如何合理控制采购数量，应对供货单位限制影响？

采购数量应当合理。采购数量过大，容易造成库存积压，占用大量资金；数量过小，增大采购成本，还有可能影响生产需要。

1.影响采购数量的因素

（1）餐饮产品销售数量

销售数量大，则采购数量势必要大，反之则小。

（2）现有的仓储设施

例如，冷冻、冷藏空间过小，则不能采购过多的易变质的鱼、肉、禽蛋类原料；除湿能力低或设备差，则不能采购过多的干货。

（3）采购点的距离远近

如果采购点远，可以增加批量，减少批次，以便节约运费，防止断档；如果采购点近，可以减少批量，增加批次。

（4）饭店财务状况的好坏

饭店企业经营较好时，可适当增加采购量；资金短缺时，则应精打细算，减少采购量，以利于资金周转。

（5）产品采购的内在特点

不宜久储的食品原料应“勤进快销”，易于保存的干货，则可适当增加采购数量。

（6）市场供应情况

市场供应情况对采购数量的影响主要表现在：

①市场供求状况的稳定程度影响采购数量。当市场上原料供应比较稳定时，采购的数量可按照其消耗速度和供货天数来计算；当原料的市场供应不稳定时（如忽多忽少或长期缺货），可以增加采购数量。

②供货单位制定的最低订货要求（或限制）影响采购的数量。例如，供货单位可能会规定最低金额或最少重量等。

2.采购对象的分类管理

（1）鲜活原料

鲜活原料指的是蔬菜、鲜鱼、鲜肉、水果和新鲜奶制品等，这些原料一般在购进后的当天或短时间内使用，用完后再购买，所以采购的频率较高，一般采用日常采购法和长期采购法。

（2）干货原料（可储存原料）

干货原料通常指的是干货或冷冻储存的、不易变质的食品原料，如大米、面粉、盐、糖、罐头、调味料及冷冻类的肉类、水产品等，此类原料一般用定期采购法或永续盘存法来控制采购数量。

3.鲜活类原料采购的数量控制

鲜活原料必须遵循先消耗再进货的原则，因此，要确定某种原料的当次采购量时，必须先掌握该原料的现有库存量（通常在厨房反映出来），并根据营业预测，决定下一营业周期所需要的原料数量，然后计算出应采购的数量。实际操作中，可以选用以下方法：

（1）日常采购法

日常采购法多用于采购消耗量变化大、有效保存期较短且必须经常采购的鲜活原料。每次采购的数量用公式表示为：

应采购数量=需使用数量-现有数量

式中，需使用数量是指在进货间隔期内对某种原料的需要量。它要根据客情预测，由行政总厨或餐饮部经理决定，在确定该数字时，还要综合考虑特殊餐饮活动、节假日客源变化、天气情况等因素。现有数量是指某种原料的库存数量，它通过实地盘存予以确定。

应采购数量是需使用量与现存量之差。因为鲜活原料采购次数频繁，有的几乎每天进行，而且往往在当地采购，所以一般不必考虑保险储备量。

日常采购原料可以用饭店自行设计的“市场订货单”（见表8-2）来表示。表中的原料名称可以事先打印好，以免每次重复填写，其余几栏则要每次订货时根据需使用数量和现有存量的实际情况填写。

表8-2　××饭店市场订货单

（2）长期订货法

某些鲜活类食品原料的日消耗量变化不大，其单位价值也不高，宜采用长期订货法。一是饭店与某一供应商签订合约，由供应商以固定的价格每天或每隔数天向饭店供应规定数量的某种或某几种原料，直到饭店或供应商感到有必要改变已有供应合约时再重新协商；二是要求供应商每天或每隔数天把饭店的某种或某几种原料补充到一定数量。饭店有关原料逐一确定最高储备量，由饭店对饭店或供应商盘点进货日的现存量，以最高储备量减去现存量得出当日需购数量。采购定量卡见表8-3。

表8-3　采购定量卡(www.xing528.com)

4.干货及可冷冻储存原料采购的数量控制

干货属于不易变质的食品原料，它包括粮食、香料、调味品和罐头食品等，可冷冻储存的原料包括各种肉类、水产品原料。许多饭店为减少采购成本，求得供应商的量大折扣优惠，往往以较大批量进货，但这样也可能造成原料积压和资金占用过多。因此，必须对这类原料的采购数量严加控制。

确定干货及可冷冻储存原料的采购数量一般有两种方法，即定期订货法和永续盘存卡订货法。

（1）定期订货法

定期订货法是干货原料采购中最常用的一种方法。由于餐饮原料品种多，使用频繁，为减少进货次数，使食品管理员有更多的时间去处理鲜活类原料的采购业务，饭店通常把同类原料或向同一供应商采购的原料，定期在同一天采购。也就是说，不同类的原料和向不同供应商采购的原料的进货尽量安排在不同的日期，使验收员和仓库保管员的工作量得到平均分布。

定期订货法是一种订货周期固定不变，即进货间隔时间（一周、一旬、半月或一月等）不变，但每次订货数量任意的方法。每到某种原料的订货日，仓库保管员应对该原料的库存进行盘点，然后确定本次采购的订货数量，其计算方法如下：

需订货数量=下期需用量-实际库存量+期末需存量

下期需用量=日需要量×定期采购间隔天数

日需要量指该原料平均每日消耗量，一般根据以往的经验数据得出；实际库存量为订货日仓库实物盘存得到的数字。

期末需存量指每一订货期末饭店必须储存的、足以维持到下一次送货日的原料储备量，用公式表示为：

期末需存量=日需要量×订购期天数+保险储量

决定期末需存量，一方面要考虑发出订货单至原料入库所需的天数（由合同或口头约定，在这里称为订购期天数）和原料的日均消耗量，另一方面还要考虑各种意外原因可能造成的送货延误，要有一个保险储存量。保险储存量的多少视原料的供应情况而定，一般饭店把保险储存量定为订购期内需用量的50%。

期末需存量也称最低储量。当某些原因造成一定品种原料在某一阶段的实际用量大大超过以往的日均消耗量时，如不及时采购，就可能造成原料的断档。为避免这种失误，仓库保管员如在发货时发现某种原料虽然没有到订货日期，但它的现存量已非常接近于最低储量时，就要立即采购。

例：某饭店一月采购黄桃罐头一次，黄桃罐头的消耗量为平均每天10听，正常订货周期为2天。在当月的订货日，经盘点尚存50听，饭店确定黄桃罐头的保险储量为订购期内需用量的50%，则黄桃罐头的最低储量和需订货数量为：

最低储量（期末需存量）=日需要量×订购期天数+保险储量

=10×2+10×2×50%=30（听）

需订货数量=下期需用量-实际库存量+期末需存量

=10×30-50+30=280（听）

（2）永续盘存卡订货法

永续盘存卡订货法也称订货点采购法或定量订货法，它是通过查阅永续盘存卡上原料的结存量，对达到或接近订货点储量的原料进行采购的方法，一般为大型饭店所采用。

使用永续盘存卡订货法的前提是对每种原料都建立一份永续盘存卡（见表8-4），每种原料还必须确定最高储备量和订货点量。

表8-4　永续盘存卡

原料的最高储备量是指某种原料在最近一次进货后可以达到、但一般不应超过的储备量，它主要根据原料日均消耗量以及计划采购间隔天数，再考虑仓库面积、库存金额、供应商最低送货订量规定等因素来确定。

订货点量也就是该原料的最低储存量（定期订货法中的期末需存量）。当原料从库房中陆续发出，使库存减少到订货点量时，该原料就必须采购补充，这时，订货数量为：

订货数量=最高储备量-订货点量+日均消耗量×订货期天数

例：某饭店采购冻虾，冻虾日均消耗量为20kg，订货期为4天，最高储备量为230kg，保险储存量定为订购期内需用量的50%，则：

订货点量=日均消耗量×订货期天数+保险储量

=20×4+20×4×50%=120（kg）

订货数量=最高储备量-订货点量+日均消耗量×订货期天数

=230-120+20×4=190（kg）

永续盘存卡订货法的优点是：原料不足时能及时反映并采购。由于每种原料都规定最高储备量，所以数量上不会多购，有效地防止了原料的过量储存或储存不足；此外，永续盘存卡上登记了各种原料进货和发货的详细信息，仓库保管员不必每天库存盘点，只要翻阅永续盘存卡即可，这样能节省人力；同时，以该方法采购，可使采购数量比较稳定，不需每次决策，管理上比较方便。但是，永续盘存卡采购一般是不定期进行，采购运输的工作量较大，卡片的登记比较费时。因此，许多饭店把定期订货法和永续盘存卡订货法结合使用。