（一）反馈面谈的准备工作
为了确保绩效反馈面谈达到预期的目的，管理者和员工双方都需要做好充分的准备。
1.管理者的准备
①选择适当的面谈主持者。面谈主持者应该由人力资源部门或高层管理人员担任，而且最好选择那些参加过绩效面谈培训、掌握相关技巧的高层管理人员作为面谈主持者。因为他们在企业中处于关键位置，能够代表企业组织的整体利益，而且可以适应员工吐露心声的需要，从而有助于提高面谈的质量和效果。
②选择适当的面谈时间和地点。由于面谈主要是针对员工绩效结果来进行的，因此在一般情况下，选择在员工的绩效考核结束后，在得出了明确的考核结果且准备较充分的情况下及时地进行面谈，时机最佳。
具体的面谈地点可以根据情况需要灵活地掌握，可以选择管理者的办公室、专门的会议室或者咖啡厅之类的休闲场所等。当然，在面谈过程中营造良好的面谈氛围也是重要的，如尽量避免面谈中出现接打电话、接待访客等情况。
③熟悉被面谈者的相关资料。面谈之前，面谈者应该充分了解被面谈员工的各方面情况，包括教育背景、家庭环境、工作经历、性格特点、职务以及业绩情况等。
④计划好面谈的程序和进度。面谈者事先要将面谈的内容、顺序、时间、技巧等计划好，自始至终地掌握好面谈的进度。
2.员工的准备
①重新回顾自己在一个绩效周期内的行为态度与业绩，收集准备好自己相关绩效的证明数据材料。
②对自己的职业发展有一个初步的规划，正视自己的优缺点。
③总结并准备好在工作过程中遇到的相关的疑惑问题，反馈给面谈者，请求组织的理解帮助。
（二）面谈的实施
面谈的主要内容是讨论员工工作目标考核的完成情况，并帮助其分析工作成功与失败的原因及下一步的努力方向，同时提出解决问题的意见和建议，求得员工的认可和接受。谈话中应注意倾听员工的心声，并对涉及的客观因素表示理解和同情。对敏感问题的讨论应集中在缺点上，而不应集中在个人上，要最大限度地维护员工的自尊，使员工保持积极的情绪，从而使面谈达到增进信任、促进工作的目的。绩效反馈面谈表的例子见表7.6。
表7.6 绩效反馈面谈表
（三）反馈面谈结束后的工作
为了将面谈的结果有效地运用到员工的工作实践当中，在面谈结束后，要做好两方面的工作：
1.对面谈信息进行全面的汇总记录
就是将此次面谈的内容信息列出，如实地反映员工的情况，同时绘制出一个员工发展进步表，帮助员工全面了解自己的发展状况。
2.采取相应对策提高员工的绩效
面谈的结果应该有助于员工的绩效提高。经过面谈，一方面，对于员工个人来说，可以正确了解到自己的绩效影响因素，提高改进绩效的信心和责任；另一方面，企业全面掌握了员工心态状况，据此进行综合分析，结合员工的各方面原因，有的放矢地制订员工教育、培养和发展计划，真正帮助员工找到提高绩效的对策。(www.xing528.com)
（四）绩效反馈应注意的问题
为了保证绩效反馈的效果，在反馈绩效时应当注意以下几个问题：
1.绩效反馈应当及时
在绩效考核结束后，上级应当立即就绩效考核的结果向员工进行反馈。绩效反馈的目的是指出员工在工作中存在的问题，从而有利于他们在以后的工作中加以改进，如果反馈滞后，员工在下一个考核周期内还会出现同样的问题，这就达不到绩效管理的目的。
2.绩效反馈要指出具体的问题
绩效反馈是为了让员工知道自己到底什么地方存在不足，因此反馈时不能只告诉员工绩效考核的结果，而是应当指出具体的问题。例如，反馈时不能只告诉员工“你的工作态度不好”，而是应该告诉员工到底怎么不好，比如：“你的工作态度很不好，在这一个月内你迟到了10次”“你没有提前阅读上周开会时讨论的材料”。
3.绩效反馈要指出问题出现的原因和改进建议
除了要指出员工的问题外，绩效反馈还应当和员工一起找出完成这些问题的原因，并有针对性地制订出改进计划，帮助员工确定目标、提出员工实现这些目标的措施和建议。
4.绩效反馈不能针对人
在反馈过程中，针对的只能是员工的工作绩效，而不能是员工本人，因为这样容易伤害员工，造成抵触情绪，影响反馈的效果。例如，不能出现“你怎么这么笨”“别人都能完成，你怎么不行”之类的话。
5.注意绩效反馈时说话的技巧
由于绩效反馈是一种面谈，因此说话的技巧会影响反馈的效果。在进行反馈时，首先，要消除员工的紧张情绪，建立起融洽的谈话气氛。其次，在反馈过程中，应当以正面鼓励为主，不指责、不批评、不评价员工的个性与习惯，同时语气要平和，不能引起员工的反感。再次，要给员工说话的机会，允许他们解释，绩效反馈是一种沟通，不是在指责员工。最后，控制好面谈时间，一般掌握在20～40分钟为宜，该结束的时候一定要结束，否则就是在浪费时间。
（五）绩效反馈效果的衡量
在绩效反馈结束后，管理者还必须对反馈的效果加以衡量，以提高以后的反馈效果。衡量反馈效果时，可以从以下几个方面考虑：
①此次反馈是否达到了预期的目的？
②下次反馈时，应当如何改进谈话的方式？
③有哪些遗漏必须加以补充？又有哪些无用的内容必须删除？
④此次反馈对员工改进工作是否有帮助？
⑤反馈是否增进了双方的理解？
⑥对于此次反馈，自己是否感到满意？
⑦对此次面谈的总体评价如何？
对于得到肯定回答的问题，在下一次反馈中就应当坚持；对于得到否定回答的问题，在下一次反馈中就必须加以改进。
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