会议作为一种有目的、有组织的集体性交流活动，涉及的面相当广，需要协调的关系非常多。为了确保会议活动的协调、有序、高效，就必须实施会议管理。
会议管理就是指会议组织者运用科学的决策、规划、组织、指挥和协调手段，以最优的服务、最低的成本和最高的效率，合理配置会议资源，实现会议目标的过程。会议管理的过程渗透到会议的策划、报批、申办、筹备、接待、举行、主持、总结、评估、反馈等各个环节。
（一）依法规范原则
会议是人们社会交往的一种方式，举行会议是法律赋予公民和合法组织的权利。但是，任何人和任何组织在行使举行会议的权利时，必须遵守法律、法规和规章。强调依法规范原则，意味着既要维护公民和合法组织举行会议的权利，又要明确相应的义务，将各种会议活动纳入法治化和规范化的轨道。
对于营利性会议的组织者来说，除应遵守有关的法律、法规和规章外，还应当在举办会议时制定相应的管理制度和规则，一方面实行自律，向与会者提供优质规范的服务；另一方面规范与会者的行为，维持会议的良好秩序，确保会议安全，维护与会者的合法权益，从而树立会议品牌形象。
（二）准备充分原则
任何一次成功的会议都是建立在充分准备基础上的。准备充分原则的具体要求包括：
1.思想准备
会议组织者和会务工作人员在接到任务后，必须首先从思想上动员起来，认真学习相关的法律、法规、规章和上级的政策，明确会议管理的目标和要求，为投入紧张的会议管理工作做好思想上、心理上的充分准备。
2.信息准备
会议信息既是会议领导管理机构决策的依据，同时也是向与会者提供服务的重要内容。具体来说，会议举行之前需要准备的信息包括：
（1）议题性信息
这是指需要列入会议议程，进行讨论、研究或需要解决的问题和工作。议题性信息的收集对于确定会议的主题和具体议题以及制定会议议程具有关键性意义，是会议信息管理的重要环节。
（2）指导性信息
这是指对确定会议的内容与形式，办好会议具有指导意义的信息，如党的方针政策、有关的法律法规、上级机关的有关精神等。
（3）参考性信息
这是指围绕会议所收集的背景性、资料性信息，包括下级部门或机构、普通职工围绕即将召开会议所形成的意见、建议、要求，社会舆论的动向，国内外同行举办会议的经验和教训，能够帮助说明和阐释会议文件的有关资料以及与会者需要了解的信息等。
（4）会务方面的信息
在会议准备阶段，及时准确收集会务方面的信息，对于搞好会议筹备工作意义重大，比如要做好会议的接待工作，就必须事先收集与会者的相关信息；要做好会议的宣传工作，就应当事先掌握前来采访的媒体和记者的情况；等等。
3.物质和技术准备
现代会议活动离不开物质和技术支持，即便是最简单的会议，至少也要准备纸和笔以便作会议记录。至于召开大型的现代化会议，没有高科技会议设施的支持几乎难以想象。
4.方案准备
会议活动的各项具体安排事先要有周密的方案，如实施方案、应急方案。方案要尽可能多备几套，以适应客观情势的变化。重要的会议活动方案还应当展开咨询与论证，使其更具有科学性和可行性。
（三）分工协调原则
会议管理是一项系统工程，各个管理部门之间既要有明确的分工，又要做到相互配合与协调。分工协调原则的具体要求有以下两点：(www.xing528.com)
1.分工明确
会议活动的每一项组织工作、会议管理的每一个环节都要落实到人，做到岗位职责明确、任务要求明确。
2.统筹协调
要通过建立协调机制，明确协调责任，强化协调意识，使会议管理机构及其各个工作部门成为一个相互协调、相互配合的团队，使会议管理的各项分工、各项具体工作合成一个有机的整体，促进管理效益的提高。
（四）服务周到原则
从某种意义上说，会议管理就是会议服务。良好的会议服务，能为会议的成功举办提供强有力的支持，也能给与会者留下深刻难忘的印象，提升组织者以及会议品牌的形象。服务周到原则要求做到：
1.服务要周到细致
会议服务涉及接站、注册、文件分发、住宿、餐饮、观光、出行等许多方面。凡与会者提出的合理需要，组织者要尽可能满足，并努力做到周全、细致，让与会者时时放心、处处称心、事事暖心。因条件的限制暂时无法满足与会者某些方面要求时，要耐心做好解释工作，取得与会者的谅解。
2.服务要主动及时
会议组织者要想客人之所想，急客人之所急，主动了解与会者的需求，尽快满足他们的愿望。
（五）确保安全原则
安全是会议成功的充分必要条件。这里所指的“安全”包括：
1.人身安全
人身安全是会议管理的重中之重，涉及消防、交通、场馆、防疫、饮食、自然灾害、恐怖袭击、医疗救护等方面的安全管理。其具体要求如下：
（1）要事先编制各项应急预案，配全相关器材，明确安全责任，培训有关人员，进行应急演练，确保紧急遇险时各项应急预案能发挥效果。
（2）加强对场馆的安全评估和检查，保证有足够的安全设备和安全通道，同时配备医护人员和救护设备，确保发生紧急情况时能及时救护和疏散。
（3）集体就餐以及举行宴会，要采取严格的卫生措施，防止集体食物中毒，确保饮食安全。
（4）用车辆接送参加人员，要事先对司机进行安全行车的教育，并切实做好车辆检查，及时排除安全隐患，保证行车安全。
2.信息安全
举行涉密会议，要从会场的安排、设备的使用、文件的印发和保管、人员的进出等方面采取严格的保密措施，防窃听、防文件丢失、防外人混入会场，确保信息安全。
（六）环保节俭原则
会议活动能够创造一定的经济效益和社会效益，但其本身也消耗一定的资源。贯彻环保节俭原则，不仅能降低会议的成本，提高会议的经济效益，更重要、也更有意义的是给会议本身树立一种良好的社会形象，为环保事业作出贡献。贯彻环保节俭原则要求做到：
1.严格执行财务预算，加强资金监管，努力降低成本，提高会议的经济效益。
2.采取切实有效的措施，科学合理地配置和最大限度地利用资源，并从制度上厉行节约，杜绝浪费，实行绿色办会。
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