之前的档案管理都是采用实体分类法管理各类档案,档案种类较多,包括一般综合性档案,如行政、党群、教学、科研等类别,这些类型档案的管理模式比较相似,将这些类别使用相同的模式统一管理,而这些档案类别在进行归档工作时,可以使用同一套操作流程。除此之外,还有如声像、实物、财会、人事等档案类别,这些档案种类与综合型档案的管理方式与归档流程都不尽相同,所以在档案管理系统中应当区分这些不同形式的档案种类,分别设计管理方式与流程。
大部分档案馆对于档案管理工作通常采用传统的以“案卷—文件”为单位的形式进行管理,但是目前以“文件”为单位进行管理的方式是档案管理工作的一个发展趋势,这种管理方式更适合现代化的计算机档案管理工作。具体选择哪种方式需要结合本单位的实际管理模式,既考虑馆藏档案已有的管理方式,也要考虑未来的发展变化,所以在设计档案管理系统的时候,需要考虑兼容这两种不同的管理方式,以及未来有可能的模式转变。
档案馆很多归档部门都已经拥有信息化管理系统,很多需要归档的文件直接产生于这些信息系统内,将这些系统内的电子文件直接进行归档,既能够大大提高工作效率,也可以有效降低由人工操作带来的错误与遗漏,因此预期的档案管理系统需要有一个通用性高的电子文件归档接口。建立一个标准化的归档接口,统一归档接口的规范,其他应用系统在进行电子归档时都应遵循这个统一的标准。
档案归档工作一般执行部门立卷,由归档部门的兼职档案员负责归档文件的收集、检查、整理、组卷等工作,但由于各部门人员的流动性,兼职档案员无法保证由固定人员长期担任,所以兼职档案员的业务知识与技能水平通常有限。在这种情况下,整理文件与文件组卷的过程中,就需要由档案馆的专职档案员进行有针对性的业务指导。
档案的主要服务对象是内部各个机构和工作人员,对档案利用的有效控制是档案工作的重要内容,传统的方式是使用纸质的档案利用审批表,这一过程有时会很烦琐,查阅档案的人员有时需要往返于几个部门进行签批。为了提高档案利用的效率,节省相关人员的时间支出,需要实现利用档案的在线借阅申请与在线审批,对于存有电子原文的档案文件,还可以实现档案的电子借阅与审批。
档案统计可以准确地反映档案部门工作的真实情况,是档案工作的重要基础内容,档案管理系统需要实现高效、准确、完善的统计功能。
档案管理系统的工作流程如下。(www.xing528.com)
(1)文件收集。文件收集有两个途径:一是由归档部门直接在系统中进行登记,按照现有需要归档的文件信息进行著录,并上传对应的电子原文;二是校内其他应用系统通过数据接口,将需要归档的文件信息及电子原文直接导入档案管理系统,如办公系统、学生管理系统、教务系统等。这些工作通常由归档部门的兼职档案员完成。
(2)归档组卷。由归档部门的兼职档案员进行预立卷,然后提交给档案馆专职档案员进行审核,然后交由归档部门领导进行审核,审核全部通过后进行归档工作。归档工作包括分配案卷号、打印相关表单(案卷备考表、移交目录等),并将案卷移入正式的案卷库中。
案卷库根据档案实体类别,分为若干不同案卷库,分别存储各类不同案卷信息,包括党群档案、行政档案、教学档案、科技档案、基建档案等综合档案,以及特殊类型的声像档案、实物档案等不同的档案。
各类案卷库中保存的档案文件信息,对用户提供检索利用服务,档案检索可以对归档文件进行全文检索(如归档时提供了电子全文),也可以对文件的题名、责任者、文件字号等内容进行组合条件检索。检索到的文件内容根据用户权限,可以进行查看、下载原文等操作,用户也可以提出查借阅申请,对不能直接查看下载的文件申请进行电子查借阅或者实体查借阅,查借阅申请由档案管理部门(档案馆或者文件所属部门)进行审批后,用户可对文件进行电子查借阅(查看、下载),也可以前往档案馆对文件实体进行查借阅。
对于电子查借阅和文件实体的查借阅,都要进行查借阅登记,其中实体查借阅需要将查阅(查看、摘抄、复印)与借阅(借走)分别进行记录,其中借阅还要登记借阅期限。对库存档案详细情况以及档案的利用情况可以进行统计分析,并产生各种报表。
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