经验等关系学校改革发展的资料情报并进行加工、分析和处理，形成有价值的决策依据。其次要及时反馈信息，对来自上下左右的信息，要及时加工整理向领导汇报，使领导在充分了解各方面情况的基础上作出正确的决策；加强与有关部门跟踪沟通，使相关部门及时了解决策意图，便于工作落实到位。再次要积极开展现代化信息管理。要充分利用现代信息技术，熟练掌握办公自动化知识，通过现代化手段获取和处理信息，实现咨询参谋、综合协调、处理事务信息化、智能化、现代化。

二、建立三项规范，加强科学管理

规范化管理是办公室工作效率和质量的保障，只有制度完善、责任明确、程序合理，才能使办文办事有章可循、工作有序，从而保证高质高效地完成办公室工作。

一是规范管理制度。没有规矩，不成方圆。建立健全科学的规章制度是开展工作的基础和前提。办公室人手少，任务重，没有科学的管理规章，就没有工作的规范运行。要按照从严、从细、从实的原则，建立健全一系列规章制度，办公室要建立的规章制度主要包括学校层面的管理规范和办公室内部的管理规范。学校层面的管理规范主要是有关学校决策和部署的落实、学校管理活动的协调、规则的制定、工作过程的监控等管理规范。办公室内部管理规范主要是办文、办会、办事等内部管理制度。对合理有效的制度要认真执行，对尚不够严密和应当建立而尚未建立的制度要及时补充修订完善，使各项工作有章可循，有规可依。

二是规范工作标准。办公室要从岗位职责要求和实际出发，确立岗位目标责任，制订工作标准，细化分解工作任务，把每一项工作落实到岗，责任到人。对工作目标完成情况实行季度考评和年度考核，做到人人有事干，事事有人管，件件有落实。杜绝责任不清、推诿扯皮、工作脱节和撞车等现象。

三是规范办事程序。办公室工作既要抓大事谋全局，同时，办公室又是具体的办事机构，工作繁多，责任重大，原则性强，因而办公室工作必须细致认真、井然有序。要根据不同的工作内容制订相应工作流程，规范办事程序，按程序办事，既能符合原则又能在规范的程序中求实、求精、求细，避免工作差错。

通过以上三种规范的确立，形成科学规范的管理机制、周密清晰的责任体系和高效运转的工作体系，做到每项工作有规章、每个环节有规范、每个岗位有落实。(www.xing528.com)

三、发挥三个作用，切实履行职责

高校办公室承担着参与政务、处理事务、提供服务的职能。办公室要把握教育发展形势，围绕学校各项工作，超前思考运筹、深入调查研究、正确预测趋势、及时反馈信息，做到积极的参与政务、有效地处理事务、细致地做好服务。

一是发挥参谋助手作用。办公室是领导决策的参谋者，学校发展与学校决策密切相关，决策正确与否很大程度上在于办公室的参谋作用是否到位。首先要做好决策调研，提供决策依据。办公室是要经常学习研究有关教育方面的最新政策、文件精神，搜集有关教育方面的文件、资料、数据等各类重要信息，经常深入基层、深入教学一线，充分了解情况，掌握一手资料，进行分析整理，形成决策方案，提出决策意见，为领导提供有价值的决策依据。其次要做好领导助手，督察决策落实。协助领导统揽全局，协调各方力量，部署工作落实，促使全校上下围绕中心工作齐心协力推进学校建设和发展。再次要主动开展督促检查，使学校决策和工作部署得到切实执行，工作落到实处。

二是发挥综合协调作用。办公室是学校运转的枢纽，办公室能否综合协调好各方力量关系学校工作是否高效运转。办公室的协调作用主要体现在以下方面：

做好日常工作的协调。即在日常工作中，办公室要积极沟通上下、联系内外、协调各方，向领导汇报情况，向基层传达决策，向有关部门反馈信息。要做好综合协调工作，调动各部门的主动性和积极性，形成合力，发挥整体效应，从而保证高质高效地完成各项工作。

开展专项工作协调。即对学校重大决策、重要工作部署、重点难点和突出问题进行专项协调。对重大决策的出台、重要工作的部署要做好充分的调研论证，广泛听取各方意见，平衡各种利益。对师生员工普遍关心的热点、难点问题，要深入一线，分析具体情况，做好工作预案，协调各方，化解矛盾，维护学校大局，维护广大师生利益。

协调好各种关系。对内协调好各部门之间、各项工作之间的关系，要促进各部门和谐互补、各环节精诚合作，保证工作有序高效地运转。对外协调好上级机关、兄弟单位与学校之间的关系，为学校争取更多的支持，为学校发展创造良好的外部环境。做好领导之间的沟通协调工作，领导之间由于管理风格、工作思路不尽相同、难免会有意见分歧的时候，办公室要及时居中调度，及时沟通，消除分歧，维护团结，实现行动上协调一致。

三是发挥服务作用。提供服务是办公室的基本职能，要树立为学校改革发展服务、为教学中心服务、为师生服务的意识，把服务态度、服务水平、服务质量能不能让领导满意、让基层满意、让师生满意作为衡量办公室工作的标准。既要不折不扣为领导服务，完成领导交办的工作任务，让领导从繁杂的日常事务中解脱出来，集中精力抓好学校的发展大事；也要热情细致、诚心诚意为基层和广大师生服务，从大处着眼，从细节入手，严密细致，尽职尽责地履行服务职能。

【参考文献】

1.俞明祥.新时期高校办公室工作刍议［J］.秘书之友，2005

2.谭庆泉.新时期做好高校办公室工作的思考［J］.兰台世界，2005

3.刘勇.对新时期高校办公室工作的思考［J］.宁波工程学院学报，2008