（一）档案检索工具的种类
按照不同的标准，档案检索工具可划分为不同的种类。
按编制体例的不同，档案检索工具可划分为目录、索引和指南。目录是指将通过档案著录标引工作编制成的条目按照一定的次序编排而成的检索工具，如分类目录、主题目录和专题目录等。索引是指将档案的某一内容或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列而成的检索工具，如人名索引、地名索引和文号索引等。指南是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的一种检索工具，如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。
按检索范围的不同，档案检索工具可划分为全宗范围的检索工具、档案馆范围的检索工具、专题范围的检索工具和若干档案馆范围的检索工具。
按功能的不同，档案检索工具可划分为馆藏性检索工具、查检性检索工具和介绍性检索工具。馆藏性检索工具是反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具，如案卷目录、全宗目录和案卷文件目录等。查检性检索工具是脱离档案实体排列顺序，从档案的某一内容或形式特征的角度来提供检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引和文号索引等。介绍性检索工具是指以文章叙述的形式介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具，如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。
按载体的不同，档案检索工具可划分为卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具和网络检索工具。卡片式检索工具是以单张卡片为单位，每张卡片上著录一个条目，并将卡片按照一定顺序排列成查找体系的检索工具。书本式检索工具也称簿式检索工具，是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。缩微式检索工具是以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。机读式检索工具是以数码形式存储在磁性材料上，供计算机识读的检索工具。网络检索工具是档案馆在互联网上公布档案馆开放档案目录而形成的检索工具。
由于档案检索工具的种类比较多，每一种工具都能满足特定的应用需求。在实际工作中，大型的专业档案馆（室）所使用的检索工具类型比较多，而小型档案馆（室）对检索工具种类的需求比较单一。每一种检索工具都有自己的特点，在功能上既有互补性，也有重复性。因此，档案馆（室）不需要配齐所有的检索工具，而应根据自身的实际需求，充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系，以高效率地构建完备的检索途径。
（二）常用检索工具的编制方法
下面介绍几种比较常见的检索工具编制方法。
1.案卷文件目录
案卷文件目录也称为“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它是将一个全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成的目录名册，兼有案卷目录和卷内文件目录的双重功能。案卷文件目录使馆藏性目录实现了对案卷和文件的配套检索。以“件”为单位整理与管理档案，取消“案卷”这一保管单位之后，可以直接将归档文件目录作为全引目录。编制案卷文件目录这种检索工具，只需将案卷目录和卷内文件目录依次打印，复印剪贴后装订成册，或者利用计算机编辑整合即可。可见，编制这种检索工具比较简便，直接利用归档文件目录即可；使用方法也比较简单，直接对照查找案卷或文件即可。但它也有一定的不足：当档案文件数量比较多时，目录条目相应也就比较多，保管不便，同时查阅也会比较费时。因此，这种检索工具比较适宜在小型档案室中使用。
2.分类目录
分类目录是从机构的职能角度揭示馆藏档案内容，按照《中国档案分类法》分类表的体系组织起来的以分类号为排检依据的检索工具。其优点是将同一内容的档案信息集中在一起，便于按族性特征进行查找。分类目录打破了全宗的界限，不受档案实体整理体系的束缚，提供从档案内容入手检索档案的途径。分类目录还可以作为一种基本检索工具，派生出各种专题目录、重要文件目录等，向外报道馆藏，满足利用者的特定需求。
分类目录的基础是充分利用著录卡片，将以卷或件为著录单位的著录卡片按照一定顺序排列而形成。卡片是相互独立的，因此排列顺序比较灵活。检索者能从卡片上获得较多的信息（如摘要等），最大限度地避免了频繁翻动档案原件可能造成的损毁。不过，所需卡片数量比较多，编制比较繁琐，不易管理。这种检索工具适宜在各种规模的档案馆（室）中使用，尤其适合保存有大量珍贵档案原件的机构。
目前各档案馆（室）的手工检索分类目录大多采用卡片式。下列为编制卡片式分类目录的基本步骤。
（1）填制卡片
应根据《档案著录规则》的有关规范和档案标引的有关要求在卡片上进行著录和标引；可以采用一文一卡、一卷一卡、多文（卷）一卡等多种形式。当一件（卷）档案需标引多个分类号时，应对该档案分别填写多张卡片。
（2）排列
卡片填写完毕后，需要对其进行系统排列，排列方式应以《中华人民共和国档案分类表》为准。排列时，应按分类号的顺序逐级集中卡片。具体做法：先按字母顺序排列，同一字母的卡片集中排放在一起，然后再逐级按阿拉伯数字的大小排列；类目排列顺序应与《中华人民共和国档案分类表》相一致。
在同一类目内，卡片的排列顺序可以根据档案及利用特点采用不同的做法，但在一个档案馆（室）内应保持方法的一致性。常见的排列方法有按年度、发文级别、责任者、时间、地区、全宗等。(www.xing528.com)
（3）设置导卡
将全部分类卡片排列完毕后，由于卡片的数量大，为了便于查阅，需要在卡片盒中设置导卡。导卡突出处应标明各类目的分类号和类目名称，便于检索者迅速、准确地查找到所需卡片。
（4）编制分类目录说明
分类目录说明是对本档案馆（室）分类目录的介绍，由两部分组成：第一部分是分类一览表，即将档案馆（室）分类目录中所包括的类目按分类表体系顺序列出；第二部分是类目说明，即将归类原则以及每一类中档案的内容加以概要的介绍，特别要对交叉类目及一些经过特殊归类处理的类目进行说明，以便于使用者了解类目的含义。
3.主题目录
档案主题目录是根据档案主题法的原理，按档案主题词的字顺组织起来的目录。主题目录不受全宗和分类体系的限制，直接从事物出发按字顺查找所需档案，灵活性强，便于进行特性检索，但系统性不如分类目录。主题目录的优势在计算机检索中可以得到充分的发挥；将每份文件的主题词输入计算机后，能够以任何一个词作为检索项，查检出有关该主题词的全部文件。
主题目录的编制步骤：第一，根据主题法的原理，对文件进行主题分析，确定主题概念；第二，确定规范的主题词，并标明文献出处的一种目录；第三，选择标题形式；第四，确定主标题与副标题；第五，按字顺排列著录卡；第六，设置参照卡。
4.专题目录
专题目录是集中、系统地揭示档案馆（室）有关某一专门事物、专门内容档案的检索工具。专题目录多采用卡片式，其编制方法步骤为选题—选材—填制卡片—排列。其中，填制卡片一般在选材过程中结合进行。卡片的填写形式有一文一卡、一卷一卡、多文（卷）一卡。在一个专题目录中，根据档案的情况，这三种形式都可以采用。填写卡片应按全宗和类别进行，不同全宗和类别的文件或案卷不能填写在一张卡片上。卡片式专题目录的排列应打破全宗的界限，按卡片著录档案的内容分类来进行。具体而言，可以采用问题、时间、地区等标准将卡片分类集中。为了便于查找，应在类、项、目之间设置导卡。
5.人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的检索工具。它是查找涉及人物档案的有效途径。人名索引的著录项目包括人名和档号两部分，两者对应，即可指出相关档案的所在；利用者通过索引的指示，便可查到记载某一人物的档案材料。人名索引可以按照姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或笔形法排列。排列时，应注意区分同姓名而不同人的情况，以免发生误检或漏检。
6.地名索引
地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的检索工具，它可以为利用者提供查询有关档案的途径。地名索引的著录项目包括地名和档号两部分，一般按照地名首字的字母顺序排列。编制地名索引时，一定要考察清楚各个地区和机关在行政区划、名称等方面的沿革、变化情况，以免出现错误。
7.全宗指南
全宗指南又称全宗介绍，是以文章叙述的形式揭示和介绍档案馆（室）收藏的某一全宗档案的内容、成分和价值的一种工具书。全宗指南的主要作用是介绍和报道某一全宗的基本情况，提供查询档案的线索。全宗指南的内容有立档单位的简要历史、全宗简要情况、全宗内档案内容和成分的介绍。为了便于利用全宗指南，可以编制人名索引、地名索引、目次、机关简称表等，作为辅助工具提供给利用者参考。
8.专题指南
专题指南又称专题介绍，是按照一定的题目，以文章叙述的形式揭示和介绍档案馆（室）收藏的有关该题目的档案内容、成分的一种工具书。
编写专题指南可以在专题目录的基础上进行，这样既便于编写，又便于利用者将两者结合起来查阅。专题指南的选题原则与专题目录相同，其基本结构包括序言、档案内容和成分的介绍、附录。
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