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资料整理与报告编写:实施后评价的关键步骤

时间:2023-06-25 理论教育 版权反馈
【摘要】:项目资料收集完成后,项目组需要对资料进行分类整理和归并,使资料具有合理性、准确性、完整性和可比性,能够直接应用于后评价分析。后评价报告深度应满足国家发展和改革委员会、国资委和各电力公司相关后评价报告深度文件的要求。后评价简报是用于企业内部传递情况或沟通信息的简述报告。后评价通报是上级把有关事项告知下级的公文,通报从性质来分,包括表扬通报、批评通报和情况通报。后评价年度报告,

资料整理与报告编写:实施后评价的关键步骤

(一)项目启动

后评价合同签订之后,进入项目启动流程,项目启动会是项目启动流程中的必要环节。第一,通过召开启动会,项目单位后评价工作牵头部门可以召集各部门后评价具体负责人,明确主要联系人,便于针对收集资料工作项目单位责任到人;第二,咨询单位可以通过启动会,与项目单位各部门建立联系,方便在后评价工作中进行沟通;第三,通过启动会,项目单位和咨询单位可以逐项落实收集资料清单文件和提资部门,同时确认提资的完成时间。

后评价工作启动之后,咨询单位应在项目单位的指导下成立项目组,明确后评价工作的负责人及专家组构成,专家组成员要涵盖项目实施过程中的所有专业,并包含内部专家和外部专家。其中项目领导组履行的是项目负责人的职责,负责项目的组织实施、协调和进度控制;专家组负责后评价过程的技术支撑,负责报告规划并对报告的技术质量进行把关;报告编写组负责后评价报告的编写工作。后评价项目组构成及分工如图3-2所示。

图3-2 后评价项目组构成及分工

咨询单位应根据项目单位对后评价工作的进度要求,制定合理的工作计划,工作计划应包括项目计划进度、项目组成员分工、工作重点、质量目标、研究路线和方法等内容。咨询单位需要充分考量工作计划是否充分、技术路线是否可行、研究方法是否合理、研究内容是否完整,必要的时候需要进行评审。工作计划是后评价工作的龙头,编制要尽可能周详,明确每一步工作计划的相关要求,以指导项目启动、现场调研、收集资料、编写报告和项目验收等工作。

(二)后评价工作调研收资

后评价工作开始后,项目组成员需要进行资料的收集整理,项目单位负责向咨询单位提供后评价对象的资料和档案,项目单位应保证资料和档案的正确、翔实和完整。在项目收资过程中,咨询单位需要根据项目需要,编写收资清单,项目单位根据收资清单提供资料。

项目资料收集完成后,项目组需要对资料进行分类整理和归并,使资料具有合理性、准确性、完整性和可比性,能够直接应用于后评价分析。同时,项目组专家要对资料进行针对性分析,如果需要进行现场调研和座谈,项目负责人根据项目单位的要求和后评价工作的需要,编制现场调研和座谈的提纲。

1.现场调研

根据后评价调研计划,开展现场调研工作。调研组参观项目现场,听取项目运行单位和建设单位的总体汇报。然后调研组分专业深入调研,查阅相关资料,对有疑问的数据进行核准;根据调研提纲,对前期收集资料过程中发现的问题与运行单位和建设单位进行讨论,在讨论过程中,调研组应安排专人做好会议纪要。对现场调研中难以解决和需要核准的数据,要进一步落实提供准确资料和数据的负责人、联系人和提交完善后的资料、数据的期限,保证在后评价报告编制过程中发现的问题能及时有效地沟通。

2.座谈

调研组可通过召开座谈会的方式,收集真实、完整的项目资料、数据和信息,通过与项目单位相关部门代表和参建单位代表(包括设计单位、监理单位、施工单位、物资采购单位和调试单位)座谈,了解项目在决策、施工和验收等各个阶段的特殊点,以及需在项目评价过程中重点关注的内容。调研组通过现场座谈了解的一手信息,可以再进一步查看现场和查阅档案资料,就相关问题进行充分讨论,达成共识。

调研和座谈是进行项目后评价工作的有效手段,能够一定程度地反映项目的实际情况,由于国家电网公司和南方电网公司这类供电企业,内容有严谨的项目管理制度和档案管理制度,所以并不是所有的电网生产技改项目后评价工作都需要调研和座谈,而是通过项目档案作为资料的有效来源。

(三)后评价报告编写

现场调研结束后,专家组成员根据调研提纲和重点调研内容,编制调研报告,作为后评价报告编写的重要依据,指导下一步编制组的报告编写工作。

咨询单位完成资料收集和现场调研等工作后,按照既定工作思路,开始撰写后评价报告。在后评价报告编写过程中,项目组成员需要对前期工作进行充分挖掘和总结,保证能够全面、真实、深刻的反应项目情况,发现问题、分析原因、寻求对策,做好各种分析研究工作。对项目的实施情况,运用调查收资、对比分析和综合评价等后评价方法,通过对照项目的直接目标、宏观目标和其他既定指标,对项目的实施效果进行评价。

(四)评审验收阶段(www.xing528.com)

后评价报告编写完成后,项目单位要组织对后评价报告进行评审验收。组织相关专业人员对后评价报告的完成情况、完成质量、完成深度等进行评审,形成评审意见后,咨询单位要根据评审意见修订后评价报告。原则上,课题组成员所在单位人员及课题顾问不能作为验收专家组成员。验收专家组根据合同对后评价报告进行验收,主要评估后评价工作是否客观、公正,是否达到合同中的要求及评价深度的情况,并由验收组长确定验收意见。后评价报告深度应满足国家发展和改革委员会、国资委和各电力公司相关后评价报告深度文件的要求。

通过验收后,项目单位根据合同相关条款完成咨询单位经费支付。咨询单位根据评审意见完成报告修改后,将最终报告及验收的相关材料一并报送项目单位,完成后评价成果移交。

(五)后评价成果应用

1.后评价成果形式

项目后评价的成果表现形式主要有后评价报告、专项评价报告、简报通报及后评价年度报告,其中项目后评价报告是评价结果的汇总,是反馈经验教训的重要文件。

项目后评价报告基本内容主要包括项目概况、评价内容、主要变化和问题、原因分析、经验教训、结论和建议、基础数据和评价方法说明等。

项目专项评价是根据项目实际情况,对于项目实施中问题多发环节或成果显著过程进行专项评价,目的是发现问题、总结经验。单项后评价可以针对某一项目的某一建设环节作为评价对象,也可以对建设单位在某一时间范围内竣工投产的相同或类似项目的同一建设环节进行专项后评价。

后评价简报是用于企业内部传递情况或沟通信息的简述报告。后评价简报可以采用多种形式,如专题简报和工作简报。简报主要是反映工作情况和问题,及时对后评价中的重要问题在企业范围内通过企业内部会议形式或者内部网络平台进行发布。

后评价通报是上级把有关事项告知下级的公文,通报从性质来分,包括表扬通报、批评通报和情况通报。后评价工作情况可以通过通报形式传达给相关部门,目的是交流经验,吸取教训,推动工作的进一步开展。

后评价年度报告,围绕和突出企业技术改造项目建设与管理的大局和主流,抓住趋势性和规律性的问题,在已有后评价成果的基础上进行系统总结和提炼,在宏观管理层面上发挥积极作用。

2.后评价成果应用

对于后评价成果,项目单位应进行发布和组织相关岗位进行培训学习,在此过程中,咨询单位要根据需要进行配合。项目单位的投资计划部门应对项目后评价成果进行分析、评议,总结经验教训,提出完善和改进类似工程的实施建议和意见,保证发现的问题能够在后续的项目中避免,成功的经验得到借鉴和应用。

电网项目后评价成果的应用是一个具有连续性的过程,配合供电企业相关的制度、规定和管理系统,通过培训中心等机构,对响应的岗位进行培训学习,形成一个持续性的、不断迭代的后评价成果应用过程。

后评价工作完成后,为更好地发挥其应有的作用,通过召开成果反馈讨论会、内部培训和研讨,以及建立后评价动态数据共享平台库等形式进一步推广项目管理经验。

通过后评价成果反馈讨论会,可以在更高的层次上总结经验教训,集中反映问题和提出建议,为完善项目决策提供重要参考依据;通过多层次、多形式的研究成果与信息反馈,将项目后评价成果与项目决策、规划设计、建设实施、运行管理等环节有效地联系起来,实现投资项目闭环管理,提高后评价工作的实效性。成果反馈讨论会可以针对某一项目,也可以根据实际情况对项目组或项目群进行集中讨论,项目后评价讨论会由项目单位组织召开。

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旨在使受训人员的知识、技能、工作方法、工作态度及工作价值观得到改善和提高,从而发挥出最大的潜力,提高个人和组织的业绩,推动组织和个人的不断进步,实现组织和个人的双重发展。后评价是项目建设的重要环节,项目后评价的功能和作用主要围绕总结项目经验教训,以供后续同类项目借鉴,提升项目决策管理水平为主,宏观的投资决策、发展战略、政策措施建议为辅。可以内部培训和研讨,更好地理解后评价理论方法和实务方法,促进项目投资决策和管理水平的不断提升。

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