项目进度调整及其执行方法

人们常说“计划赶不上变化快”，相信执行过项目的社会工作者都能深刻地认识和体会这句话的精髓。换言之，无论我们的项目计划多么完美，无论我们多么努力地按照计划执行，总是会出现难以预料的情形迫使我们重新审视项目，调整项目进度。这些情形可能来自机构内部的状况，比如人员变动、人员技能滞后等，也可能来自机构外部，如遭遇重大的变故、重大的天灾人祸等。在此，我们需要明确项目进度调整的含义，所谓“项目进度调整”，是指随着项目工作推进，受到自身或他者因素的影响，需要正式地向资助方、合作方等提出项目进度调整的决定和调整计划，并与资助方、合作方等达成共识。

在此之前，我们需要先认识常用的制订项目进度计划的工具和方法。制订项目进度计划是在分解项目工作的基础上对项目、活动或服务进行的时间计划，其目的在于控制项目时间和节约项目实践经费，必要时能够起到协调资源、促进资源利用、预测项目风险和管理资金的作用，这也正是项目进度计划在项目管理工作中的重要之处。

常见的制订进度计划的方法有以下四种，现简要介绍如下：

关键日期法：顾名思义，该方法会列入项目关键活动或服务的日期，以便让社会工作者通过时间节点来了解、把控项目进度。其绘制时只在表格中列出关键活动和关键日期，如表5－1所示：

表5－1　某项目季进度计划表

关键路径法：是指关注项目中持续时间最长的活动顺序，因为这一项活动决定着项目可能的最短周期。该方法关注的是所有活动或服务起始和结束的时间，并以流程来进行标识。如图5－1所示，其中活动／服务2.1、2.2和2.3为平行活动、活动／服务3.1和3.2也是平行活动，社会工作者可根据项目执行情况、项目需求、人力配置等因素选择执行其中之一，因此便会形成图中所示的关键路径。

图5－1　关键路径法示意图

甘特图：又名横道图、条状图，其通过条状图来显示项目，进度，以及其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的变化情况。该方法以提出者亨利·劳伦斯·甘特（Henry Laurence Gantt）先生的名字命名。

计划评审技术：是指用网络图来表达项目中各项活动的进度和它们之间的相互关系，并在此基础上进行网络分析和时间估计。该方法认为项目的持续时间以及整个项目完成时间的长短是随机的，服从某种概率分布。我们可以利用活动逻辑关系和项目持续时间的加权合计，即项目持续时间的数学期望来计算项目时间^[1]。

因此，在项目进度调整的定义和项目进度制定常用的方法和工具的指引下，关于项目的进度调整，我们需要重点掌握以下两个方面的内容：

首先，我们需要清楚如何判断何时应该调整项目进度。把握调整项目进度的时间点非常关键，通常社会工作者会从以下几个角度进行判断：(www.xing528.com)

第一，把握项目计划与项目进程情况的匹配度。理想状况是一一对应、完全匹配，但这在实际中很难实现，往往有滞后情况发生。笔者在此强调，并非有所滞后就意味着要调整进度，而是需要考虑滞后的严重程度和影响程度。根据多年项目工作的研究，笔者建议可参考时间维度进行匹配度的判断，如果项目进程与项目计划相比，存在滞后一个季度的工作量时，则需考虑调整项目进度。从实务实践的角度看，如果滞后一个季度的工作量，那么就难以保质保量地赶上计划，特别是社会工作项目在于“慢工出细活”。此时考虑调整项目进度，无论是对资助方、合作方，还是服务对象等都是一种妥当的处理。

第二，把握项目人员与项目工作的匹配度。社会工作项目的执行在于专业社会工作者根据项目计划具体执行，且强调与服务对象保持“同步”，不能过快亦不能过慢，专业的助人自助理念和价值就是在“同步”过程中逐步实现的。这对承担执行工作的项目人员有着“量”与“质”的要求，项目执行时要保证有一定数量和专业水平的项目人员。如果项目人员在数量和质量两方面都出现不能匹配项目工作的情况，则需考虑调整项目进度。我们建议可以把项目人员减少比重是否超过1／3、项目人员工作成效是否存在副作用^[2]，作为判断的参考标准。

第三，不可抗力的外力因素影响。项目在执行过程中，存在少数的不可抗力因素影响着项目进程，以2020年我国新冠疫情为例，相当长的一段时期内，在受疫情影响、政策规定的制约下，项目工作必然需要按下“暂停键”，或将人力、物力短暂转移到疫情防控工作中，原本的项目计划必然受到重大影响，此时需要我们调整项目进度。总体而言，不可抗力的外力因素一般是具有明显特征的，造成的影响巨大且迅猛，我们能够直观感受到并做出调整。

以上三个判断角度是笔者从多年项目工作经验中总结出来的，具有非常强的可操作性和指导意义，可帮助社会工作者准确地判断项目进展中需要调整的重要时间节点。

其次，我们需要学习怎么进行项目进度调整工作。所谓调整，实则强调“改变”，需要社会工作者根据此时此刻的现实困境做出相应的改变，且这种改变能够解决项目工作面临的问题和困境。通常社会工作者会从以下几个方面进行调整：

第一，整体顺延项目工作及项目周期。

整体顺延是指在不改变原定的项目周期和项目计划的情况下，执行时间整体顺延，以期执行项目的社会工作者能在相对更长的执行周期内完成项目工作。此方式通常为社工机构经常考虑的，相对而言其操作也更简单，仅需获得资助方同意便可完成进度的调整。但该方式也有一定的要求，例如，项目执行方需自行负担顺延周期内的人力资金和机构运行资金，因为资助方虽然同意整体顺延但不会追加顺延期内资金成本，但是这对尚处于发展初期或缺乏自有资金的社工机构而言，将会使其承担巨大压力。因此，社工机构在提出整体顺延计划时，需充分考虑机构自身情况，特别是自有资金情况。

第二，有所侧重地开展项目，每月更新及调整项目进度和计划。

这一调整方式需有一个前提，即不改变项目周期。根据原定的项目周期及项目计划内容，考虑当前项目进程面临的困境，有所选择地、有策略性地执行某一部分项目内容，但这也意味着会放弃某一些项目内容。此类方式运用“项目监测”的思维，强调定期了解、更新和调整项目，以期找到应对项目困境和推进项目进程的平衡点。例如，2020年在新冠疫情的影响下，许多机构及项目都不能开展外出参访、学习等活动，项目人员就可考虑延后、放弃或取消此类工作内容，转向执行能够开展的内容。

第三，转变项目工作手法和方式。

通常而言，在项目计划和申请阶段所规划的内容中，已经确定了此项目的工作手法和工作方式，可以理解为“常态下的工作手法和方式”。相对而言，在非常态下如果以“常态下的工作手法和方式”继续开展工作，必然出现“水土不服”的情况，此时就需要项目人员转变，采取适应当前情境的“非常态下工作手法和方式”。可能有人会问，“非常态下的工作手法和方式”具体指什么呢？针对这一问题，笔者在此难以给出标准的参考方式，因为这种“非常态下的工作手法和方式”是需要基于当前情境的社会工作者、服务对象、社工机构、合作方等主体发挥能动性和创造性去构建的。同样以2020年新冠疫情为例，相信许多机构和项目在疫情影响下都无法开展涉及将服务对象聚集的活动或服务，我们发现很多机构和项目在此情境下，将以往的线下工作方式转变为线上工作方式，通过网络和电子设备执行项目，有的机构甚至将线下的培训转变为线上进行。

我们可将项目的进度工作总结为四点：分析项目进度，找出哪些地方面临困境和问题，需要采取什么样的调整措施；根据相关方法和经验，确定应采取的具体的进度调整措施；将进度调整措施写入项目工作计划中，修改为新的项目计划；重新按照新的项目计划制定进度并执行。最后，笔者要再次强调，所有涉及项目进度工作的调整和改变都需要与资助方、合作方等主体进行正式沟通、达成共识后方可执行，这是项目工作合作精神和契约精神的体现。