高效的采购备货管理策略降低危机材料”风险

在很多时候，虽然供需双方签订了采购合同，及时交货也成为一件看似“简单”的事情，然而在实际操作中，签了采购合同，交货却不及时的现象“由来已久”，甚至频繁发生。

在实际工作中，未及时交货往往会对需求方造成难以估量的损失。比如，对于制造型企业来说，任何一个元器件出现短缺，必然直接影响到生产计划的安排以及产品的上市销售。很多时候，由于供应商不能及时交货，使得企业不得不寻求其他办法来协调解决缺料的问题，企业甚至付出了数倍的时间、精力与成本。

猛一看，交货不及时的表层现象在于采购合同交货期到来时，供应商无法按时交货，或交货数量无法满足需求，出现交货延期。那么，出现供应商不及时交货的真正原因是什么呢？这主要包括七个方面，即客户、市场、研发、计划、采购、供应商和材料。比如，客户催货数量多、时间紧，市场部门接到大的订单，需要增加产品产量，研发部门设计新产品，采用了新兴的零部件，计划部门调整生产计划，增加了产品产量，供应商产能有限，材料的上游原材料出现紧缺等，这些原因都可能导致供应商不能及时交货。

为了解决采购中不能及时交货的问题，我们要整合其他内外资源，并从下述四个方面予以重点改进。

1.产品线要发挥驾驭全局的核心作用

每一个产品都归属于相应的产品线，所以，产品线对于产品而言，具有驾驭全局的核心领导地位。产品线决定了产品的市场定位和生命周期定位，产品线要依据产品的不同定位，控制调整原材料采购的频率和策略，从而更好地应对随时变化的市场供求形势。与此同时，还要对不同原材料实施替代、升级、预测等工作，以应对原材料市场的变化。产品线作为产品的经营者，要对与产品相关的所有工作负责，还要高度关注产品所需的全部原材料是否能够及时交货。

具体来说，产品线可以根据产品的市场定位，决定原材料的采购方式。例如有些材料货期长、供货紧张，产品线就应建立必要的安全库存，提供必要的预测数据，以缓解未来需求的紧张压力，而对于生命周期短的产品，采购方式就应以短期内现货供应为主，要注重交货实效；产品线还要配合市场体系做出必要的中长期预测，并不断提高预测的准确性；针对产品中的“危机材料”，产品线要及时防范，切勿掉以轻心。其中，停产材料、供不应求的材料、使用客户少的材料、产能有限的材料等都属于“危机材料”，产品线要及时有效地进行元器件替代、升级等工作，以降低“危机材料”带来的风险。

2.计划部门担当起防范风险的任务(www.xing528.com)

计划部门是将主生产计划转化为实际采购计划指令的运行部门，调整、控制材料的交货计划与库存，以达到原材料及时齐套与控制库存的目标。由于市场预测的不确定性，以及原材料供货市场的波动，计划部门所承担的防范风险的作用尤为突出。为此，计划部门应尽量减少计划的波动，根据原材料的货期数据，及时下达计划，针对危机材料，要建立远期备货计划。

3.市场销售部门提供必要的预测信息

市场销售部门的重点在于占领市场，扩大市场份额，其前提是有充足的产品供应保证以及最短的供货时间，所以，市场销售与原材料采购及时交货密不可分。对此，市场前线人员要根据销售的市场态势，及时预测和调整产品的变化，以便计划部门相应做出原材料采购的布局变动，从而为采购部门提供相应的信息支撑，以更好地确保及时交货。

4.采购部门保证及时交货

采购部门将与供应商签订的买卖合同作为交货的基本凭证，如果出现了供应商未及时交货的现象，从采购部门的角度来说，对于因供方的原因造成无法及时交货的情况，应依据合同条款向供应商索赔，或要求供应商限期补救；对于因买方原因造成无法及时交货的情况，买方自身应积极改善工作，避免以后重复出现类似的问题。

此外，采购部门还可以针对不同类别的原材料采取不同的采购方式，从而优化交货时间；加大订单跟踪力度，定期与供应商沟通，及时发现问题、处理问题，重视对供货市场信息的收集与反馈；对影响交货的因素及时采取应对措施等。

总之，采购中的及时交货非小事，即便供需双方签订了有法律约束力的合同，双方的采购订单也在运转中，采购人员仍要密切关注交货动态，避免由于未及时交货给企业带来的不利影响。