企业档案管理定义及实践应用

一个企业的文化积累结果即为企业档案。企业档案为整个企业的生产管理、经营管理以及科研管理等活动提供了详细的数据参考以及资料记录。当今时代，越来越多的企业开始重视企业档案管理，因为较为完善的企业档案管理对于维护企业的合法权益、提高企业的生产力、保证企业的生产作业方面的积极性以及生产工作方面的创造性有着较为重要的意义。

（一）企业档案存在的意义

1.企业决策方面

在企业的重大决策面前，企业档案能够为企业的领导层提供正确的、有效的决策依据。这些重大决策的正确性取决于企业领导对企业中每一个工作人员的整体素质以及企业中所有的器械设备、生产出的产品、现有的和即将具备的生产技术条件等的掌握和分析能力，同样，也取决于企业领导对于科学的决策以及自身对这些科学的理论知识和技术方法的掌握水平。这些都与企业档案有着直接联系，关系紧密，不可分割。因此，我们可以认为，企业档案能够直接作用和影响一个企业的管理水平以及这个企业今后的发展。

2.企业结构调整方面

企业档案是企业将自己的资产重组以及将自身企业结构进行调整的重要条件。企业档案是一个企业资产的重要组成部分，能够为整个企业提供有效和有力的证据支撑和证明。当一个企业在产权方面发生重大变动时，企业档案则是这个企业对自己的资产进行规范化和准确化评估的重要依据，这样就可以在一定程度上有效地避免和防止企业资产的流失。

3.日常工作管理方面

一个企业管理工作的根本就是企业档案，企业中的各个部门可以利用企业档案，进行彼此间的有效沟通和协作互助。如果一个企业缺少了企业档案，或者整个企业没有企业的档案资料，企业就无法正常运行。例如，一个企业的设备出现了故障，在电力检修部门对出故障的设备进行检修时，则需要这个设备以往的相关检修记录和设备运行的情况记录，检修部门根据这些资料记录再结合设备的现状做出相应的抢修措施，进行及时的修复。除此之外，企业中设备档案的建立、建设以及资料的妥善管理能够有效地预防设备出现故障。

4.企业资产管理方面

在企业的资产管理方面，企业档案能够为其提供重要的依据。企业自主研发的产品和相关技术是企业重要的资产，完善这一部分的企业档案能够更好地让企业可持续发展。企业可以根据这一特点开发具有自主产权的产品，并且在生产技术上不断探索和创新，提高企业自身的生产技术能力。

5.企业经营管理方面

一个企业想要建设具有高素质的经营管理队伍，就需要企业做好相关的企业档案管理工作。企业的厂务公开和企业的日常工作建设则更加需要相关的详细材料，即企业档案，这是企业相关工作中最重要的一个环节。

（二）企业档案的作用(www.xing528.com)

随着我国社会主义市场经济的高速发展和企业创新的不断深化、展开，我国的企业正在一点点逐步转化为根据市场的需求，来进行企业的自主经营以及企业自身的发展和自我约束的生产经营类型。企业的各个生产要素和专利技术，企业的信息和资料，企业的资产资金、人才管理以及企业的产品已经直接面向市场，这种局面将促使企业向生产管理型发展。企业档案则是企业在各种经营和管理活动中所形成的全部档案的总和。企业档案不仅拥有企业的所有信息资源，还是国家档案资源体系的重要组成部分。企业档案与企业的生产经营、生产管理以及企业创新有着密切的联系。

首先，企业可以通过企业档案来更好地、更全面地了解与企业有关的国家政策和方针，更好地解读相应的法律、法规、制度等，为企业的经营管理和经营决策指出明确的方向。其次，企业利用企业档案可以全面地、详细地了解企业内部具体的状况，让整个企业的经营和决策能够建立在一个较为可靠和可信的基础之上。然后，企业可以通过企业档案来详细地、具体地分析整个市场大环境的状况，使整个企业的经营管理和经营决策能够做到有的放矢。最后，企业可以通过研究企业档案，用以总结企业的经营经验或者是经营中的经验教训，从而提高企业经营管理和经营决策的成功率。企业档案不仅是企业用来管理自己的管理工具，还是企业进行经营和可持续发展的重要战略资源。

（三）企业建立企业档案的目的

档案工作最重要的一个基础就是档案资料的整理和收集，档案工作的目的是供企业利用。企业能够开发和利用企业档案信息资源，从而获得社会效益及经济效益，这是档案工作的指导原则。要提高档案管理的水平，其关键在于能够为企业各项工作的顺利开展提供良好的信息化及信息技术方面的服务。因此，企业在进行档案管理工作时，需要加大力度，加强企业档案信息资源方面的建设和开发利用，充分发挥企业档案的信息支撑作用，从而为企业的创新活动以及可持续发展提供强有力的保障和支撑。

1.企业档案信息网络系统的建设

企业需要依靠企业的生产经营网络系统建立相关的企业档案以及企业信息网络系统，应用这些现代化的信息科技系统来整理和收集能够反映整个企业自身的生产经营和生产管理等各个环节的基本信息和数据，及时地记录以及归档，从而形成丰富、详尽的档案信息资源。广泛收集整个行业内的相关信息和资料，及时与同行进行沟通，实时更新档案工作的动态，使企业档案信息资源越来越丰富。

做好企业档案信息网络系统的建设，首先要应用好计算机网络信息技术。在制定网络规划和相应的标准、准则时，则需要确定档案信息资源共享的相关要求和规范化守则，充分利用档案信息资源数据库和现代化的信息科技手段，使企业内部和整个行业之间建立实时而有效的沟通，从而获得企业自身所需要的相关档案信息资料。企业之所以广泛地收集整个行业的相关信息资源，是因为企业要想走向市场从而占领市场，在市场中有自己的一席之地，就必须获得足够的口碑和信誉，相应地就需要企业拥有丰富的信息技术资源。企业在自己订阅的相关期刊和杂志中能够提炼、汲取具有实用价值的信息资源，并充实到自己的档案信息资源系统中，为企业各部门相关生产活动、研发活动、经营活动等提供信息资源支持。

2.充分掌握企业的需求，扩大服务内容

伴随着电子商务时代的到来，企业的档案管理工作随之步入信息网络当中。在这一背景下，企业中的相关档案管理人员除了做好本职的企业档案信息资料的管理和搜集工作之外，还需要重视企业服务内容的扩展。首先要有意识地利用现代互联网科学技术，建立一套适合企业发展的、具有科学性的企业档案信息资料管理系统，这样就能为企业的经营和生产发展起到良好的推动和支撑作用。其次要运用适合企业发展的现代化营销手段，企业的领导以及相关的档案管理人员应当一同规划和建设企业的相关网站，筛选适合企业的正面形象，利用网络资源更好地宣传企业所生产的产品、生产技术以及相关科研项目，通过网络信息平台来提高企业的市场影响力。

3.档案信息服务的手段

企业的发展离不开优质的服务。所谓优质的服务，首先是超前服务。这就要求相关档案工作人员在工作时要尽可能详细地了解和掌握整个企业的档案资料，以及档案资料利用者的需求，并且根据企业自身生产和经营以及科研的需要来预测他们可能需要的相关档案资料的信息，随后能够及时地把这些档案资料送到相关工作人员和领导的手上，实现具有针对性的前瞻性服务。其次是跟踪随访服务。企业要想可持续发展就需要不断地让自己更新、优化、升级，不断地研发新的产品。这时候相关的档案工作人员就需要根据企业自身发展的需要，来和相关的技术人员进行及时、有效的沟通，全面地了解企业以及相关工作人员的需求，然后有针对性地进行相关资料和档案的收集。最后是现场服务。档案工作者最应该深入基层，进行实时的、真实的现场调查，为企业的科研活动、生产经营活动做铺垫，收集好相关的档案资料，及时地提供给相关部门，帮助、协助他们解决问题。只有做到以上三点，才能够最大限度地提高档案资料的利用率，在档案资料的收集和使用之间产生一种良性循环。

企业档案工作者要积极地与市场上其他同行进行交流。技术市场交流是指企业的档案部门把企业的科研成果的档案做成成品在市场上推广，宣传企业的研究成果，为企业创造更大的经济效益。同时，应注意收集行业内其他相关企业的最新科技成果，学习他人的先进经验作为己用。加强企业档案的编辑和研究工作，主动为企业的领导在决策时提供有力的依据。相关的企业档案工作者应该注意对相关档案进行深层次的收集和开发，在原有档案资料的基础上对档案资料进行综合的归纳、总结、分析，并且加工成对企业具有实际使用价值的文件汇总材料。这样的工作可以反映整个企业相关的生产经营活动的程序，能够在一定程度上预测企业相关生产经营活动的发生和发展趋势。