人力资源管理信息系统功能的设计策略

（一）企业预期实现目标

人力资源管理信息系统是以决策管理的信息化为核心，通过选择某种流程结构，帮助决策者进行各种相关的决策管理活动，为决策者提供所需的人力资源信息和资料；辅助决策者建立和修改人力资源决策模型；提供各种备选方案，并对方案进行优化和判断，从而提高决策者的决策能力。通过充分发挥人力资源管理信息系统的上述功能，企业可以很容易地实现以下几个方面的目标：

第一，构建人力资源数据中心。利用人力资源管理信息系统的统计分析功能，企业能够及时准确地掌握企业内部员工的相关信息，如员工数量、员工结构、员工成本、培训支出及员工离异率等，确保员工数据信息的真实性和完整性，从而有利于更科学有效地开发与管理企业人力资源。

第二，实现网上招聘。人力资源管理部门可以通过本企业的人力资源管理信息系统与其他专业网站的衔接，了解市场上人力资源的最新动向，将本企业空缺的工作岗位及职位要求等信息对外公布，就会收到大量应聘者的相关信息，再结合一定的测评手段就可以为企业引进合适的人才。与传统的现场招聘或借助中介机构招聘相比较，网上招聘大大节约了人力、财力、物力，提高了招聘效率。

第三，提供在线培训。以网络为基础的虚拟学习中心使学习成为一个实时互动的过程，员工个人负担、企业培训成本将大大降低，人力资源管理部门更重要的工作将是强调员工要协作学习、自我管理、自我激励，并设计科学合理的评估体系以保证培训的效果；在线培训可以让员工自主地选择自己感兴趣的内容，有针对性地培训，从而提高员工个人业务技能，使其能够适应激烈的内部岗位竞争的需要。

第四，达到企业与员工之间建立无缝协作关系的目的。以信息技术为平台的人力资源管理信息系统更着眼于实现企业员工管理的自动化和协调化，使企业各层级、各部门间的信息交流更为直接、及时和有效。一方面，员工可以通过系统网络了解企业的管理制度和发展战略，当员工希望就某一问题表达个人见解时，可以通过BBS论坛、聊天室、建议区、公告栏及各管理层的电子邮箱与管理者进行语音或文字交流；另一方面，管理者通过该系统可以准确地了解员工的工作行为、工作期望及工作绩效等信息，并将这些信息经处理后及时反馈给员工本人，从而密切企业与员工的关系。

（二）选择人力资源管理信息系统的考虑因素

企业如何选择E-HR系统。用户在选择自己的E-HR系统时，往往会综合考虑以下因素：系统功能、方案可行性、供应商实力、服务水平、产品价格。上述各因素中，后三项都是比较容易根据经验判断而得出结论的，而对于前两项因素，如果没有适当的标准作指导，相对来讲就不太好把握了。用户在选择E-HR系统时不妨从以下一些特征来评判其功能：

1.完整性与集成性

系统全面地涵盖了人力资源管理的所有业务功能，并且对每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程设计，是用户日常工作的信息化管理平台。对员工数据的输入工作只需进行一次，其他模块即可共享，减少大量的重复录入工作。既可作为一个完整的系统使用，也可以将模块拆分单独使用，在必要时还能扩展成为一个完整系统。

2.易用性

界面简洁，直观地体现了HR管理的主要工作内容。采用导航器界面，引导用户按照优化的HR管理流程进行每一步操作，基本没有弹出式对话框，在一个界面就能显示所有相关信息，并操作所有功能，信息集成度高，减少了大量对弹出式对话框的烦琐操作。

3.网络功能与自助服务

对集团型企业用户而言，能提供异地、多级、分层的数据管理功能。日常管理不受物理位置限制，可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作，为非人力资源部门的员工与经理提供的基于Web的企业内部网络应用。允许员工在线查看企业规章制度组织结构、重要人员信息、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况，注册内部培训课程、提交请假/休假申请，更改个人数据，与HR部门进行电子方式的沟通。允许直线经理在授权范围内可在线查看所有下属员工的人事信息，更改员工考勤信息，审批员工的培训、请假、休假等申请，并能在线对员工进行绩效管理。总经理可在线查看公司人力资源配置情况、人力资源成本变动情况、组织绩效/员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息。

4.开放性

提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导入、导出以及与外部系统的无缝连接。可方便引入各类Office文档并存储到数据库中，规范人力资源文档的管理，并增加文档的安全性，同时支持所有主流关系型数据库管理系统以及各种类型的文档处理系统。

5.灵活性

可方便地根据用户需求进行客户化功能改造，也可方便地根据客户需求更改界面数据项的显示。强大的查询功能，可灵活设置任意多条件进行组合查询。支持中英文（或其他语种）实施动态切换。

6.智能化

系统的自动邮件功能可直接批量通过E-mail发送信息给相关人员（如通知被录用人员、给员工的加密工资单等），极大地降低管理人员的行政事务工作强度。系统设置了大量的提醒功能，以便用户定时操作（如员工合同到期、员工生日等），使得HR管理变被动为主动，能有效地提高员工对HR工作的满意度。

7.强大的报表/图形输出功能

提供强大的报表制作与管理工具，用户可直接设计各种所需报表。提供灵活报表生成器，用户可快速完成各种条件报表的设计，并能随时进行设计更改。报表可输出到打印机、Excel文件或TXT文本文件（如提交给银行的文件）。提供完善的图形统计分析功能（如柱状图、饼状图、折线图等），输出的统计图形可直接导入MS office文档中，快速形成HR工作报告。

8.系统安全

对数据库进行加密。严格的权限管理，设定用户对系统不同模块、子模块乃至数据项的不同级别操作权限。建立日志文件，跟踪记录用户对系统每一次操作的详细情况。建立数据定期备份机制并提供数据灾难恢复功能。

（三）人力资源管理信息系统的配套支持

人力资源管理信息系统建设离不开一定的环境和条件。这里所指环境是有关企业内外部各种因素的综合，这些因素对信息系统建设有着相当大的影响，在一定程度上甚至决定着信息系统建设的成败。因此，在进行系统规划和实施时除了要认真分析系统本身的内在特性外，还需对一些与系统相关因素加以综合考察，为系统提供完善的配套支持。(www.xing528.com)

1.增强全员信息化管理意识

人力资源管理信息系统覆盖企业所有部门，与企业全体员工利益密切相关，因此，提高企业员工信息化管理意识对企业和员工个人都很有必要。对企业而言，它有助于为企业人力资源管理信息系统建设提供良好的文化氛围；对员工个人而言，信息化管理意识的增强必然导致其竞争意识和个人技能的提高。企业要经常地对全体员工进行信息管理思维观念的塑造，通过导入竞争机制，引导员工自觉自愿地进行信息化“洗脑”“充电”。

2.培养复合型的信息系统管理人才

推动人力资源管理信息系统的建设，人才是重中之重。企业要把加强员工培训作为推进企业管理信息系统的一项基础工作摆上日程，有针对性地设计培训方案，在培训内容上做到管理理念与技术应用并重，增强培训的实效性，造就一支具有较高水平的信息技术应用能力和现代化管理能力的人才队伍。

3.保证信息系统建设的资金来源

人力资源管理信息系统是一个系统庞大、周期长、投资高的工程，足够的资金投入是企业顺利实施信息系统建设的前提条件，企业应根据自身的经济实力，积极拓宽融资渠道，有计划、分步骤地进行信息系统建设。

4.建立良好的对外协作关系

选择具有高水平和持续发展能力的软件供应商作为企业的技术合作伙伴，有利于借助其专业知识解决信息系统建设的相关技术问题，防止信息系统建设停留在低水平、低效率，甚至出现投资浪费、半途而废的现象。此外，充分利用专业管理咨询机构等社会中介力量做好企业管理诊断工作，找出企业实施信息系统过程中的薄弱环节，并制定出有效的改进办法与策略，这也是企业人力资源管理信息系统建设不可忽略的重要举措。

（四）E-HR系统的若干实施阶段

如何实施E-HR系统。我们认为人力资源信息化的实施过程应循序渐进、分步实施，先打基础，后谈应用。

1.评估与定位

企业在实施E-HR系统之前，首先要对自身做一个客观而充分的评估，要了解企业HR管理当前所处的阶段、实施E-HR系统的预算以及是否需要引入管理咨询等，然后才能确定将要实施的E-HR系统的范围与边界。

由易到难，企业实施E-HR可分成以下三个阶段：①提高人力资源的工作效率阶段。其工作重点是行政事务管理、组织机构管理和薪酬福利管理。这几部分工作占用管理者大量时间，手工操作不仅效率低，且容易出错。因此，人力资源管理信息化首先要解决的是如何提高工作效率。②规范人力资源的业务流程阶段。重点是招聘管理、绩效管理、培训管理。人力资源信息化能将相关的工作职能完全覆盖并划分清楚，且能将经过优化后的流程体现在系统中。③战略性人力资源开发阶段。这是E-HR管理的最高阶段，工作重点是员工发展、职业生涯规划、人力资源成本评估、人力资源战略决策。

由此看来，不能只是要求E-HR系统简单地满足企业当前的HR管理需求，而要充分考虑E-HR系统是否能为HR管理层次的提升带来帮助，能否顺利承担上述三个阶段各自的重点工作。要从企业的实际情况出发，不能盲目地贪大求全，追求时髦，要尽可能做到量体裁衣。只有将自己准确定位，才能寻找到合适的解决方案。

2.选择供应商

在了解自己的需求之后，就要选择一家合适的E-HR解决方案供应商。需要特别指出的是，E-HR解决方案的实施过程绝对不是简单的产品买卖，而应该视为一个完整的项目。

3.项目实施

项目的实施过程将分为三个阶段：

（1）实施前阶段。与供应商配合进行的需求分析与系统设计阶段。对HR管理者来讲，这个阶段是一个难得的整理与完善HR管理运作体系的过程，有利于将以往离散的工作规范化、系统化。对供应商来讲，事先将客户的需求理顺，对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此，用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作，而不应急于马上就要看到系统运行的效果。对系统进行定制化改造期间，用户应与供应商之间保持频繁的沟通，及时对需求进行确认，尽量避免不停地提出零散需求，否则容易导致项目管理的失控。

（2）实施完成后阶段。供应商在完成所有功能的开发之后，提交给用户的，还只是一个系统框架，并不能马上就运行，用户还需要在供应商的帮助下进行系统初始化与数据转换工作，使企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中来。系统框架加上企业/员工基础数据，就构成了完整的E-HR系统的基础设施平台，相关的HR业务管理职能与流程就可以在这个平台上执行了。

（3）培训阶段。由于一套完整的人力资源管理系统覆盖的内容十分丰富，为尽快使用户熟悉系统的操作，用户在正式运行系统前应接受供应商关于系统使用的培训以及相关技能的培训。

4.系统使用

最后需要指出，E-HR系统实施成败的关键，在于管理者是否真正用它。只有在供应商与用户的共同努力下，才能为企业打造出适用、完善、专业的解决方案，才能为HR管理者所用。

对企业而言，无论是人力资源管理系统，还是E-HR，代表的是管理理念的革新，而并非仅仅是工作方式的改进。减少了大量繁杂的行政事务，随之而来的是人力资源部门角色的重新定位，但并不意味着HR从业者就一定能成为企业的战略伙伴角色。只有人力资源管理的流程得以优化，企业内外用于人力资源管理的种种资源和供应商得以整合，HR工作者才能从企业运作流程和工作关系上成为企业的战略合作伙伴，而E-HR才能真正成为企业信息化助推器和倍增器。