参会人员的登记、进出与证件管理优化方案

7.5.1　现场登记

现代会展活动采取网上报名的方式已相当普遍,但在展会现场报名的传统方式却还是不可忽视的做法,快速迅捷的现场观众登记是非常重要的。登记处是观众来到场馆第一处受到服务的地方,第一印象实际上是持续最久的印象。登记台对待观众的态度直接反映企业形象。如果展会规模大登记台可能会非常拥挤,就应该提高报名效率,让观众自己填写报名表和多设窗口多台电脑录入。根据主办单位策划的要求,有的展会登记后交费发证进场,有的则免费但须凭请柬或单位介绍信及名片办理。观众进场填写的表格和发给的打印胸卡必须是中英文对照,一目了然,让参展商一看就知道来者的身份。

现场登记是筛选观众的一个重要环节,因为通过登记可以明确参观的人是来自哪个领域的,这样便于承办单位今后的观众组织。同时观众使用的证件若是条形码或磁卡、电子卡,则入场时既便捷又给展馆和主办单位留下许多专业分析观众的宝贵信息资料(如可以知道该身份的持卡人在展馆内的时间和次数等,判断其对展会的关注程度)。

会展活动过程中,参与人员的登记,是为项目评估以及今后的持续服务提供直接资料的有效手段,根据登记所填写的信息,可以专业地分析并得出结论。通常展馆、承办单位以及有的参展商都会设置一定的表格来进行统计。

统计表格通常包括姓名、性别、国别、单位、职务、学历、联系方式等,不同的调查单位会根据自身的需要在表格中设计一些调查问题,以使登记的资料更有参考价值。如今,随着智能化门禁系统科技含量的不断提高,通常采取扫码登录自助办证或刷脸进场的办法,更加节省时间,提高效率,如图7-22所示。

7.5.2　证件

证件作为一种识别标志,在各类展览或会议活动中十分必要。就展览而言,通常会使用到以下全部或部分证件,证件的使用要符合举办单位自身的要求,并根据需要发给相应的人员使用。

图7-22　观众登录台、门口机

1)证件种类

(1)车辆证件(须在背面印有使用说明及行车路线图)

车辆证件包括停车证、通行证、特别通行证、不同颜色区别的通行证等,如图7-23所示。

图7-23　车辆通行证背面须印使用说明及行车路线

(2)人员证件(须在背面印有使用时间和区域)(www.xing528.com)

①布(撤)展证、参展证、采访证、来宾证、贵宾证,如图7-24所示。

②保障人员证。

③展馆工作证。

④组委会人员工作证。

⑤门票(销售、赠送)、赠券、邀请函、请柬。

(3)物品出馆证

展会期间物品出馆证明。

(4)其他主办单位和场馆认为有必要的证件

2)证件的发放与使用

除进行展会网上报名和现场登记发证的形式外,根据对象的不同,主办单位还要发放许多不同的证件,证件的发放除赠送的门票和赠券外,通常是提前进行办理,由主办或承办单位根据需要制作和发放。场馆工作人员,主要是门卫根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证件的有效期,对持证人进行资格认可和放行。

图7-24　展会人员证件

门票一般为一次性使用,场馆门卫根据事先与承办单位的约定,收缴销毁或剪副券,避免重复使用。对于进行销售的门票,场馆需安排销售场所或销售人员,对销售所得根据合同约定与承办单位双方确认后进行分成。

通常规格高、规模大的展览会,使用到的证件种类也会较多,发放的形式和渠道也相应复杂。如大型会展活动的记者证,事先各媒体就会向当地政府宣传部门提出申请领取,并由承办单位提供。布(撤)展证一般也会在报名并落实相关事宜后,由承办单位提前发出,来宾和贵宾证也须提前发送。