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Excel工作表管理优化技巧

时间:2023-05-23 理论教育 版权反馈
【摘要】:Excel 2003及其以前版本的方法是:选择“插入/工作表”菜单命令。在Excel窗口下部的工作表标签上右击后选择“删除”命令,也可删除选定的一张或多张工作表。在Excel窗口下部工作表标签上双击,此时该标签将反白显示,输入新的工作表名称;单击其他工作表标签,或单击表内某单元格,或按下回车键,均可完成工作表的重命名。

Excel工作表管理优化技巧

1.修改默认工作表数量

新建的Excel工作簿默认有1~3张工作表,可以修改。Excel 2007—Excel 2019的修改方法是:单击Excel窗口上部的“Office按钮”或“文件”菜单,并单击弹出界面下部的“Excel选项”,进入“Excel选项”界面。选定左部的“常用”或“常规”项,再修改右部下方的“包含的工作表数”的数据。

Excel 2003及其以前版本的修改方法是:选择“工具/选项”菜单命令,在弹出的“选项”界面中选择“常规”选项卡,再修改“新工作簿内的工作表数”后面的数字。

这项设置只对在此之后新建的工作簿起作用,对已经新建或保存的工作簿无效。

2.选定工作表

(1)操作工作表之前应先选定工作表,其方法有:

a.单击Excel下部的工作表标签即可选定该工作表,该工作表即为当前工作表。

b.单击工作表标签,按下键盘上的Shift键,再单击另外的工作表标签,即可选定这两个工作表之间的所有工作表。

c.单击某工作表标签,按下键盘上的Ctrl键,再单击另外的工作表标签,可选定不连续的工作表。

(2)工作组方式。若同时选定了多个工作表,它们都将成为当前工作表。如,单击表标签Sheet1,按下Ctrl键再单击Sheet3,则这两个工作表将被同时选定,其标题栏将显示“[工作组]”的标识;若在M4单元格中输入数据“800”,则这两个表的M4单元格中均有该数据。

所以,选定多个工作表进行相关操作后,应及时取消多表的选定。取消工作组选定的方法是:单击选定的表标签后,按下键盘上的Esc键,或单击没有选定的工作表标签。

3.插入工作表

(1)在Excel窗口下部的工作表标签上右击鼠标,在快捷菜单中选择“插入”命令;在“插入”对话框的“常用”选卡中选择“工作表”,再单击“确定”按钮,新增的工作表将被插入到所选定工作表标签的左边。

(2)若需要一次增加多张工作表,则用鼠标单击某工作表标签,按下键盘上的Ctrl或Shift键,再单击其他标签,以选定多个工作表标签;然后按上述方法插入工作表(多张)。这样,新插入工作表的数量与选定的工作表标签数量相同。

(3)通过“插入”命令也可增加工作表。Excel 2007—Excel 2019的方法是:选择“开始/单元格”组中的“插入/插入工作表”命令。Excel 2003及其以前版本的方法是:选择“插入/工作表”菜单命令。

(4)Excel 2007—Excel 2019可以单击工作表标签区域右部的“新工作表”按钮增加工作表。这种方式新增的工作表将被插入到原有工作表的后部。

4.删除工作表

多余不用的工作表可以从工作簿中删除,工作表的删除是永久性的,删除后将无法恢复。删除的方法是:选择要删除的工作表标签,单击Excel 2007—Excel 2019“开始∕单元格”组中的“删除∕删除工作表”命令,Excel 2003及其以前版本为“编辑∕删除工作表”菜单命令。若该工作表已有数据存在,会弹出警告对话框(确定是否删除该工作表)。

在Excel窗口下部的工作表标签上右击后选择“删除”命令,也可删除选定的一张或多张工作表。

5.工作表更名

默认的Excel工作表名称(Sheet+序号)不便于管理、查看,可以进行重命名。工作表的名称最长为31个字符,不允许有方括号、逗号、冒号、斜杠、反斜杠、问号和星号这些字符。

(1)双击工作表标签法。在Excel窗口下部工作表标签上双击,此时该标签将反白显示,输入新的工作表名称;单击其他工作表标签,或单击表内某单元格,或按下回车键,均可完成工作表的重命名。

(2)快捷菜单法。在工作表标签上右击,选择“重命名”命令,输入新工作表名。

(3)命令法。选定工作表标签,通过“重命名”命令修改。Excel 2007—Excel 2019应选择“开始/单元格”组的“格式/重命名工作表”命令;Excel 2003及其以前版本应选择“格式∕工作表∕重命名”菜单栏命令。

6.复制工作表(www.xing528.com)

(1)快捷菜单法。在工作表标签上右击,选择“移动或复制工作表”,进入“移动或复制工作表”对话框,如图1-19(a)所示;在该对话框中部选定该工作表的位置,并勾选下部的“建立副本”复选框,单击“确定”按钮后,该工作簿将增加一张与原工作表内容相同的新表,其名称为“原工作表标签(2)”。

若在“移动或复制工作表”对话框上部的下拉框中选择“新工作簿”,如图1-19(b)所示,并勾选下部的“建立副本”复选框,单击“确定”按钮后,将新建只有一张工作表的新工作簿,且该工作表与选定工作表的内容相同。原工作簿的选定工作表仍然存在。

图1-19 复制到原工作簿(a)与新工作簿(b)

另外,还可通过选定多个工作表标签的方法,一次进行多张工作表的复制。

(2)鼠标拖动法。在工作表标签上按下鼠标左键,再按下键盘上的Ctrl键,此时鼠标指针上有“+表”标记,拖动鼠标到其他工作表标签之间即可实现工作表的复制。

(3)复制粘贴法。新建工作簿或插入一张工作表,在原工作表左上角的“全选”按钮上右击并选择“复制”命令,此时该表将有闪烁虚框;选定目标工作表,在该表的“全选”按钮上右击并选择“粘贴”命令。在闪烁虚框没有消失前,可反复进行复制。按下键盘上的Esc键可取消闪烁的虚框。

7.移动工作表

(1)在同一工作簿内移动工作表,一般使用鼠标拖曳法:在工作表标签上按下鼠标左键,此时鼠标指针上有“白表”标记,拖动鼠标到其他工作表标签之间即可实现移动。

(2)移动工作表到另一个工作簿的方法:

a.打开要移出工作表的源工作簿和要移入工作表的目标工作簿。

b.在源工作簿中选定要移动的一个或多个工作表,并在选定的工作表标签上右击选择“移动或复制工作表”命令。

c.在“移动或复制工作表”对话框上部列表框中选取需移动到的目标工作簿,在中部选择该工作表在目标工作簿中的位置(不勾选下部的“建立副本”复选框)。

d.单击“确定”按钮,则选定的源工作表移动到目标工作簿(源工作簿中相应的工作表将被删除)。

(3)移动到新工作簿的方法与上述方法类似,只是在“移动或复制工作表”对话框上部下拉框中选择“新工作簿”命令即可(不勾选下部的“建立副本”复选框)。

完成已有Excel表标签的更名与加色,如图1-20所示,并将其中的“工资表”复制为新表并保存为“渝江实业工资表”工作簿。

图1-20 工作表标签更名与加色

(1)打开已有的“Excel财务会计”工作簿,双击下部的表标签,分别将其命名为“数据输入”、“职员档案”与“填充”三个表标签。

(2)右击下部的某一表标签,选择“插入”命令,在弹出的“插入/常用”对话框中选择“工作表”并单击“确定”按钮,以插入一张新工作表;双击该表标签,将其名称修改为“工资表”,再拖动该表到表标签的后部。

(3)选定“职员档案”表标签(此时该表如图1-10所示),选定B1至B4单元格区域;在该区域上右击选择“复制”命令;单击“工资表”标签,在A1单元格上右击选“粘贴”命令;再输入该表的其他数据。

(4)右击“工资表”表标签,选择“移动或复制工作表”命令;在弹出的“移动或复制工作表”对话框上部选择“新工作簿”,下部勾选“建立副本”复选框,并单击“确定”按钮,即可建立只有一张“工资表”的新工作簿;双击新工作簿的表标签,将其更名为“固定工资”,然后将该新工作簿保存为“渝江实业工资表”。

(5)右击“数据输入”表标签,选择“工作表标签颜色”中的“红色”。注:Excel 2000及其以前版本不能对工作表标签设置颜色。

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