其他专题活动的流程安排的介绍

一、开放参观活动

开放参观活动是社会组织欢迎社会各界人士、社区公众等有组织地到本组织的工作场地参观和考察。组织开放参观活动，主要邀请与组织相关的公众参加。如学校可邀请政府官员、新闻媒介、学生及家长、用人单位及学校业务相关联的部门和领导，如主管教育局、相关高等院校的领导等参加。生产企业可邀请政府主管部门、职能部门、顾客、社区公众、新闻媒介、员工家属等参加。

组织开放参观活动主要作用是加深公众对组织的了解，引起公众对组织的兴趣，解除公众对组织的误解或者扭转公众对组织的不良印象。具体来说，一是要扩大知名度，维护和扩展良好声誉；二是要密切关系，广结良缘。例如，大学为树立形象而举办“校园开放日”，请高考生、学生家长、市民、其他高校学生到学校参观，可让他们感受到学校优美的环境、严谨的学风、奋发向上的精神，不仅有利于提高学校声誉，也对学生将来的就业打下好的基础。

通常组织开放参观活动有如下流程安排。

1．明确主题，安排内容

组织开放参观的目的决定了开放参观的主题与内容，确定组织开放参观的目的，制定宣传基调和具体内容，然后确定开放参观的时间。比如，组织开放参观如果是周年纪念的一部分，组织可适当地安排成就照片展，如组织开放参观是开业庆典的一部分，则可适宜地强调组织目前管理模式、引进技术和生产产品的先进性，总之，组织开放参观要服务于组织的总体策划安排主题，不是为了开放而开放，更不应是“被参观”。

2．确定来宾，尽早邀请

组织开放参观活动需要邀请嘉宾，应编制来宾花名册，需要谁来？需要谁作公开讲话？由谁出面邀请更合适？至少提前一周发出请柬，重要来宾更要当面邀请或电话邀请，最好在参观活动前一天再对重要嘉宾逐个落实行程安排，何时到？采用哪种交通方式？到了住哪里？是否需要接机或接站？谁去接机接站？这些问题都应认真考虑。

3．规划路线，考虑细节

规定合理的参观路线和地点，对开放区域要进行必要的装饰，一些参观的区域有必要安排讲解员，尽量给公众留下坦诚印象，同时防止泄密。

参观时间最好与组织的特殊日子结合起来，比如，组织的创立发起日、战略合作协议签订日等；时间安排上还要注意气候的变化，尽量避开雨天、酷暑或严冬。

组织者要对参观的全过程进行周密的安排和考虑，特别是生活细节、接待细节（如排座次、礼品尺寸和颜色）等，更要注意各位来宾的特点，不要因小事而影响整个参观活动的效果。

4．做好宣传，准备接待

准备好本次参观活动所需的宣传品，如纪念册、活动日程及指南、海报、宣传单、告示牌、标志牌、各种说明书，以及视听材料和公关礼品，还要准备好足够的训练有素的接待员，完善接待设施，为来宾提供交通、饮食、休息、娱乐、咨询等方面的便利或服务。

5．认真执行，全力以赴

一旦方案制订好后，开放参观活动到期则按既定方案执行，最好在组织内成立开放参观活动工作委员会或工作小组，从上到下，全体动员，全力以赴做好开放参观工作。

二、展览展销会

展览会是一种综合运用实物、文字、图像或音像资料等媒介来展示组织的成果、风貌和特征，树立组织形象的公关活动。在展览过程中如果伴有销售，则是展销会。组织通过展览展销会能够有效地利用讲解、咨询、洽谈、意见征询、有奖测验等形式，在公众了解组织的同时，让组织也了解公众的意愿和要求，达到双向沟通的效果。目前，国内有影响力的展览展销会包括每半年一次在广州举行的中国进出口商品交易博览会、每年一次在深圳举行的中国高新技术成果交易博览会、每年一次在东莞举行的中国国际电脑资讯产品博览会、每两年一次在珠海举行的中国国际航空航天博展会，当然每个组织都应该根据自己所在的行业选择相应的展览展销会。

通常组织展览展销会有如下流程安排。

1．甄别分析，报名参展

由不同主办机构主办的展览展销会都非常多，对于任何一个组织来说，都不可能也不必要参加所有的展览展销会，组织必须结合自己的战略和宗旨有甄别地参加，参展前必须明确展览展销会的主题和目的、主办机构、会展类型、要求与费用、参展项目与参展标准。考虑好交通情况、服务设施的情况和天气情况及时间的长短等，预测参观者的类型或层次，估计参观者人数，确定合适才报名参加。

2．培训人员，做好准备

培训会展工作人员包括如何布展、如何接待、如何宣传。如有可能将会展工作人员细化分解为讲解员、接待员和专业技术人员等，现场模拟，针对训练。做好各方面的准备，准备新闻报道所需要的各种辅助宣传材料。准备展览展销的辅助设备和相关服务，制定展览展销经费预算，免费赠品的提取支出，现场销售的价格策略，发票的开取等都应有一个详细的安排。

3．布展参展，做好宣传

在展览展销会正式开始之前，提前准备好宣传材料并到达会展会场进行布展，在展览展销期间应始终按时准点开放，综合运用各种传播方式，可以取得立体性的传播效果。如文字说明、图片、模型、实物、幻灯、录像、电影、音响、环境布局、咨询、模拟或操作表演、参与性活动等为参观者的参观提供讲解、试用和宣传服务，让参观者了解、知晓组织，同时要预留有兴趣、可能有业务合作与往来参观者的信息留存，最好是留下名片，便于今后的工作联系。展览展销期间，组织最新推出的新产品、新服务、新标准往往成为新闻界追踪的对象，容易形成舆论热点，是“制造新闻”的好机会。参展单位可利用这一大好时机，积极与新闻界广泛接触，争取新闻报道机会，密切与新闻界的关系。组织也应尽可能地借势造势，例如，人数达到一定的数量，重要政经人物参观展台等，应组织新闻界予以特别报道，力求达到最佳效果；一些大型展览展销会期间，对外新闻机构可以再举行一次特别记者招待会，或者组织新闻预告会。

4．收集信息，及时总结

览展销结束后，组织应当组织人员收集新闻媒介对展览展销的一切相关报道、各种评价的总结报告，总结经验教训，存档保留，作为下次举办展览展销会的参考依据。

三、宴会

为了表示对客人的欢迎、欢送、答谢和祝贺，以及与目标公众融洽气氛，沟通情感，组织及其各职能部门常常要安排宴会。

通常组织宴会有如下流程安排。

1．明确事项，确定名单

组织安排宴会，作为主办方应首先明确为何宴请。进而应了解被邀请者的基本情况和确定宴请情况。其中应包括准确的被邀请者姓名、职位、民族、信仰、生活习惯、政治观点等情况。根据这些情况来确定宴请的形式、主宾席位、宴请规格、规模，等等，制作出详尽的邀请名单。需要注意的问题是，不同时邀请关系对立的双方参加同一宴请活动。若有必要邀请，也不要安排同桌进餐。

2．提前邀请，安排宴会

宴请时间的确定，应注意主客双方的便利，尽量不与其他事相冲突。宴会的时间特别应征得重要嘉宾的同意，提前一周当面或电话邀请与会嘉宾，重大的宴请活动都应有较规范的邀请方式，即发请柬。在请柬发出后，公关人员要通过电话确认最终应邀者以便安排接待。组织应安排专人负责宴会，如果宴会系自行承办，后勤部门与行政部门应协手做好相关工作，如果外包给专门的酒店宾馆，则应与其认真沟通，迎宾、菜单、酒水、餐后果盘等都应详尽讨论安排。

3．迎宾欢送，热情服务

宴请活动前，应尽量安排组织负责人与来宾礼节性的见面或打招呼，如由公关部或由该部安排专门人员负责接待来宾，否则会使客人感到受冷落或失礼。(www.xing528.com)

正式宴会的接待，应视来宾情况专人接待。应注意：事前将专门接待的重要来宾的情况告之公关从业人员。如何接待，如何讲话，要让公关人员做到心中有数，座位安排要适应考虑某些特殊情况。心理学研究表明，宴会的气氛是否热烈、融洽，很大程度上与桌次和席位的安排工作有关。因此，公关从业人员在安排宾客席位时，应费一番心思。如身份相同、专业相同的宾客可排在一起，有时也可按年龄来排席位，等等。否则有可能造成沟通障碍。

宴会结束后，组织负责人或专门公关人员应到门口欢送来宾，感谢他们的光临。

四、特别节目

特别节目是组织依据自身实际情况、为组织量身订制策划的一些主题明确的活动。通常这些特别节目形式生动、气氛热烈，能够引起公众兴趣、具有一定新闻价值，对组织创造声势与树立形象有较大影响的事件，具体包括如下几种。

1．典礼仪式

不同的组织有不同的典礼仪式，常见的包括开业（成立）典礼、落成典礼、奠基典礼、就职典礼等。

2．周年庆典

如组织成立周年庆典、某一特殊事件的周年庆典、某一特殊人物（如组织的发起人或创立者）的生日庆典等。

3．专题节目

专题节目是指组织利用或策划的具有特殊文化色彩或特殊社会意义的专项节目，如组织发动全体员工参与的花会、答谢老龄职工作出的工作贡献而举办的敬老节等。

4．嘉年华会

嘉年华会是以盛会的形式突出某一主题，吸引与这一主题相关的人士参加的聚会。如某个月职工的集体生日晚会、五一节或国庆节为组织内的新人举办集体婚礼、参加地方组织的军民共建联欢会等。

5．学术研讨会

承办国际性、全国性或地区性的研讨主题与组织密切相关的专题学术研讨会，与国际国内有关专家学者建立良好关系的活动。如某人才测评公司承办全国心理技术应用研讨会、某基金会承办长三角地区中小企业发展与改革学术研讨会等。

6．专题竞赛

专题竞赛指由组织赞助，并以组织名称或商品命名的比赛活动，如演讲比赛、歌咏比赛、绘画比赛、智力比赛、征文比赛、摄影比赛、体育比赛等。

7．专业咨询

专业咨询是组织聘请外面相关领域的专家，专门针对某一专题，为组织公众提供专业咨询的活动，如组织为年轻夫妇聘请三甲医院的大夫提供计划生育咨询、优生优育咨询或其他健康咨询，或组织聘请专门机构实行员工援助计划等。

组织内的专题活动题材多样，形式不限，都是依据组织的需求、员工的需求发起实施的，新颖的创意和周密的策划是专题节目成功的关键。

专题节目策划一般有如下主要工作内容与程序。

1．因时制宜，相机而动

根据组织的需要、相关公众的需求和组织内外可能的条件来确定特别节目的形式，在设计专题节目时要懂得借力打力，借势造势。如某组织退休职工特别多，在党中央提出构建和谐社会后的当年重阳节，在居民小区内提出“敬老爱老、和谐社区”，组织负责人带队慰问老员工，让年轻员工聆听创业的艰辛、守业的艰巨，让老员工受到尊重，新员工受到教育，极大地振奋了人心，凝聚了民心。

2．精心策划，认真准备

每一次特别节目都需要特别策划，考虑规模、安排经费、制订详尽的计划，包括时间、嘉宾、剪彩人选、节目形式和内容、活动负责人和经办人员、各项活动的费用计划及效果测定方法等，准备特别节目所需用品，如剪彩用的红绸花带和剪刀、奠基仪式用的奠基石、嘉宾佩戴的胸花、标签、公关礼品、横幅、彩旗、气球、宣传画、观礼台、音响设备、摄像用品等。

3．训练人员，布置现场

活动进行得如何，一方面体现在策划水平上，另一方面则体现在人员的操作层面上，重要的人员，如主持人、策划人、服务人员都应有相当的准备与训练，都应在节目的现场以专业的水平来呈现。节目也应做好现场的布置，布置应根据节目的主题与主旨，同样是嘉年华，有舞会、酒会、冷餐会等不同形式，现场的布置也应该有所不同。

4．配合媒体，做好宣传

事先联系好新闻界，为记者采访报导提供一切便利条件，组织内部的活动如果能被报道，无疑会增大组织的影响，邀请记者，如可能可视情况提前召开记者招待会或新闻发布会，并及时准备特别节目的宣传资料、演讲词、讲话稿、纪念刊物等。即使不能为外部媒介所报导，组织内的媒介，如组织的网站、组织的广播电台、内部电视台也应予以报道。

【思考题】

1．新闻发布会中的心理策略有哪些？

2．如何运用心理学原理合理制造新闻？

3．公益与赞助活动中的心理效应。

4．心理学原理在公益与赞助活动中的应用。

5．如何运用心理学原理展开危机公关？

6．心理学原理在宴会中如何运用？