完善企业档案管理工作——《现代档案管理与实践应用研究》成果

作为企业运营中一个不可忽视的环节，企业档案管理不仅要适应企业发展的需要，还应当与时代发展的趋势相契合。工作人员应当及时更新工作理念，以企业管理制度为基准，制定适应于档案管理的运行体系。和其他工作相比，企业档案管理具有其自身特殊性，主要表现在：该工作涉及范围广，涉及整个企业的人员。也就是说，它和一般的部门管理不同，是对企业所有信息资源的集成，需要每一个员工都参与其中。另外，创新是企业充满活力的主要原因，对于企业档案管理工作来说，亦是如此。这就要求企业档案管理工作人员能够开拓自己的思路，充分发挥自己的创新能力，不断完善企业档案管理，并及时探索和应用新接触到的每一个观念、每一种体制和每一项管理。

（一）企业档案信息化的工作创新方向

当前，我国已经进入信息化时代，企业把信息化建设作为一项重要的战略发展目标，在财务管理、固定资产管理、物流管理、人力资源管理等方面已经建立了信息化管理体系，而企业档案管理也具有同样的需求。要做好这项工作，应当从以下几个方面着手。首先，从档案管理的特性出发，制定合理的信息化标准。其次，设计和研发档案信息化管理的相关运行软件，做好软、硬件的配置工作。最后，加大电子文档、电子档案的管理力度，确保电子档案具有便捷性、完整性和安全性，构建一套可与国家信息网联络的档案管理区域网络，确保该网络具有全覆盖性质，从而达到档案管理现代化、便捷化、数字化、服务全面化以及信息资源共享化的管理局面。

计算机的显著特征是精准度高、数据存储容量大、信息传递高效快速，它不仅是信息化管理体系的基础设施，而且在不断的更新和性能提升过程中，充分展现了科学技术的魅力。因而，通过配置先进的计算机，可以创建一套将编制、发送、搜索、接收、借用归还于一体的电子档案管理系统，便于对各类文档的管理。除此之外，还可以使工作人员明确哪些文件需要销毁，哪些资料已经到期还没有归还。在计算机的支持下，工作人员可以在电子档案中添加有关档案文件的简介、目录、用途等内容。另外，计算机也有利于对特殊档案以及库房的管理，比如档案统计、档案研编、索引编制等。当然要想充分发挥计算机的作用，提高档案管理水平，降低档案管理者的劳动强度，还应当以良好的网络为依托。

档案电子化是加强档案信息化建设的主要手段。从概念上来说，档案信息电子化是指运用计算机技术，对纸质资料或馆藏档案进行筛选、收集、分析以及合理加工，将其转化为能够为计算机或计算机软件所识别的二次档案数据资料，以便于人们从电脑上进行查阅或借用。

当前，我国研发的很多档案管理软件功能不太完善，而且缺乏通用性。有的软件只能管理文件，而有的管理系统又只能管理档案数据，难以达成文档一体化的管理局面。软件与系统不能相互匹配，从而导致难以在计算机的支持下顺利完成对档案信息的管理，最终影响了档案管理信息化系统的创建。因此，当务之急是快速创建一套可将档案管理与办公自动化融合在一起的操作系统，以便于更加快捷地对电子档案信息进行归档管理。同时，在扫描仪的支持下，将纸质档案转化为电子档案，创建独立的电子文件夹，以便于对档案信息合理调用。除了建立信息化管理系统之外，还可以创建档案目录数据库。

（二）企业档案管理流程的创新方向

企业的档案管理观念需要升级。随着微电子技术、计算机技术、通信技术等现代化信息技术手段在企业档案管理的应用逐步深入，落后的档案管理观念已经不能适应时代发展的需求，管理理念的更新是大势所趋。档案管理的合理正确方向应当是把文件管理视为一种信息管理，以便捷、准确、可靠的开放式管理为企业的生产、经营活动提供更周到的服务。

只有基于内部网络构建一个强大的数据库，才能促进企业档案管理目标顺利实现。同时，数据库也是创建信息化管理系统的基础。信息化管理系统不仅涵盖了企业档案管理的所有环节，而且将软件管理功能和人工管理功能充分融合在一起，构建文件服务与文件资料共享平台，能够对所有的档案信息做出数字技术处理，然后存储在系统的数据库中，便于更快捷地管理。当然，这些功能的实现还需要得到互联网的支持。(www.xing528.com)

完善的组织结构也有利于提高档案管理水平。最好的形式就是一个企业只创建一个档案管理室，各个科室没有必要自成一统。也就是说，在一个企业里面最好不要出现二级档案室或档案分库，如果确实存在这种状况，最好在企业运作良好的状态下予以取缔。但是对于保密性质较强的人事档案、卫生档案以及公安档案，还必须采用分级管理的方法。由于这类档案具有一定的局限性和针对性，因此需要建立专门的分库，如医疗分库、人事信息分库等，而且不用及时递交到档案管理部门。至于文书档案和基建设备档案，由于资料内容与企业运营活动有关联，可采用一级档案管理室直接管理的方式，不需要单独设立分库。如果某些二级单位已经配置了比较完善的计算机系统，也不用设立独立的资料管理室。

（三）企业档案管理机制的创新方向

对于企业来说，创新非常重要，而档案管理中的创新重点是建立一套完善的管理机制，可以说档案管理的核心内容就是管理制度。对于任何企业来说，机构精简有利于企业发展，而机构臃肿则会阻碍企业前进的脚步，当然，档案管理也应该是这样。实际上，档案管理的局面应当与整个企业的管理局面相对应。所以，当企业在进行创新时，档案管理也应当进行创新。具体的做法如下：首先，应当扩大档案管理的范围，档案管理必须涵盖企业的所有运营环节；其次，档案管理应当细致化。总的来讲，就是将以往简单、传统的档案管理升级为信息化管理模式。由于档案管理工作具有社会性、服务性和复杂性等特点，只有创建一套良好的管理机制才能使其得到保障。

另外，奖励机制、用人机制和薪酬分配机制等激励制度的创建也是非常有必要的。当员工有了创新时，应当及时对其进行奖励，或者将创新作为个人晋升的重要考核指标，使每一名员工都能感受到浓厚的激励气氛，从而提高其工作的积极性，有助于推动企业的档案管理工作。企业还应当重视员工综合素质的提升，及时对员工进行培训，使其掌握先进的管理技术，不断更新和扩充业务知识，使整个队伍充满朝气。

当今社会已经步入信息时代，对于档案管理来说，这既是一种机遇也是一种挑战。档案管理人员应当认清时代发展的趋势，跟上时代发展的步伐，在日常档案管理工作中不断积累工作经验。同时还要学习和探求新的管理模式，逐渐更新自己的工作理念，确保档案管理与企业发展同步。这就要求工作人员必须努力提升自己的操作技能，拥有丰富的业务知识，从实际出发，持续调整自己的业务结构，将自己塑造成复合型人才。只有这样，在档案编研工作中，档案管理人员才能充分发挥自己的作用。

从以下六个方面入手，有助于档案管理工作人员优化自己的业务知识。第一，具备较好的写作能力和数据资料研究能力；第二，从选题、转录、点校、选材、标题等方面，提高自己的编研能力以及对参考资料的应用能力；第三，具有一定的计算机操作能力和外语水平；第四，具有良好的交际、信息获取以及经营管理能力；第五，具有较高的艺术鉴赏能力；第六，懂得经营管理，能够实现小投入大产出。

另外，档案管理工作人员还应当及时对工作进行总结，创建合理的信息共用通道，设置合理的用户权限，实现档案信息数据资源共享，提高档案使用率，加强档案管理力度，使档案管理工作能够助推整个企业更好、更快地向前发展。