（1）语气类型
系统功能语言学认为语气的选择取决于人际关系。换言之，语气的选择体现人际关系的构建。语气作为人际功能中的语义系统，分直陈语气和祈使语气两种类型。直陈语气可再细分为陈述语气和疑问语气；祈使语气的主语可以是you 或者me（胡壮麟、朱永生、张德禄、李战子，2005：115−160）。
本章分析了源自真实信函的266 个小句和源自教材样函的158 个小句，发现陈述语气类型占了最大比重（真实信函为90.98%；教材样函为91.77%）。
陈述语气常用于信息的给予和提供，疑问语气和祈使语气一般用于信息或服务的求取。陈述语气在负面信息类信函中的使用，较之疑问语气和祈使语气，更有利于阐述问题、表明立场、促成问题的解决，构建彼此礼貌、平等的关系。
从搜集的语料可以发现真实信函和教材样函作者在向收信者求取服务、提出建议时，为建构平等、礼貌的身份，均付出一定的努力，如：
例1：Please kindly but immediately revolve the matter.
例2：We sincerely hope that you will immediately take this matter into your careful consideration and favor us with a prompt solution by fax.
例3：In addition,all the money sent for the prepayment of the project shall be immediately returned.
例1 源自教材，使用了祈使句，但写信者使用了“please”和“kindly”，在表明立场、提出要求的同时，加强了礼貌程度；例 2 源自教材，很显然也是求取服务，要求收信者能足够重视并及时解决问题，但是写信者没有使用直接的祈使语气，而是使用了陈述语气，表达了信函作者的主观愿望，间接地让收信者做出反应；例3 源自商务活动实践，使用陈述语气，但是只保留了中介“all the money”，却省略了施事“you”，并且也没有直接说明是谁要求施事返还预付款，由此避免对对方面子的直接威胁，从而有利于平等、礼貌的身份构建。
（2）主语构成
英语的语气包括主语和限定成分。主语是对命题（或提议）的有效性和成功性负责的成分，是议论的基点。它一般由人称代词、指示代词、名词性词或从句或“let’s”构成。
本章语料显示，第一人称代词是主语构成的主要形式，其中真实商务信函占41.35%，教材样函占59.49%；其次是名词性词、词组或从句，在两类信函中各占32.33%和19.62%；第二人称代词所占比重较小，各占9.02%和15.19%。
本章讨论的商务信函传递的是负面信息，信函作者和收信者之间势必存在利益分歧，甚至冲突。用第一人称代词（“we”或“I”），或者名词性词、词组或从句，或者第三人称代词，或者指示代词等，相比第二人称代词做主语，可以减少正面冲突，避免矛盾尖锐化的局面。我们在语料中可以找到以下句子：
例4：We made an agreement at that time and we should all abide by it.（第一人称代词复数做主语，“we”包含信函作者和收信者）
例5：The expenses and problems with the quality of the product is far beyond your comprehension.（名词词组做主语）(www.xing528.com)
例6：This is your responsibility.（指示代词做主语）
现在我们尝试用第二人称代词“you”来替换以上例句的主语如下：
例4*：You signed the agreement at that time and you should abide by it.
例5*：You cannot comprehend … at all.
例6*：You must do it.
从以上例句可以看出，第二人称代词的使用构成对收信者的面子的威胁，使对立面矛盾突出、冲突加剧。在所选两类来源的语料中，信函作者均很大比重地使用第一人称代词、名词性词组或从句等充当主语，采用积极的语言手段，构建积极的自我身份。
（3）介入
根据系统功能语言学的评价理论，介入是指语篇和作者的声音来源的语言资源，是语言使用者调节其对所说或所写内容所承担的责任和义务的手段，主要分“自言”和“借言”两类。“自言”指语言使用者直接“介入”对言语内容所负的责任，体现主观性；而“借言”是指通过投射来实施评价活动，以便言语使用者推卸责任，同时使所说的话或所写的内容显得客观（Martin & Rose，2003：44）。如：
例7：As such we would like to inform you of our inability to…,based on the fact that to execute such actions would be deemed illegal by US Courts.
例8：We have been informed by UL that the on-call service…
例9：As we all know,we have encountered a lot of challenges with the project.
本章发现信函作者主要采用“自言”手段，直接“介入”言语内容所负的责任，表明立场，构建坦诚、率真的商人形象。但是在较为敏感的信息部分，信函作者尝试“借言”，彰显其客观性。
在例7中，原文作者借美国法律来说明此项目违背法律规定，不能继续进行，从而督促厂家退还产品开发预付款；在例8 中，UL 作为美国产品安全检测实验室，其来源的信息具有其真实性，作者藉以说明申请减少UL 厂检的必要性和可操作性；在例9 中，作者使用了“As we all know”，藉以说明该项目遭遇困难是“众所周之”的客观事实，证明其命题的不容置疑性。
在真实信函中，“借言”占12.03%；而在教材样函中，占5.7%，比例相比较低，但基本能按照国际贸易惯例，“借言”于商检部门或保险公司勘察员，进行评价，体现教材样函编写者为彰显客观性、法律规约性而作的努力。两类来源的信函作者在处理易发生负面影响的负面信息时，适当采用“借言”的手段，构建积极、客观的自我身份。
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